Home-theater-designers
Докато повечето потребители на компютри биха заявили, че владеят софтуер като Office Word и Excel, по -нататъшните обхвати на пакета са може би малко по -обезсърчаващи. Достъп и подобни части от софтуер за бази данни може да бъде особено неприятен софтуер, с който да започнете - но те представляват много по -малко предизвикателство, ако знаете какво правите.
Това ръководство ще ви преведе през основните стъпки за създаване на вашата база данни, попълването й с информация и използване на заявки за достъп до нея с един поглед. След като разберете основите, ще бъдете на път да постигнете истинско майсторство в Access.
Създайте база данни
При отваряне на Access ще ви бъдат представени множество различни опции и шаблони. Изберете Празна база данни за настолни компютри за да започнете и изберете име на файл и местоположение на вашия твърд диск, за да бъде запазен. Ще създам база данни с книгите, които притежавам, но същите тези концепции могат да се използват за списък с пощенски адреси, вашия телефонен указател или произволен брой други цели.
Първата колона на моята база данни ще съдържа заглавието на всяка книга, така че ще използвам Щракнете, за да добавите бутон, за да посочите, че това е a Кратък текст запис - трябва да изберете какъвто и да е тип запис, който отговаря на вашия проект. След това преименувайте заглавката на колоната в нещо подходящо. Струва си да преименувате първата си таблица от стандартната „Table1“ и на този етап.
Направете същото за всички различни колони, които искате да включите. В моя случай това беше още един запис с кратък текст за името на автора, клетка с номер за годината на издаване и квадратче за да/не за това дали въпросната книга е издание с твърди корици. Също така съм настроил поле за добавяне на дата, което ще автоматизираме след малко. Ако трябва да редактирате всеки тип данни след създаването, отидете на Полета раздела на лентата, маркирайте желаната колона и я променете чрез Тип данни падащо меню.
как да промените емисията на instagram обратно към хронологична
Сега преминете към Дизайн изглед с помощта на иконата в долния десен ъгъл на екрана. За да автоматизирате времева марка, изберете желаното име на полето, изберете формата на датата чрез падащото меню и въведете = Сега () в Стойност по подразбиране поле по -долу. Това автоматично ще попълни клетката с датата, на която записът е добавен, когато всеки елемент бъде въведен в базата данни. Същият метод може да се използва за установяване на други настройки по подразбиране, независимо дали са стандартно въвеждане на текст или формула като тази.
Създаване на първичен ключ
Ако създавате база данни, която ще расте и расте, Първичен ключ е жизненоважен - но е добър навик да влезете, дори ако работите в по -малък мащаб. Може да възникне объркване, когато два елемента имат едно и също име, но първичен ключ гарантира, че по всяко време е налице друг уникален идентификатор.
Access 2013 по подразбиране създава поле за идентификатор, което след това автоматично се попълва с цифров идентификатор. Можете обаче да посочите различен първичен ключ, ако почувствате нужда. За да направите това, просто щракнете с десния бутон върху желаното име на поле в изглед за проектиране и изберете Първичен ключ. Това обаче трябва да бъде наистина уникален запис, за да се гарантира, че нещата работят както трябва.
Добавяне на данни с формуляри
Ако искате да въведете много данни в документа си за достъп, това е си струва да създадете формуляр . Първо отидете до Създайте раздела в лентата и кликнете върху Формуляр . Той ще създаде оформление по подразбиране за вас, което след това можете да редактирате, като плъзнете отделни компоненти до съответната позиция.
За да тествате формуляра си, използвайте опцията Изглед от лявата страна на лентата, за да превключите на Изглед на формуляр . Тук ще можете да добавите запис, като попълните различните полета - направете това сега, за да сте сигурни, че всичко работи по предназначение. За да проверите напредъка си, се върнете към таблицата от формуляра и изберете Изглед на лист с данни . Ако първият ви запис се показва по предназначение, върнете се към формуляра и запазете работата си.
Други методи за въвеждане на данни
Формулярът е добър начин за стандартизиране на въвеждането на данни, особено ако повече от един потребител ще използва базата данни. Това обаче не е единственият начин за попълване на файл в Access. Най -простият метод е просто да добавяте записи ръчно, докато сте в изглед на лист с данни.
Като алтернатива можете да импортирате файл, който съдържа вече съществуващи данни. Access 2013 осигурява поддръжка за редица типове файлове, включително електронни таблици на Excel , CSV файлове, XML и HTML документи. За да импортирате данни от източник, изберете раздела Външни данни от лентата и изберете желания тип файл. Достъпът ще ви преведе през необходимите стъпки, за да го импортирате във вашата база данни.
как да имате анимиран тапет
Заслужава да се отбележи, че Access прави разлика между импортиране и свързване на данни. Първият е правилният метод, ако данните ви няма да се променят, но вторият позволява непрекъснато да се актуализира отделен документ, отразяващ тези промени в Access. В зависимост от вашите нужди, това може да ви спести време.
Използване на заявки
След като базата данни е достатъчно населена, е време да започнете да извличате ползите от организирането на много информация. Заявките са прост, но мощен метод за сортиране на вашата база данни бързо и ефективно. За да илюстрирам използването им, ето една проста заявка, която ще търси в моята база данни за книги от определен период от време.
За да създадете нова заявка, отидете на Създайте раздела в лентата и изберете Съветник за заявки , след това изберете Съветник за прости заявки . Изберете желаната таблица, както и полетата, които ви интересуват - в моя случай това е Година на издаване, както и заглавието, така че да знам какъв запис гледам.
На следващия екран решете дали искате да видите подробния изглед с всяко поле на всеки запис или просто обобщение. След това изберете Край, за да приключите процеса. Ще ви бъдат представени данните, които сте избрали, и можете да използвате падащото меню в заглавката на колоната, за да намалите още повече нещата. Търся книги, написани през 70 -те години на миналия век, така че ще щракна върху падащото меню Година на издаване, след което отивам до Числови филтри> Между .
След това зададох горна и долна граница за моите данни и ми беше представен списък с книгите, издадени между 1970 и 1980 г. Същият метод, разбира се, може да се използва за съвпадение на текстови низове, отметки или всякакъв друг вид информация, която вие може да са влезли във вашата база данни.
Имате ли съвети как да започнете с Access? Борите ли се с определен аспект от създаването на база данни и имате нужда от помощ? Кажете ни за вашите съвети и проблеми в секцията за коментари по -долу.
Дял Дял Туит електронна поща Струва ли си да надстроите до Windows 11?Windows е преработен. Но достатъчно ли е това, за да ви убеди да преминете от Windows 10 към Windows 11?
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Английски писател, който в момента живее в САЩ. Намерете ме в Twitter чрез @radjonze.
Още от Брад ДжоунсАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате