Как да създадете имейл група и списък за разпространение в Outlook

Как да създадете имейл група и списък за разпространение в Outlook

Изпращането на имейли до група е по -често срещано както в нашия бизнес, така и в личния живот. Можете да използвате групи за вашия екип по проекта на работното място и членовете на вашето близко семейство у дома. Създаването на имейл група за списък за разпространение в Microsoft Outlook може да ви спести много време.





След като групата бъде създадена, можете просто да я пуснете в имейла и да се свържете с няколко души с едно съобщение. Ако никога не сте правили това преди, ние сме тук, за да ви помогнем. Ето как да създадете група в Outlook както за Windows, така и за Mac.



Разлики между контактната група, списъка с контакти, имейл групата и списъците за разпространение

Наистина няма разлика между група контакти, списък с контакти, група имейли или списък за разпространение, когато говорим за Microsoft Outlook. Термините се използват взаимозаменяемо.





Всъщност, Сайт за поддръжка на Microsoft Office сега предлага термина „Контактна група“ за разлика от „Списък за разпространение“:

Използвайте група за контакти (наричана по -рано „списък за разпространение“), за да изпратите имейл до множество хора ...



Самото приложение на Outlook използва термините Контактна група (Windows) и Списък с контакти (Mac) на лентата си, в менютата си и в документите си за поддръжка. Така че, докато преминаваме през стъпките по -долу, това са фразите, които ще видите най -често.

И преди да преминете към стъпалата, ако имате нужда от помощ експортиране на вашите контакти в Outlook в един момент вижте нашето ръководство.



Как да създадете група за контакти в Outlook в Windows

Отворете Outlook на вашия компютър с Windows и се подгответе за създаване на вашата група за контакти.

  1. Изберете Хора от долния ляв ъгъл на прозореца на Outlook.
  2. Щракнете Нова група за контакти от лентата.
  3. Дайте име на групата си.

Можете също да изберете Нови предмети > Още артикули > Контактна група от У дома раздел меню.



За да добавите контакти към групата си, щракнете върху Добавяне на членове от лентата. Можете да добавяте членове от вашите контакти в Outlook или адресната книга, или можете да създавате нови контакти.

За да добавите членове от вашите контакти или адресна книга в Outlook, просто щракнете двукратно върху името им в изскачащия прозорец и той ще бъде добавен към Членове зона в долната част. Когато приключите, щракнете Добре .

За нови контакти въведете името, което искате да им се покаже в прозореца, вмъкнете имейл адреса им и щракнете Добре .

Когато приключите с добавянето на членове към групата, щракнете върху Запазване и затваряне от лентата.

Не виждате тези бутони или се интересувате от персонализиране на лентата си? Ето как да се възползвате максимално от лентата и менюто в Office 2016.

Съставете групов имейл на Outlook в Windows

След като създадете вашата имейл група в Outlook, имате няколко метода за изпращане на съобщение до членовете.

как да завъртите видео в Windows Media Player?

Съставете имейл от секцията Поща

В секцията Поща на Outlook можете да изпратите имейл до тази група контакти, която сте създали, като направите следното.

  1. Щракнете нов имейл .
  2. В Да се полето, започнете да въвеждате името, което сте дали на групата за контакти. Или можете да щракнете върху Да се бутон и потърсете групата или изберете името на групата от списъка.
  3. Когато видите групата, изберете я и щракнете Добре .

Съставете имейл от раздела Хора

Ако сте в раздела Хора на Outlook, щракнете върху групата контакти в списъка си. След това изберете Икона на имейл и ще се отвори нов имейл с групата, заселена в Да се поле за вас.

Как да създадете списък с контакти в Outlook на Mac

Отворете Outlook на вашия Mac и се пригответе да създадете своя списък с контакти.

  1. Изберете Хора от долния ляв ъгъл на прозореца на Outlook.
  2. Щракнете Нов списък с контакти от лентата.
  3. Дайте име на вашия списък.

Можете също да изберете Файл > Ново > Списък с контакти от лентата с менюта.

За да добавите контакти към списъка си, просто започнете да пишете в Име и Електронна поща полета в изскачащия прозорец. Ако добавите име, което е разпознато като съществуващ контакт, ще видите предложението за показване на този контакт. След това можете просто да го изберете, за да добавите този контакт към списъка.

Ако добавяте нови контакти, просто въведете техните имена и имейл адреси. Преди да излезете, можете също да зададете a Категория към групата от лентата. Ще видите опции като семейство, приятели и екип.

Когато приключите с добавянето на членове към списъка, щракнете върху Запазване и затваряне от лентата.

Бутонът за нов списък с контакти е затъмнен на Mac?

Ако не можете да щракнете върху бутона Нов списък с контакти в лентата на секцията Хора, това е просто решение.

  1. Щракнете Outlook > Предпочитания от лентата с менюта.
  2. Изберете общ .
  3. Премахнете отметката от квадратчето до Скрий на моя компютър

Съставете имейл на Outlook група на Mac

След като създадете вашата имейл група в Outlook, имате няколко начина да им изпратите съобщение.

Съставете имейл от секцията Поща

Вероятно най -често ще бъдете в секцията „Поща“ на Outlook, така че за да изпратите имейл до този списък за разпространение, който сте създали, изпълнете следните стъпки.

  1. Щракнете нов имейл .
  2. В Да се полето, започнете да въвеждате името, което сте задали в списъка с контакти. Като алтернатива можете да щракнете върху Търсене бутон от дясната страна на полето. Потърсете списъка в полето в горната част.
  3. Когато се покаже списъкът, изберете го и той ще се появи веднага.

Съставете имейл от раздела Хора

Ако случайно сте в раздела Хора на Outlook, просто преместете мишката върху списъка с контакти и когато видите Икона на имейл дисплей, щракнете върху него.

Ще се отвори нов имейл с този списък с контакти в Да се ред, готов за съставяне на вашето съобщение.

Ускорете нещата с Outlook групи

Създаването на група в Outlook е толкова лесно, че ако изпращате имейл на същите хора редовно, това наистина може да ускори процеса ви.

За да направите още повече с имейлите и входящата си поща, вижте тези 10 съвета за подобряване в Outlook.

Дял Дял Туит електронна поща 6 Звукови алтернативи: Най -добрите безплатни или евтини приложения за аудиокниги

Ако не искате да плащате за аудиокниги, ето няколко страхотни приложения, които ви позволяват да ги слушате безплатно и законно.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Съвети по имейл
  • Контакт мениджмънт
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Съвети за Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
За автора Sandy Writtenhouse(452 статии са публикувани)

Със своята бакалавърска степен по информационни технологии, Санди работи дълги години в ИТ индустрията като ръководител на проекти, мениджър отдел и ръководител на PMO. Тогава тя реши да следва мечтата си и сега пише за технологиите на пълен работен ден.

Още от Sandy Writtenhouse

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате