Home-theater-designers
Mail Merge е като един от онези стари приятели, на които не сте се обаждали от години. Подценявани и игнорирани, до деня, в който имате нужда от тях.
Просто не осъзнавате потенциала му, докато не сте делегирани да управлявате няколкостотин покани в последната минута. Може би те са куп сватбени покани или червен сигнал за предстоящ зомби апокалипсис. Или може да е нещо безобидно - като отпечатване на куп адресни етикети и значки с имена.
Не се притеснявай. Можете да изпращате персонализирани масови имейли с Microsoft Outlook 2016 за няколко минути с няколко кликвания. И спаси деня.
Кога трябва да използвате Mail Merge?
Преди да скоча напред, сливането на поща се използва, когато искате да създадете няколко документа, които по същество са еднакви, но всеки документ съдържа уникални подробности. Имейлите споделят същия формат и същия текст и графики, ако има такива. Например поканите, при които текстът остава същият, но името, адресът или дори темата са уникални за всяка.
Обединяване на поща - за разлика от изпращане на съобщение до група хора - прави всеки получател на съобщението единствен получател .
Най -доброто приложение, което съм намерил досега за тях - използвайте масовия имейл като инструмент за търсене на работа с персонализирани подробности за всеки работодател.
Функцията за обединяване на поща използва две части:
- The основен постоянен документ (тук: Microsoft Word), където пишете тялото на имейла.
- The променлив източник на данни (тук: Контакти на Microsoft Outlook), което обикновено е адресът и името на получателя.
Тези две са „обединени“. Тъй като Outlook е част от пакета Microsoft Office, човек може да използва тази функция, за да изпраща групови съобщения, всеки персонализиран за различен контакт. Това не е спам, въпреки че предполагам, че в грешните ръце, сливането на поща може да се използва за килимиране на бомба с непоискани имейли.
може ли телефонът ми да бъде проследен, ако услугите за местоположение са изключени
Microsoft Office ви позволява да използвате различни източници на данни за подробности за адреса - например можете използвайте електронна таблица на Excel или дори база данни на Access. Тук ще използвате вашите контакти в Microsoft Outlook, за да изпращате имейлите.
Подгответе групата си от контакти за сливане на поща
Така че, нека разбием стъпките, след като стартирате Microsoft Outlook.
1. Отворете Хора за показване на списъка с вашите контакти.
Изберете контактите (CTRL + Щракване), които искате да включите в персонализирания списък с имейли. За да улесните управлението на огромен списък, използвайте Вид налични опции (щракнете върху стрелката за падащо меню до всичко ). Можете да го направите по -лесно управляем сортиране по категории чрез същото падащо меню.
Забележете: Mail Merge не го прави работа със списъци за разпространение .
2. Изберете Обединяване на поща от Лента> Начало> Група действия .
3. В екрана Контакти за обединяване на поща, който трябва да видите сега, изберете Само избрани контакти ако персонализираният имейл е предназначен за избрана партида контакти. Под секцията Опции за обединяване долу изберете следните параметри.
- Тип на документа: Формулярни писма
- Отидете на: електронна поща
- Ред на темата на съобщението: Темата няма да се промени за всички имейли.
4. Щракнете Добре и след това Microsoft Word ще стартира, за да съставите персонализираното съобщение.
Напишете персонализираното съобщение в Microsoft Word
Разделът „Пощенски съобщения“ на лентата е изглед отпред и в центъра. Тук ще искате да започнете масовия си имейл с персонализирана поздравителна линия . От Пощенски пратки раздела в Microsoft Word, изберете Поздравителна линия .
Както можете да видите, диалоговият прозорец е предварително запълнен с името на г-н Randall. Това е просто заместител на имена от списъка ви с контакти. Точно под това можете да проверите визуализация на имената от вашия списък. Можете да персонализирате записите с опциите, дадени тук.
Имайте предвид, че полетата за сливане идват от заглавията на колоните във вашия пощенски списък. Така че, ако има несъответствие, използвайте Съпоставяне на полета за да се гарантира, че сливането остава точно. Ако желаното поле казва „Не съвпада“, изберете падащия списък за това поле и след това изберете името на колоната, което съответства на тази колона във вашия списък.
Когато щракнете Добре и излезте оттук, в документа на Word се поставя заместител на поздравителната линия (Уважаеми г -н ...).
Запомни това: Можете да въведете допълнителна информация в документа с допълнителни полета.
Кликнете върху Вмъкване на поле за сливане. Тези данни трябва да присъстват в оригиналния ви източник на данни, който в този случай е информацията за контактите в Microsoft Outlook. Примерите включват - домашен адрес, домашен телефон, длъжност и др. Можете да видите пълния списък, когато щракнете върху малката стрелка с падащо меню.
Форматирайте поздрава. За да форматирате поздравителната линия така, както искате, маркирайте цялото поле, включително маркировките във всеки край. Отидете на У дома раздела и използвайте настройките на шрифта. Също така задайте Разстояние между редовете за да се уверите, че разстоянието между редовете съвпада с разстоянието в останалата част от вашия документ.
Въведете съобщението сега
Началото на съобщението е<>заместител и/или всяко друго поле, което сте вмъкнали с помощта на допълнителни полета за сливане. Съставете съобщението си. Не забравяйте, че това е масово изпращане по имейл в най -добрия случай. Така че, не забравяйте да използвате целия етикет, който можете да съберете.
Когато тялото на имейла е готово, кликнете върху Finish & Merge> Изпращане на имейл съобщения .
The Отидете на E-mail се отваря диалогов прозорец. Щракнете Добре .
След това MS Word върши работата по автоматично публикуване на имейлите в миг. Word изпраща индивидуален имейл до всеки адрес. Не можете да получавате CC или BCC други получатели и вие не може да добавя прикачени файлове към имейла.
Можете да запишете документа, който сте използвали за обединяването на поща, тъй като той също така запазва връзката с източника на данни, т.е. контактите. Когато отворите документа за сливане на поща, изберете Да когато Word ви подкани да запазите връзката.
най -добрият сайт за четене на комикси онлайн безплатно
Добавете този Timesaver към вашия имейл набор от инструменти
След като се разберете, целият процес отнема едва няколко минути от началото до края. В същото време е необходимо да съставите имейл само за един човек, сега можете да го направите за група. Няма значение колко голяма е групата.
Също така е добро групово поведение да се използва име на получател като поздрав. Той придава по -личен щрих на имейла. Нещо, което имейл с CC редактиране липсва.
След това можете да опитате обединяване на поща, за да отпечатате писма, етикети и пликове. Може също да искате да научите лесни методи за обединяване на PST файлове на Microsoft Outlook . Гладни ли сте за още съвети за Outlook? Тогава е време да проучите малко известните функции на Outlook!
Дял Дял Туит електронна поща Как да получите достъп до вграденото ниво на балон на Google в AndroidАко някога сте имали нужда да се уверите, че нещо е на ниво, сега можете да получите ниво на балончета на телефона си за секунди.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Съвети по имейл
- Контакт мениджмънт
- Настолен клиент за електронна поща
- Microsoft Outlook
- Обединяване на поща
- Microsoft Office 2016
Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата оксфордска запетая и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.
Още от Saikat BasuАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате