Използвайте трика „Направете копие“, когато споделяте документи от Google Диск

Използвайте трика „Направете копие“, когато споделяте документи от Google Диск

Лесно е да направите копие на всеки документ в собствения си акаунт в Google Диск. Но какво ще стане, ако искате вашите сътрудници автоматично да правят копие на документ от Google, когато получат връзка за споделяне?





как да прехвърляте спестени пари между компютри

Опитайте тези съвети, които използват малка промяна на споделения URL адрес.



Полезността на този чист хак на Google Drive не е съвсем ясна от заглавието, но опитайте го веднъж и ще видите непосредствената полза при сътрудничество с други хора в Google Drive.





Този метод е удобен, когато искате да запазите оригиналния документ, като същевременно дадете възможност на другите да редактират копие на документа в собствената им папка в Диск.

Това ще им спести пътуване до Файл> Направете копие командвайте и споделяйте копие на Google Doc по обичайния начин. Ето как работи.



Споделяйте автоматично копие на документ от Google

Типичен случай е Google Doc, който трябва да бъде попълнен индивидуално от всеки респондент. Сътрудниците могат да въведат данните в собственото си копие на документа, без да повредят оригинала.

Няма да се налага да ги молите да направят копие. Просто следвайте тези стъпки и копирането ще бъде направено автоматично за тях.



Този хак работи в Google Документи, Google Таблици и Google Слайдове.

  1. Отворете документа на Google Диск, който искате да споделите.
  2. Щракнете върху синьото Дял бутон горе вдясно на документа.
  3. В Споделяйте с хора и групи диалоговия прозорец, щракнете навсякъде в Вземете връзка полето, както е посочено в подканата.
  4. Вземете връзката към документа с едно щракване Копирай връзка . Можете да изпратите тази връзка на всеки по имейл или на друг носител и след това да можете да прегледате, коментирате или редактирате документа. Можете да зададете достъпа, като изберете между Viewer , Коментирайте , или Редактор с едно щракване върху малката стрелка надолу вдясно.
  5. Копирайте и поставете споделената връзка в имейл. Сега изтрийте всичко след наклонена черта в линка и вмъкнете „копиране“. Редактирайте тази малка част от цялата част само на връзката. Ако направите други редакции, той ще се покаже като страница за грешка за вашия получател. Ето как изглежда новата връзка сега:
  6. Изпратете имейла и работата ви е свършена. Когато получателят кликне върху връзката, той го отвежда до екрана на Google Диск, който го подканва да направи копие на вашия документ.

Когато кликнат Направи копие , локално копие на документа се запазва на техния Google Диск. Също така, копието се получава без коментари, ако има такива в оригинала. Ако искате да изпратите файл с коментарите, прочетете следващия съвет по -долу.



Други трикове на Google URL, които можете да използвате, за да споделите документ на Google

Има още няколко варианта, които можете да принудите към споделените връзки в зависимост от това какво искате вашият сътрудник да направи с него. Нека преминем през тези четири ощипвания на URL адреси.

1. Споделете копие от Google Документи, което включва коментари

Понякога искате вашите коментари да се пренесат в копието, така че членовете на вашия екип да могат да го използват, за да работят по тяхната версия. Можете да го направите по два начина:

  • Заменете | _+_ | с | _+_ | в URL адреса на файла.
  • Заменете | _+_ | с | _+_ | за да избегнете копиране на разрешени коментари.

2. Споделете копие от Google Документи като визуализация

Режимът за визуализация е различен от опцията Преглед, тъй като показва документа в изчистен интерфейс без ленти и бутони от менюто. Например, можете да споделите лист или слайд презентация на всеки извън вашия екип за сътрудничество.

Използвайте режима за предварителен преглед, като го замените

/edit

в URL адреса на файла на Google Диск с

/copy?copyComments=true

.

Имайте предвид, че връзката за предварителен преглед премахва менютата. Така че получателите няма да могат да използват Файл> Направете копие възможност за добавяне на копие към собствения им Google Диск.

За да заобиколят това ограничение, получателите могат да отидат в адресната лента в браузъра си и да го заменят

/edit

с

includeResolvedCommentsOnCopy=false

отново да направят копие за собственото си устройство.

3. Споделете документ на Google като шаблон

Можете да споделяте документ на Google като шаблон. Получателят получава безплатно копие на вашия документ минус менютата на Google Диск. Те също могат да направят копие на документа за устройството си с щракване върху синьото Използвайте шаблон бутон e.

Заменете

как да направите стикери за телеграма
/edit

с

/preview

Този метод комбинира опцията за предварителен преглед с избора на „Направете копие“.

Директната връзка за изтегляне работи както пише. Членът на вашия екип просто трябва да кликне върху връзката и файлът ще бъде изтеглен на работния плот.

Заменете

/preview

с

/edit

Добавете файловия формат (като PDF или CSV), под който трябва да се запише документът, и връзката ви за изтегляне е готова. Опцията PDF или CSV е идеална, защото е универсален формат и получателят не се нуждае от акаунт в Google, за да отвори и прегледа файла.

Освен това приемникът получава готов за печат файл, който може незабавно да изпрати до принтера. Това работи с Google Документи и Google Таблици, но не и с Google Презентации.

Следете настройките за споделяне на Google Диск

Google Диск е изграден около сътрудничество. Но винаги е добра идея проследявайте с кого споделяте вашите файлове . Лесно е да загубите следа, когато работите в голям екип.

Горните примери показват, че е лесно да промените споделените URL адреси и да получите достъп до файловете, ако вашите разрешения за споделяне не са зададени с оглед на сигурността. Прекарайте известно време в управление на споделените ви файлове в Google Диск и няма да се притеснявате, че файловете попадат в неподходящи ръце.

Дял Дял Туит електронна поща 12 видео сайтове, които са по -добри от YouTube

Ето някои алтернативни видео сайтове на YouTube. Всеки от тях заема различна ниша, но си струва да добавите към отметките си.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Гугъл документи
  • Инструменти за сътрудничество
  • Google Диск
  • Съхранение в облака
  • Google Таблици
За автора Сайкат Басу(1542 публикувани статии)

Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата запетая от Оксфорд и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.

Още от Сайкат Басу

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате