Home-theater-designers
През 1971 г. е изпратен първият имейл от един компютър на друг. Сега, 269 милиарда имейли се изпращат всеки ден.
Невъзможно е да си представим колко от тези имейли са ненужни. Колко служат само за да предизвикат повече объркване. За да изгорят още повече внимание и търпение на своите получатели.
Но едно е сигурно: ако повече хора започнаха ефективно да отговарят на имейли, всички щяхме да бъдем приковани към пощенските си кутии малко по -малко здравословно и тревогата ни по имейл би била малко по -малко изтощителна.
Най -очевидното решение тук не е просто „вграден отговор“, а вграден отговор правилно . Вграденият отговор е мястото, където отговаряте в основната част на имейла, вместо да пишете собствения си имейл от нулата.
Вграденият отговор е нещо, което повечето от нас вече правят от време на време. Но трябва да отговаряме вградено далеч по-често. И трябва да го правим, като имаме предвид няколко правила, за да поддържаме тези сложни имейл теми организирани и лесни за следване.
Отговаряме на имейл Грешно
Обратното на вградения отговор е това, което често се нарича „водещо публикуване“. Тук натискате отговор на имейл и просто започвате да пишете в горната част на текстовото поле. Ето как е съставена по -голямата част от имейлите днес. Но освен ако не се занимавате с изключително прости разговори по имейл, първоначалното публикуване може да причини всякакви проблеми.
Първо, когато публикувате отгоре, връщането към оригиналния имейл се превръща в огромна караница, която включва претърсване на имейл след имейл, за да намерите това, което търсите. След това трябва да превъртите обратно до имейла, който съставяте, за да перифразирате това, което току -що сте намерили, извън контекста и често липсващи важни точки.
Понякога получателят може да отговори на вашия имейл в изцяло нова нишка, което означава, че разговорът ви сега се провежда в две или повече отделни нишки.
Ако сте в групов разговор, нещата стават още по -разхвърляни. Проследяване кой отговаря на какво, кога и какви са отговорите тези отговорите се превръщат в почти невъзможен подвиг.
Вграденият отговор е решението
Вместо първо да публикуваме, трябва да отговаряме в редица - тоест в тялото на оригиналното имейл съобщение. В Outlook и Apple Mail можете да видите оригиналното съобщение веднага щом натиснете отговор. В Gmail просто натиснете трите точки в долната част на екрана за ново съобщение, за да покажете разговора.
Бакшиш: За да премахнете вертикалния ред „цитат“ от отговора си в Gmail, маркирайте целия имейл, след което щракнете върху отстъп по -малко бутон.
Вграденият отговор решава проблема с необходимостта от превъртане през множество съобщения, тъй като оригиналният имейл е включен и може да се търси в най -новото съобщение, което получавате в този разговор. Това означава, че всичко се държи в контекст.
Освен това не е нужно да губите време за обобщаване на отговорите на други хора или за копиране на фрагменти от имейли, само за да имате смисъл в собствените си отговори. С вградените отговори всичко е на разположение, на което всеки може да се обърне по всяко време.
А за теми, включващи множество хора, разграничаването кой какво е казал и в отговор на кого е лесно (ако е направено правилно).
Вграден отговор правилно
Когато повечето хора отговарят вградено, те просто пишат отговорите си до текста, на който искат да отговорят, и правят това удебелено или червено.
Това далеч не е идеалното. Веднага щом някой отвори имейл в обикновен текст, той не може да види това форматиране. И щом има повече от няколко души в нишката, нещата могат да се объркат бързо.
И така, ето кратко ръководство правилно вграден отговор, който е мащабируем и ще намали объркването до минимум.
1. Не разчитайте на форматиране
Както бе споменато, в някои случаи получателят може да не вижда форматирането, което включвате в имейл (например може да предпочете обикновен текст). Ако някой е далтонист, може да му е трудно да следва нишки, съдържащи множество цветове.
как да зареждате macbook въздух без зарядно устройство
По всякакъв начин използвайте форматиране, за да улесните намирането на отговори при сканиране на имейл. Но не разчитайте единствено върху него.
2. Предговор Отговори с вашето име
Вместо да разчитате на форматиране, придобийте навика да представяте всичките си отговори с вашето име и, ако трябва да сте особено организирани, с датата. Помолете всички получатели да направят същото.
В момента в Gmail нямате друг избор, освен да въведете името си ръчно. Същото важи и за вечно скромното приложение Apple Mail.
Ако използвате Outlook обаче, има функция за автоматично представяне на отговорите с вашето име. За да направите това, отидете на Файл> Опции> Поща . След това отидете на Отговори и препращане , проверете Предговор коментари с и въведете името си в текстовото поле. Когато отговорите в тялото на имейл, името ви ще се показва автоматично в скоби.
Пощенска птица също има тази опция по подразбиране.
3. Използвайте прекъсвания на линиите, моля
Всеки път, когато оставите вграден отговор, това трябва да е на нов ред, вместо да се вмъква в средата на изречението или в края на абзац.
Това значително улеснява другите хора да отговарят на вашите коментари и прави сканирането на разговора, протичащ около всяка точка, много по -опростено.
4. Отстъп на многостепенни отговори
Когато няколко точки се адресират в един имейл, ще имате няколко нишки в едно съобщение.
За да поддържате тези организирани, трябва да отстъпите нишковите отговори, така че да е очевидно кои коментари са свързани с всяка точка. Аз лично намирам, че използването на ъглови скоби (>) е най-интуитивните символи тук, тъй като точките с куршуми може да не се показват в имейли с обикновен текст.
Това ще ви спести много усилия, опитвайки се да разберете на коя част от разговора трябва да обърнете внимание.
5. Последна мярка: Използвайте по -добър инструмент
Никой не се преструва, че вградените отговори са идеалното решение тук. Но ако нямате друг избор, освен да използвате имейл, отделете време да напишете имейли, които са ефективни и ефективни. Въз основа на горните причини, вграденият отговор е най -добрият начин да поддържате напредъка на проектите. Той също така помага на всеки да поддържа крачки с множество разговори в нишките на имейли, без да се налага да губите време, преглеждайки дълги списъци с минали имейли.
Ако откриете, че дори вградените отговори стават твърде сложни или ако колегите ви не могат да придобият навика да отговарят правилно, може да е време да потърсите различен инструмент.
Комуникационни инструменти като Отпуснатост , Yammer , и Сблъсък улесняват сложната екипна комуникация. Вместо да продължите да се борите с имейлите, може би е време да изпробвате един от тях.
Разпространете Словото
Когато приемете тези прости правила за вграден отговор, много получатели ще оценят колко ефективно е това поведение на имейла и ще започнат естествено да имитират вашия подход.
Ако те естествено не копират замисления ви етикет по имейл, дръпнете ги върху него. Изпратете им тази статия. Опишете как искате да отговорят и обяснете, че това ще спести тонове неразбрани съобщения, загубено време и загуба на контекст.
Наистина няма недостатък.
Смятате ли, че тези правила ще ви помогнат да останете на върха на сложните теми за имейли? Има ли други съвети за вградени отговори, които смятате, че биха били полезни?
Кредит на изображението: sangoiri/ Depositphotos
Дял Дял Туит електронна поща Ръководство за начинаещи по анимиране на речАнимирането на реч може да бъде предизвикателство. Ако сте готови да започнете да добавяте диалог към вашия проект, ние ще разбием процеса вместо вас.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Gmail
- Съвети по имейл
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Роб Найтингейл е завършил философия от Университета в Йорк, Великобритания. Той е работил като мениджър и консултант в социалните медии повече от пет години, като същевременно е провеждал семинари в няколко страни. През последните две години Роб също е писател на технологии и е мениджър на социалните медии на MakeUseOf и редактор на бюлетини. Обикновено ще го намерите да пътува по света, да се учи на видеомонтаж и да експериментира с фотография.
Още от Роб НайтингейлАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
как да накарам компютъра ми да разпознае телефона ми samsung?Щракнете тук, за да се абонирате