Home-theater-designers
Майкрософт Уърд е пълен с толкова много функции, че можете да произвеждате почти всичко, което искате с него. Но тези функции не винаги водят до красивите, висококачествени и професионални дизайни на документи, които може да очаквате.
Едно е да знаеш всичко за Microsoft Word, всички негови тънкости, странности и функции - съвсем друго е да знаеш какво прави страхотен документ. Тук ще ви покажем как да форматирате документ на Word, за да изглежда професионално.
1. Дръжте го просто, по -малко е повече
Искате ли да знаете как да накарате документ на Word да изглежда добре? Просто бъдете прости и се възползвайте от скрити функции, които Microsoft Word идва с. Ако си спомняте едно нещо от тази статия, нека бъде това и ще можете да вземате правилните дизайнерски решения в бъдеще!
как да поправите 100% използване на диска
Когато пишете документ, съдържанието трябва да бъде основният фокус. Съществуват указания за форматиране на документи, за да се улесни четенето и усвояването на това съдържание. Премахнете изкушението да въведете привлекателни елементи, които служат само за разсейване. Увеличете максимално празното пространство. Дръжте формулировката си строга и преработете всички многословни изречения или абзаци. Прости и минимални правила като цяло.
2. Изберете подходящ за контекста шрифт
Първото ви голямо дизайнерско решение трябва да бъде кое шрифт ще използвате. Традиционните знания казват това засечка шрифтовете са по -лесни за четене в печатни документи, докато без засечки шрифтовете са по -добри за очите, когато се четат на цифров екран.
Добрите примери за шрифтове с засечки включват Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, докато добрите примери за шрифтове без засечки включват Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans.
Пропуснете Comic Sans, ако искате да избегнете една от най -често срещаните грешки в дизайна на презентацията. И каквото и да използвате, придържайте се към един и същ шрифт в целия документ. Ако желаете, можете да използвате различен шрифт за заглавия.
3. Използвайте стандартен размер и цвят на шрифта
Не можете да научите как да форматирате документ на Word, за да изглежда професионално, без да обръщате внимание на външния вид на текста. Бизнес и академични документи обикновено се използват 12-точков размер на шрифта , които произвеждат най -четимите абзаци, когато се използват в комбинация с обсъдените по -долу насоки за размера на страницата, полетата и разстоянието между редовете.
Някои наситени с информация доклади понякога могат да стигнат до 10-точков размер на шрифта, но никога по-малко от това.
Като цяло е най -добре да пазете ръцете си от всичко, свързано с цветовете , особено за печатни документи. Ще трябва да платите повече за цветното мастило и то няма да се пренесе, ако документът някога бъде копиран. За цифрови документи запазете цветен текст за критични предупреждения и други подобни. Предпочитайте да подчертаете използването удебелен и курсив текст.
4. Използвайте стандартен размер на страницата и полета
Почти всички офис документи са отпечатани за стандарт 8½ 'x 11' страници, известен като размер на Letter в САЩ (известен също като A4 на друго място, който е 210 мм x 297 мм). Това е единственият размер, който гарантирано ще бъде наличен, независимо кой принтер използвате.
Що се отнася до полетата, повечето ръководства за стил и ръководства за стилове изискват 1 'марж от всички страни на страницата, което осигурява най -добрата четливост за дължините на редовете и позволява писмено пояснение, ако е необходимо. Ако обаче документът ще бъде подвързан в свързващо вещество, може да искате да увеличите страничните полета до 1½ ' за настаняване на пръстените.
5. Подравнете абзаците вляво
Може да се изкушите да използвате оправдано подравняване, защото това се използва във вестници и романи и някои учебници, но това е грешен избор за офис и академични документи. Защо е важно документът да бъде официален? Без формалност вашият документ става нечетлив.
Това, което искате, е подравняване вляво за текст . Това създава назъбеност от дясната страна на абзаците, но запазва разстоянието между буквите според предназначението от какъвто и да е шрифт, който използвате, а това означава оптимална четливост. В противен случай може да се окажете с типографски реки , които са изключително разсейващи и просто изглеждат грозни.
6. Отстъпете първите редове от параграфите
Параграфите не трябва да имат допълнително разстояние между тях, а първите редове на параграфите трябва да бъде с отстъп, за да се открои всеки параграф . Единственото изключение е за абзаци, които директно следват заглавието на раздел, което може да бъде оставено без отстъп, защото околният контекст ясно показва, че това е негов собствен абзац.
Общо правило е размерът на отстъпа да бъде същият като размера на шрифта. Уверете се, че използвате функциите за оформяне на абзаци на Word, за да обработвате отстъпите, вместо да използвате Раздел ключ!
7. Поставете изображения между параграфите
Може да е добре да поставите изображения в абзац и да оставите околния текст да се движи около него и ако вашата организация го предпочита по този начин, продължете и направете това. Но най-общо казано, това може да увреди четливостта, особено в докладите, управлявани от данни.
как да обедините pdf файлове в google drive
Най -сигурният вариант, особено за графики, диаграми и таблици, е да поставете изображения между параграфите и ги поддържайте центрирани. По този начин вашите изображения никога не се борят за внимание с околния текст. Той също така помага на надписите да се откроят.
8. Изберете подходящо за контекста междуредово разстояние
Правилният избор за междуредово разстояние (празното пространство, което разделя ред текст от следващия ред текст) наистина зависи от вида документ, който пишете.
Академични доклади първо трябва да следвате всички налични ръководства за академичен стил, след това да предпочетете двойни интервали, ако няма ръководство за стил. Бизнес и офис документи са склонни да бъдат на едно разстояние, за да се сведе до минимум брой страници необходими при печат, но цифровите документи може да са по-лесни за четене, ако са на разстояние между 120-150 процента.
9. Разбийте текст с заглавия и списъци
Колкото по -дълъг е документът, толкова по -важни стават заглавията. Бихте ли предпочели да прочетете 20-страничен доклад, който не е нищо друго освен стена от текст от край до край? Или отчет от 30 страници, организиран в подходящи раздели, подраздели и заглавия? Предпочитам последното всеки път.
Списъците също са добри за разбиване на текстови стени и насочване на погледи към важни точки. Използвайте номерирани списъци когато броите набор от елементи (напр. „петте атрибута на успешен предприемач“) или когато предоставяте инструкции стъпка по стъпка. В противен случай, маркирани списъци са добре. Просто не забравяйте да използвате прекалено много списъци, което пречи на четимостта на дизайна на вашия Word документ.
Това е особено важно, когато става въпрос за използване на Word за форматиране на сценарий .
10. Отделни секции с прекъсвания
Когато искате да научите как да направите доклада си професионален, трябва да се запознаете с почивките на раздели. В Microsoft Word, прекъсвания на секции ви позволяват да различавате определени страници с промени в ориентацията, колони, заглавки, долни колонтитули, номера на страници и др. Прекъсванията на разделите се предлагат в четири форми:
- Следваща страница: Започнете следващия раздел на следващата страница.
- Непрекъснато: Започнете следващия раздел на текущата страница.
- Четна страница: Започнете следващия раздел на следващата четна страница.
- Нечетна страница: Започнете следващия раздел на следващата четна страница.
Ако вашият документ е достатъчно голям, за да се нуждае от глави, това е най -добрият начин да ги форматирате по чист начин. Всяка глава трябва да бъде направена с прекъсване на секция „Следваща страница“ или раздели „Четна страница“ или „Нечетна страница“, ако ще я поставите в подвързващо вещество. Ние показахме как да премахнете прекъсванията на страници ако е необходимо, също.
Научете как да форматирате документ на Word, за да изглеждате професионално
Освен ако вашата организация или училище не изисква специфично оформление и формат, можете да пропуснете упоритата работа по настройването на собствен шаблон и просто да го изтеглите вместо това. Това ви помага бързо да постигнете професионален дизайн на документи.
Дял Дял Туит електронна поща 8 основни съвета за писане за Microsoft WordНаучете как да използвате Microsoft Word ефективно, за да станете професионален писател. Ето няколко съвета за вас!
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Дигитален документ
- Шрифтове
- Майкрософт Уърд
- Съвети за Microsoft Office
Ема е старши писател и младши редактор в раздела „Творчество“. Завършила е бакалавърска степен по английски език и съчетава любовта си към технологиите с писането.
Още от Ема РотАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате