Home-theater-designers
Падащите списъци ограничават броя на записите за поле за въвеждане. Те помагат за предотвратяване на правописни грешки и правописни грешки. И Microsoft Excel поддържа изненадващо гъвкави функции на падащия списък. По този начин, ако искате да използвате Excel за формуляри или събиране на данни, улеснете потребителите си за да изберете елементи с падащи списъци.
Използвайте падащ списък в клетка, когато има налични конкретни опции за тази клетка. Например, можете да създадете падащи списъци, съдържащи опции като Мъжки и Женски пол , Да и Не , или всяка друга персонализиран списък с опции .
Ще ви покажем как да добавяте падащи списъци към вашите електронни таблици в Excel.
Как да създадете падащ списък в Excel
Създаването на падащ списък е лесно в Excel, но процесът не е очевиден. Ето обобщение на стъпките за създаване на персонализиран падащ списък в Excel:
- Създайте именован диапазон: Тази стъпка е необходима, за да създадете списъка, който ще използваме във вашия падащ списък.
- Добавяне на валидиране на данни: Това е не толкова очевидната стъпка, при която ще заредите клетката за показване на падащ списък.
- Добавяне на именован диапазон към проверка на данни: И накрая, ще съберете всичко заедно и ще определите източника на падащия списък (т.е. предишния ви именов диапазон).
- Задайте входно съобщение за проверка на данни: Тази стъпка не е задължителна. Тя ви позволява да добавите изскачащо съобщение, което да ръководи потребителите на вашата електронна таблица.
Excel не е лесен , той е мощен. Това означава, че имате много възможности, както ще видите скоро. Сега нека разгледаме стъпките за създаване на падащ списък на Excel по -подробно.
1. Създайте именован диапазон
Един от начините да добавите списък с елементи към падащ списък чрез валидиране на данни е да добавите вашия списък към работен лист и дайте име на диапазона от клетки, съдържащи списъка . Можете да добавите списъка към същия работен лист, където ще добавите падащия списък, или към друг работен лист. Използването на именован диапазон от клетки в падащ списък улеснява поддръжката.
Ще създадем падащ списък, съдържащ различни видове храни Лист 2 като пример. Въведете всеки елемент в отделна клетка в една колона или един ред. Изберете елементите, въведете име за обхвата на избраните клетки в Кутия с имена , и натиснете Въведете .
2. Добавете валидиране на данни
Отидете на работния лист, където искате да добавите падащия списък. Щракнете върху Данни раздела и след това щракнете върху Потвърждаване на данни в Инструменти за данни раздел.
Уверете се, че Настройки раздел е активен на Потвърждаване на данни диалогов прозорец.
3. Добавете именован диапазон към валидирането на данни
След това изберете Списък от Позволява падащ списък. Ще използваме името от определения диапазон от клетки, които сме дефинирали, за да запълним падащия списък. Въведете следния текст в Източник кутия.
=FoodЗаменете ' Храна с каквото и да е име, което сте дали на диапазона от клетки. Щракнете Добре .
The Игнорирайте празното квадратчето за отметка е отметнато по подразбиране. Това ви позволява да изберете клетката и след това да отмените избора на клетката, без да избирате елемент. Ако искате да изберете опция от падащия списък, премахнете отметката от Игнорирайте празното кутия.
4. Задайте входно съобщение за проверка на данни
Ако искате изскачащо съобщение да се показва, когато е избрана клетката, съдържаща падащия списък, щракнете върху Въведено съобщение раздел. Проверете Показва входно съобщение, когато клетката е избрана кутия и попълнете Заглавие и Въведено съобщение кутии. Можете също да използвате Предупреждение за грешка раздел, за да добавите съобщение, което се показва, когато в падащия списък е въведено невалидно въвеждане (напр. ако някой въведе в клетката, вместо да избере опция). Проверете Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни кутия. Избери Стил и попълнете Заглавие и Съобщение за грешка кутии.
Щракнете Добре .
Когато ти изберете клетка съдържащ падащ списък, стрелката надолу за избор на опция се показва вдясно от клетката. Бутонът със стрелка надолу се показва само когато е избрана клетката. По -късно в тази статия ще ви покажем начин да показвате стрелка надолу до падащ списък.
Ако падащият списък съдържа повече от осем елемента, ще видите лента за превъртане в падащия списък, когато щракнете върху стрелката.
колко дълго издържат захранванията на компютъра
Разширени опции на падащия списък
Сега, когато имате основен падащ списък, нека се потопим в разширените настройки на Excel за редактиране и персонализиране на вашия списък.
Редактиране или изтриване на именован диапазон
Ако трябва да редактирате или изтриете именен диапазон, трябва да използвате Мениджър на имена . Щракнете върху Формули раздела и след това щракнете върху Мениджър на имена в Определени имена раздел.
За да промените диапазона от клетки за име в Мениджър на имена диалоговия прозорец, изберете Име в списъка и след това щракнете върху бутона диапазон от клетки в долната част на диалоговия прозорец. След това изберете диапазона от клетки и щракнете отново върху бутона за клетъчния диапазон върху компактната версия на Мениджър на имена диалоговия прозорец, по същия начин, както описахме в горния раздел.
След това щракнете върху зелената отметка, за да запазите новия диапазон от клетки за избраните Име .
Можете също да промените a Име като го изберете в списъка, щракнете върху редактиране , редактирайки името на Редактиране на името диалоговия прозорец и щракване Добре . Можете също да промените диапазона от клетки на Редактиране на името диалогов прозорец.
За да изтриете име, изберете Име в списъка и щракнете Изтрий .
Създайте зависим падащ списък
Зависим падащ списък е този, в който опциите се променят въз основа на избора в друг падащ списък.
Например, когато избираме Пица в падащия списък, който създадохме в Как да създадете падащ списък в горния раздел, втори зависим падащ списък съдържа различните видове пица. Ако изберете Китайски , опциите във втория зависим падащ списък съдържат различни видове китайски ястия.
Преди да продължите, върнете се към Как да създадете падащ списък раздел и създайте основния Любима храна падащ списък, ако все още не сте го направили.
Сега ще създадем още три списъка и ще ги кръстим. Въведете списък за всяка от опциите в основния падащ списък. Изберете един от другите списъци, въведете име за този списък в Кутия с имена и натиснете Въведете . Повторете за всеки списък.
Имената на другите списъци трябва да съвпадат с опциите в основния падащ списък. Например, един от другите ни три списъка съдържа видове бисквитки и е с име Бисквитки , както е показано по -долу. Другите два списъка в червеното поле на изображението по -долу са с имена Пица и Китайски .
Преди да създадете зависим падащ списък, трябва да изберете елемент от основния падащ списък. Няма значение коя опция ще изберете. След това изберете клетката, в която искате да добавите зависимия падащ списък.
Щракнете върху Данни раздела и след това щракнете върху Потвърждаване на данни в Инструменти за данни раздел. Изберете Списък в Позволява падащ списък.
Въведете следния текст в Източник кутия. Заменете ' $ B $ 2 'с препратка към клетката, съдържаща вашия основен падащ списък. Запазете знаците за долар в препратката към клетката. Това показва абсолютна препратка към клетката, която няма да се промени, дори ако копирате или преместите формулата, която препраща към тази клетка.
=INDIRECT($B)Функцията INDIRECT връща препратката, посочена от текстов низ, в този случай текста от опцията, избрана в основния падащ списък в клетка B2. Например, ако изберете Китайски от основния падащ списък, = ИНДИРЕКТНО ($ B $ 2) връща Китайски справка. В резултат на това вторият падащ списък съдържа Китайски елементи.
Щракнете Добре .
Списъкът в Любимо ястие падащият списък в примера по -долу се променя в зависимост от избраното в Любима храна падащ списък.
Копирайте и поставете падащ списък
Ако трябва да дублирате падащ списък с валидиране на данни в други клетки, копирайте и поставете клетката, като използвате Ctrl + C и Ctrl + V . Това копира падащия списък и форматирането.
Ако просто искате да копирате падащия списък с валидирането на данните, но НЕ форматирането, изберете клетката и я копирайте нормално, като използвате Ctrl + C . След това отидете на У дома раздел и щракнете Поставете в Буфер раздел. Изберете Специална паста .
На Специална паста диалоговия прозорец, изберете Валидиране в Поставете раздел. След това щракнете Добре .
Това ще копира само падащия списък, но не и форматирането в оригиналната клетка.
Забележка: Бъдете внимателни, когато работите с падащи списъци в Excel. Когато копирате клетка, която не съдържа падащ списък, върху клетка, която съдържа падащ списък, падащият списък се губи. Excel не ви предупреждава или ви подканва за потвърждение на действието. Можете обаче да отмените действието, като използвате Ctrl + Z .
Изберете Всички клетки, съдържащи падащи списъци
Тъй като бутонът със стрелка надолу не се показва в падащ списък, освен ако тази клетка не е избрана, е трудно да се знае кои клетки съдържат падащи списъци. Можете да приложите различно форматиране към клетките с падащи списъци. Трябва обаче първо да намерите всички падащи списъци, ако още не сте ги форматирали. Има начин да изберете всички клетки, съдържащи падащи списъци, което ви позволява да видите къде се намират.
Първо изберете клетка, съдържаща падащ списък. Отидете на У дома раздел и щракнете Намиране и избор в Редактиране раздел. След това изберете Отидете на Специално .
На Отидете на Специално диалоговия прозорец, изберете Потвърждаване на данни . The всичко опция по -долу Потвърждаване на данни избира всички клетки, към които е приложено някакво правило за валидиране на данни. The Същото опцията избира само клетки с падащи списъци, използвайки същия тип правило за валидиране на данни като това в избраната клетка.
Ще приемем стандартния избор на всичко защото нашите падащи списъци имат малко по -различни правила. Единият използва именован диапазон, за да получи неговата стойност, а другият използва функцията INDIRECT.
Щракнете Добре .
Избрани са нашите два падащи списъка.
Сега можете да форматирате тези клетки, за да ги различавате от другите клетки, така че да знаете къде са всички падащи списъци. Ако предпочитате да не прилагате различно форматиране към падащите списъци, следващият раздел ви показва друг начин да ги направите винаги видими.
Направете стрелката на падащия списък винаги видима
Бутонът със стрелка надолу в падащия списък изчезва, когато клетката не е избрана. Ще заобиколим този проблем, като добавим постоянен бутон със стрелка надолу вдясно от падащите списъци.
Направихме екранна снимка на бутона със стрелка надолу в падащ списък в Excel. Ще вмъкнем това изображение в клетката вдясно от падащия списък, така че ще видите бутон със стрелка надолу, дори когато падащият списък не е избран. Когато избирате падащия списък, бутонът със стрелка надолу за списъка се показва над изображението, което вмъкнахме.
За да започнете, изтеглете drop-down-arrow.png файл (щракнете с десния бутон върху тази връзка и изберете Запази линка като ). След това изберете клетката вдясно от падащ списък и отидете на Вмъкване раздел.
След това щракнете Илюстрации и изберете Снимки .
На Вмъкване на картина диалоговия прозорец, отидете до мястото, където сте запазили drop-down-arrow.png файл и изберете файла. След това щракнете Вмъкване .
Изображението се вмъква от лявата страна на клетката, изглежда като свързано с падащия списък в клетката вляво. Сега знаете къде е този падащ списък и можете да изберете тази клетка и истинският бутон със стрелка надолу се показва над фалшивата.
Премахване на падащ списък от клетка
Ако решите, че искате да премахнете падащия списък от клетка, изберете клетката и отворете Потвърждаване на данни диалоговия прозорец, както е описано по -рано, в Как да създадете падащ списък раздел (отидете на Данни раздел и щракнете Потвърждаване на данни в Инструменти за данни раздел). Щракнете върху Изчисти всичко бутон, който е наличен, без значение кой раздел е избран в момента.
Опциите на Потвърждаване на данни диалоговия прозорец се възстановяват до техните настройки по подразбиране. Щракнете Добре .
Падащият списък се премахва и клетката се възстановява до нейния формат по подразбиране. Ако е била избрана опция, когато сте премахнали падащия списък, клетката се попълва със стойността на тази опция.
Ако не искате някоя от стойностите да се запазва, когато изтриете падащия списък, можете да копирате празна клетка и да я поставите върху клетката, съдържаща падащия списък. Падащият списък се премахва и клетката се превръща в празна клетка.
Накарайте падащите списъци да работят за вас
Използвайте напълно падащите списъци за въвеждане на данни в Excel за да бъдете по -продуктивни и да улесните живота си. Има много други контроли за формуляри, налични в Контроли раздел на Разработчик раздел, с който можете да експериментирате във вашите работни листове.
Как използвате падащите списъци в Excel? Споделете вашите мисли и идеи с нас в коментарите по -долу. Също така, имате ли усвои графики на Excel още?
Дял Дял Туит електронна поща 6 Звукови алтернативи: Най -добрите безплатни или евтини приложения за аудиокнигиАко не искате да плащате за аудиокниги, ето няколко страхотни приложения, които ви позволяват да ги слушате безплатно и законно.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Съвети за Microsoft Office
- Microsoft Office 2019
Със своята бакалавърска степен по информационни технологии, Санди работи дълги години в ИТ индустрията като ръководител на проекти, мениджър отдел и ръководител на PMO. Тогава тя реши да следва мечтата си и сега пише за технологиите на пълен работен ден.
Още от Sandy WrittenhouseАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате