Home-theater-designers
Сливането на поща може да ви спести време и усилия, така че научете процеса от началото до края с това ръководство.
Почти всеки, който е запознат с пакета Office, е чувал за Mail Merge, но мнозина не знаят как точно се извършва процесът. Това е по -лесно, отколкото си мислите - стига да сте наясно как предварително да настроите документите си и да ги обедините в Word.
След като стартирате, ще използвате тази функция, за да създадете всичко от персонализирани индексни карти до масово изпращане по пощата на вашето работно място. Сливането на поща е обезсърчително само за първи път и можете да докажете това сами, като преминете през това упътване.
Използвахме новия Office 2016 за това ръководство, но процесът се прилага за по -стари версии на Microsoft Word и Excel.
Как да настроите изходния документ
Сливането на поща работи чрез попълване на определени полета в документ с данни от друг източник, обикновено база данни или електронна таблица . Първата стъпка към успешно сливане на поща е настройването на изходния документ и гарантирането, че той е форматиран по начин, който Word може да разбере.
Като се има предвид, че това е най -честото използване на тази техника, нашият пример ще се съсредоточи върху поставянето на отделни имена и адреси в обща масова поща. Полетата, които ще включим, са Име, Фирма, Адрес, Град, Щат и Пощенски код - но тези специфики не са от съществено значение, стига да следвате общия процес.
Използване на Excel
Ако използвате Excel за изграждане на вашия изходен документ, просто трябва да изготвите таблица с цялата подходяща информация, която може да бъде включена в това сливане на поща или бъдеща поща.
Основната идея тук е да разделите различната си информация на отделни колони и да дадете на всяка подходяща заглавка. Това улеснява избора и избора по -късно от тези подробности, което дава възможност да се използва един и същ изходен документ за създаване на всичко от значка за идентификация до етикет на адрес.
След това изберете всичките си данни (включително заглавките на колони), отидете до Формули раздела и изберете Определете име .
Ще бъдете помолени за име за вашия набор от данни, така че изберете нещо подходящо. Ако е вероятно да наблюдавате множество проекти за обединяване на поща за различни пощенски съобщения, разумно е да добавите нещо разпознаваемо, за да ги различите по -нататък. След като това стане, запазете работата си и затворете електронната таблица.
Използване на Word
Можете също да използвате Word файл като изходен документ, но това изисква малко повече усилия. Ще трябва поставете маса, за да поддържате нещата регламентирани , така че се насочете към Вмъкване раздел, намерете Таблици раздел и щракнете върху падащото меню. Определете размера на таблицата, необходим за вашия проект, и след това започнете да я попълвате с вашите данни.
мога ли да свържа airpods към xbox
Тук не е нужно да се притеснявате твърде много за форматирането, тъй като този документ е предназначен само за изходен файл за вашето Merge Merge. Точността обаче е от ключово значение, затова се уверете, че всичките ви данни са поставени в правилните колони и са озаглавени правилно. Когато приключите, запазете документа и го затворете за момента.
Стартиране на вашето пощенско сливане
Отворете Word и създайте нов документ. Насочете се към Пощенски пратки раздела и щракнете върху Стартирайте Mail Merge падащо меню, за да изберете желания от вас проект.
Ето къде процесът може да се различава малко, в зависимост от това, което искате да направите. Ако правех етикет или нещо друго, което може да бъде отпечатано на нестандартна хартия, щеше да ми бъде представен друг екран, който ми позволи да предвидя някои допълнителни опции за печат.
galaxy active 2 срещу galaxy watch 3
В този случай изберете По подразбиране тава, освен ако нямате причина да направите друго, и след това изберете подходящия номер на продукта, така че Word да може да приложи правилния шаблон.
Импортиране на изходни данни
С тези основи вече можем да започнем да импортираме информация, която въведохме в изходния документ в началото на процеса. Насочете се към Пощенски пратки раздел още веднъж, щракнете върху Изберете получатели и изберете Използвайте съществуващ списък .
Придвижете се до изходния си документ, независимо дали е създаден в Word или Excel - Office Office на Microsoft ще работи добре заедно в повечето ситуации. Ако използвате електронна таблица, ще бъдете помолени да потвърдите коя таблица избирате и трябва да се уверите, че полето е маркирано Първият ред с данни съдържа заглавки на колони е отметнато. Сега се насочете към Писане и вмъкване на полета раздел на Пощенски пратки раздел и кликнете върху Блок адрес (или каквото има смисъл за вашия проект).
Тук ще можете да настроите точно кои полета са прехвърлени от вашия изходен документ към финализираната ви поща. За още повече опции на този етап бихме могли да добавим първото, средното и фамилното име на нашите получатели като отделни колони, което би разширило списъка с наличните възможности за избор в Вмъкнете името на получателя в този формат поле. Това обаче е строго по избор.
Инструментът за блоков адрес е чудесен за всеки, който иска да ускори своето пощенско сливане, но ако искате да го уговорите точно как е изложен вашият документ , помислете за използването на Вмъкване на поле за сливане опция под Писане и вмъкване на полета раздел, за да поставите всяко поле на ръка. След като вмъкнете полетата си в документа, можете да използвате Визуализация на резултатите за да видите как ще се отпечата след попълване.
Сега е моментът да направите ощипвания за форматиране, които може да се наложи да извършите; промяна на шрифта, регулиране на това как всяко поле ще седи на страницата и всеки естетически процъфтяване, което искате да добавите. След като направите това, отидете отново в раздела Пощенски съобщения и щракнете върху Finish & Merge под завършек раздел. Вашите попълнени документи трябва да са готови и да чакат да ги отпечатате и изпратите по пощата.
За нещо по -просто, проверете най -добрите производители на етикети, които можете да си купите.
Дял Дял Туит електронна поща 5 съвета за зареждане на вашите VirtualBox Linux машиниУморени ли сте от лошото представяне на виртуалните машини? Ето какво трябва да направите, за да увеличите производителността на VirtualBox.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Майкрософт Уърд
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Обединяване на поща
- Microsoft Office 2016
Английски писател, който в момента живее в САЩ. Намерете ме в Twitter чрез @radjonze.
Още от Брад ДжоунсАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате