Как да конвертирате разделени текстови файлове в електронни таблици на Excel

Как да конвертирате разделени текстови файлове в електронни таблици на Excel

Ще дойде момент, в който трябва да се справите с всякаква информация, съхранявана в други видове файлове, и да я въведете Microsoft Excel . Не можете да избягате от постоянно присъстващ текстов файл. Обзалагам се, че всеки ден намирате някои от тях.



Ето няколко ежедневни примера:

  • Анализ на Excel на продажбите или информацията за продукта, съхраняван в текстов файл.
  • Обмен на данни между два различни софтуера (може би, от база данни до електронна таблица).
  • Имена, адреси и имейл име, съхранявани в програма за електронна поща (напр. експортиране от Microsoft Outlook в Excel ).

Microsoft Excel ви дава всички инструменти за свързване с външни източници на данни. Нека поговорим за разделени текстови файлове.





Това е разделен текстов файл

Както можете да видите, името и фамилията, компаниите, в които работят, и други подробности са разделени със запетаи. Това текстови файл, разделен със запетая е лесен за създаване във всеки текстов редактор.

В момента не е полезно. Въведете това в електронна таблица и можете да направите по -професионален документ.



Например, можете лесно да търсите дублирани данни и да ги премахвате. Тогава можете използвайте електронната таблица за създаване на етикети и сливане на поща ако адресите също са част от данните.

Основната идея тук е да импортирате информацията от текстов файл и да разделите различните си части на информация в отделни колони и да наименувате всяка колона с подходяща заглавка.

Нека разгледаме текстовия файл с разделители по -подробно ...

3 -те различни вида разделени текстови файлове

Има три често срещани вида файлове с разделители в зависимост от начина, по който отделяте (разделяте) всяка стойност. Всеки знак може да се използва за разделяне на отделните записи във файл.

Например: тръбата (|) или просто пространство. Ще откриете, че тези три са най -често срещаните видове разделители между всяко въвеждане на текст.

  1. Стойности, разделени със запетая.
  2. Стойности, разделени с табулация.
  3. Стойности, разделени с дебело черво.

Разделителят на текст държи всяка стойност отделно от следващата. Всяка стойност, която следва разделителя и предхожда следващото появяване на разделителя, се импортира като една стойност. Не забравяйте, че стойността между зададения разделител може да има друг знак за разделител, но се нуждае от кавички (') или апостроф (').

Объркващо? Не толкова. Нека да видим как с пример:

В текстов файл с имена на градове и щати може да има някои стойности като „Олбани, Ню Йорк“.

Microsoft Excel може да чете запетая (,) между двете думи като разделител. Да се ​​третират имената на градовете и страните като една стойност и ги импортирайте в една клетка в Excel трябва да използваме двойни кавички или апостроф като текстов квалификатор. Ако като текстов квалификатор не е посочен символ, „Albany, NY“ се импортира в две съседни клетки като Albany и NY.

Накратко, за да запазите всяка стойност в колона точно такава, каквато е, можете да поставите стойността в кавички или апостроф.

Както ще видим по -долу, Microsoft Excel ви дава пълен контрол над процеса на импортиране и панел за визуализация, за да видите формата на данните, преди те да запълнят клетките.

Преобразувайте от разделен текстов файл в електронна таблица

Има много онлайн конвертори който може да вземе необработен текстов файл CSV и да изплюе XLS електронна таблица. Замзар и Convertio са два отлични инструмента.

Но не е нужно да търсите онлайн конвертор, защото Microsoft Excel има собствена функция, която върши работата много по -добре.

Нека вземем примерен CSV файл и ще преминем през стъпките за преобразуване на текстови файлове с разделители в електронни таблици. Екранната снимка по-горе на смес от стойности, разделени със запетая във файл с Notepad, е добър пример.

Microsoft Excel може да ви помогне да превърнете тази объркана бъркотия в чисти редове и колони. След това можете да започнете работа по него и да го превърнете в красиво форматиран отчет или да го подготвите за печат.

Има три начина за въвеждане на данни в електронна таблица на Excel от CSV файл. Започнете първо с лесния.

Метод 1: Автоматичният импорт

1. Щракнете върху Файл раздела, след което щракнете върху Отворено .

2. Изберете CSV файла, който искате да отворите. Microsoft Excel автоматично отваря текстовия файл и показва данните в нова работна книга.

Това е най -директният (и най -бързият) път за отваряне на CSV файл. Microsoft Excel използва настройките за формат на данните по подразбиране, за да чете и импортира всяка колона с данни. Но автоматичният импорт не ви дава желаната от вас гъвкавост.

Така че, нека видим втория начин, който използва съветник.

Метод 2: Възстановяване на съветника за импортиране на текст

Съветникът за импортиране на текст ви позволява да контролирате структурата на данните, които искате да импортирате. Стартира автоматично, когато импортирате текстови файлове (т.е. файл с разширение TXT).

Отворете Microsoft Excel и отворете текстов файл (или променете разширението на CSV файла на TXT).

Microsoft скри стария съветник за импортиране на текст в Excel 365 и 2016 (версия 1704 нататък). Но можете да върнете съветника за импортиране на текст от опциите на Excel.

1. Отидете на Файл> Опции> Данни .

2. Превъртете надолу до Показване на съветници за импортиране на стари данни раздел.

3. За импортиране на текст или CSV файлове изберете От текст (наследство) . Щракнете Добре за да затворите опциите.

4. Сега можете да използвате съветника от лентата. Отидете на Данни> Получаване на данни> Наследени съветници> От текст (Наследено) . Прегледайте и отворете CSV файла, който искате да импортирате.

Използвайте този процес в три стъпки, за да контролирате формата на данните.

Етап 1

Ето как изглежда съветникът за импортиране на текст в първата стъпка.

Изберете Разграничени - Когато елементите в текстовия файл са разделени с раздели, двоеточия, точка и запетая, интервали или други знаци.

Изберете Фиксирана ширина - Когато всички елементи са с еднаква дължина и са добре структурирани в колони, разделени от пространството.

Понякога необработените данни може да имат заглавен ред. Например:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Използвайте Започнете импортирането на ред за да изберете реда, откъдето ще започне импортирането.

The Произход на файла може да се остави по подразбиране за повечето случаи.

The Визуализация показва стойностите така, както ще се появят, когато са разделени в колони на работния лист.

Щракнете Следващия .

Стъпка 2

Избери Разделители за вашия файл (запетая, в нашия случай). За някой друг знак проверете Други и въведете знака в малкото поле. The Визуализация на данни прозорец ви дава представа за колоновите данни.

Изберете Третирайте последователните разделители като едно квадратче за отметка, ако вашите данни съдържат разделител с повече от един знак между полетата с данни или ако данните ви съдържат няколко персонализирани разделители.

Например това ви помага да работите с файлове, които може да имат допълнително пространство преди или след друг разделител. Можете да помогнете за идентифицирането на пространството като друг разделител и поставете отметка в това квадратче.

Използвай Квалификатор за текст падащо меню, за да изберете знака, който обхваща стойности във вашия текстов файл. По -рано говорихме как текстовият квалификатор може да ви помогне да импортирате някои стойности в една клетка, вместо в отделни.

Използвай Визуализация на данни прозорец, за да проверите външния вид.

Кликнете върху Следващия .

Забележка: Екранът на съветника се променя при импортиране на данни с фиксирана ширина.

безплатни онлайн телевизионни канали от цял ​​свят

The Визуализация на данни window може да ви помогне да зададете ширини на колони. Използвайте горната лента на прозореца, за да зададете прекъсване на колона, представено с вертикална линия. Плъзнете прекъсване на колона, за да увеличите или намалите ширината. Щракнете двукратно върху прекъсване на колона, за да го премахнете.

Във файл с фиксирана ширина не се използват разделители за разделяне на стойностите във файла. Данните са организирани в редове и колони, с по един запис на ред. Всяка колона има фиксирана ширина, посочена в знаци, която определя максималното количество данни, което може да съдържа.

Стъпка 3

Прозорците за визуализация стават по-важни на този екран, защото можете да настроите фино формата на данните, които влизат във всяко поле с Формат на данните в колоната . По подразбиране Microsoft Excel импортира данни в общия формат. Изберете колоната в прозореца за визуализация и задайте подходящия формат.

Например можете да изберете ...

  • Текст за текстовите полета.
  • Дата и формата на датата за всяка колона, която съдържа дати.
  • общ за конвертиране на валути във формат на валутата на Excel.

Използвай Разширено бутон, за да зададете типа десетичен знак и разделителите на хиляди места за числови данни.

Например, ако искате да покажете 100 000 като 1,00 000. Excel показва числата според формата, зададен в регионалните настройки на вашия компютър.

Щракнете завършек . Накрая Импортиране на данни изскача диалогов прозорец.

Не се притеснявай много за това сега. Той ви дава няколко възможности да вмъкнете данните в електронната таблица или да създадете връзка с външна база данни. Вмъкването на разделени с текст стойности като таблица в настоящия работен лист е настройката по подразбиране.

„Старият“ наследствен метод все още е най -добрият начин да го направите, когато вашият CSV файл е прост. Ако не, сега има нов метод, който може да отговаря на сметката за всякакви нужди от импортиране на текст.

Метод 3: Използвайте Get & Transform Data

Разделът Данни включва всички инструменти, които ще ви трябват, за да съберете външни данни и да ги накарате да се държат така, както искате. Например, можете да създадете отчет с обобщена таблица и да го опресните, когато външните данни се променят.

Това е прекалено много за прости CSV файлове, но нека да продължим напред и да видим как да въведем колони с разделени данни в Excel.

1. Отворете празна работна книга.

2. Отидете на Данни раздела на лентата. След това щракнете върху малката падаща стрелка под Вземете данни бутон (в Получаване и трансформиране на данни група). Избирам От Файл> От текст/CSV .

3. В Импортиране на текстов файл в диалоговия прозорец отворете местоположението на работния плот и изберете текстовия файл CSV, който искате да импортирате. Съветникът за импортиране на текст е добре показан с опциите, които вече можете да изберете.

Както можете да видите, можете да промените кодирането на знаци и избора на разделен знак или да въведете персонализиран разделител.

Excel изчислява разделителя, като анализира първите няколкостотин реда от набора от данни по подразбиране. Можете да промените това и да оставите Excel да работи и с целия набор от данни. Не се препоръчва, ако имате милиони записи за импортиране.

4. Щракнете върху Заредете бутон, за да импортирате данните си в нов красив работен лист.

5. Всеки път, когато импортирате данни в Excel, се създава връзка за данни. Можете да стартирате заявки и да свържете работния лист към външния източник. Всяка промяна на първоначалните източници ще се актуализира автоматично в листа на Excel.

6. Можете да отмените тази връзка, като отидете на Данни> Заявки и връзки за да отворите панела отстрани.

Щракнете с десния бутон и изберете Изтрий . Или задръжте курсора на мишката върху името на файла на източника на данни и натиснете Изтрий в прозореца, който се появява. Ако сте сигурни, кликнете върху Изтрий отново.

Трансформирането на данните е извън обхвата на този урок. Затова ще ви насоча към Microsoft Първи стъпки с Get & Transform в Excel страница за поддръжка за повече помощ.

Многото приложения на разделени файлове в Excel

Трябва да отделите списък с имена и фамилии и да ги подготвите за печат? Преобразувайте текстовия файл с разделител в Excel. Можете да импортирате или експортирате до 1 048 576 реда и 16 384 колони. Файловете с разделители се поддържат почти навсякъде. Използвайте Excel като спестяване на време с горните техники и съветите по -долу или научете как да извлечете число или текст от Excel .

Дял Дял Туит електронна поща 6 Звукови алтернативи: Най -добрите безплатни или евтини приложения за аудиокниги

Ако не искате да плащате за аудиокниги, ето няколко страхотни приложения, които ви позволяват да ги слушате безплатно и законно.

Прочетете Напред
Свързани теми
  • Производителност
  • Електронна таблица
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
За автора Сайкат Басу(1542 публикувани статии)

Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата оксфордска запетая и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.

Още от Saikat Basu

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате