Home-theater-designers
Споделянето на документи в Google Диск вече не е ново. И стана само по -добре, тъй като отдалечената работа докосва всички краища на земното кълбо. Това е добра новина за нас, тъй като обикновена споделена папка в Google Диск отваря толкова много идеи за съвместна работа в различни домейни.
Овладявате ли се още? Тези десет съвета трябва да ви помогнат да управлявате споделените файлове малко по -добре от днес.
Основите на споделянето на Google Диск
Можете да споделяте всеки файл или папка. Но трябва да обърнете внимание на хората, с които споделяте, и на нивото на разрешенията за споделяне, които разрешавате в Google Диск.
Двуминутното видео обобщава процеса.
Като собственик можете да дадете на другите пълна собственост върху файл или някакво ниво на достъп за преглед и редактиране.
- Може да редактира: Електронната таблица за съвместна работа, върху която работите с екипа си.
- Може да коментира: Черновата книга, която пишете. Други могат да преглеждат и добавят коментари към файла, но не могат да го редактират. Папките нямат коментари.
- Можете да видите: Поканата за парти през уикенда, която току -що направихте с Presentation.
Ето диаграма, която сравнява достъпа за зрител, коментатор, редактор или собственик:
Източник: Поддръжка на Google
1. Как да деактивирате копирането, изтеглянето и отпечатването на споделени файлове?
Можете да забраните изтеглянето, отпечатването и копирането на споделени файлове. Разширената функция за управление на правата на информация премахва тези опции от менюто на зрителя. Това е друг слой за контрол върху вашите документи.
Отворете Google Диск. Изберете споделения файл и щракнете върху Дял икона горе вдясно.
На Споделяйте с хора и групи диалоговия прозорец, добавете името на сътрудниците. Задайте нивото на разрешения на вашите сътрудници от падащото меню до полето за име. Разрешенията за споделяне на Google Диск са Редактор , Преглед , Коментирайте .
Изпращането на известие и лично съобщение е по избор. Сега може да искате да деактивирате изтеглянето, отпечатването или копирането на споделения файл. Щракнете върху иконата на Gear, за да се покажат още две разрешения, които можете да премахнете, за да укрепите поверителността на вашия документ.
Върнете се в предишния диалогов прозорец с щракване върху стрелката и след това изпратете файла на вашия сътрудник.
Зрителите ще видят Опциите за експортиране са деактивирани известие в горната част на менюто Файл и Редактиране. Опциите за копиране, печат и изтегляне също са затъмнени за конкретните документи, електронни таблици и презентации.
Имайте предвид, че тези с разрешения за редактиране ще продължат да могат да изтеглят, отпечатват и копират вашия файл, дори ако тази настройка е включена.
2. Споделете папка с потребители, които не са Google
Вашите приятели и колеги не се нуждаят от акаунт в Google, за да преглеждат папка или документ в Google Диск. Можете да изпратите покана до техния имейл адрес. Или използвайте споделена връзка.
Потребителите и сътрудниците, които не са в Google, могат да виждат файла само независимо от разрешението, което сте задали.
Споделянето чрез публична връзка представлява риск за сигурността на чувствителни документи, защото всеки с връзката има достъп до файла. Затова го използвайте в обществен чат, имейл или социални медии само ако документът може да бъде видян от всеки.
3. Изтеглете споделена папка на Google Диск
Google Диск ви позволява да изтеглите цялото съдържание на споделена папка като ZIP архив. Това е полезно за запазване на локални копия на споделени документи. Структурата на папките с всички подпапки се запазва в архива.
Windows 10 изключва известията по пощата
Отидете на Споделено с мен На вашия Google Диск. Щракнете с десния бутон върху папката и изберете Изтегли .
Можете също да използвате икона с тройни точки в лентата с инструменти, за да изтеглите папката.
Ако изтеглите Google Doc, Sheet или Slide, той ще се изтегли като документ на Office. Всички други файлове ще се изтеглят в техния роден формат.
4. Прехвърлете собствеността върху файлове на някой друг
Има много причини за прехвърляне на собствеността върху документи на някой друг. Може би някой друг поема проект. Може би някой те е уволнил. По -добре, вие отивате на почивка и просто искате да предадете отговорност за споделените документи. Процесът на цифрово „предаване“ на документи и папки в Google Диск е лесен.
Отворете Google Диск. Изберете споделената папка или файл в Документи, Таблици или Слайдове и щракнете върху Дял икона горе вдясно. Когато предполагаемият собственик няма достъп до споделяне ... поканете, като въведете имейл адреса в полето „Споделяне с хора и група“. Тогава Запазване .
как да възстановите изтрити файлове на android
Щракнете върху падащото меню до името на лицето, на което искате да притежавате файла или папката. Изберете Направи собственик .
Вашата роля се разменя от собственик на редактор, след като прехвърлите собствеността. Изскачащо съобщение ви предупреждава, че „Новият собственик ще бъде уведомен и може да ви премахне. Можете също така да загубите възможността да променяте настройките за споделяне. '
Забележете: Не можете да прехвърлите собствеността върху синхронизиран или качен файл (като PDF или графичен файл).
5. Как да поискате достъп до споделени файлове?
Когато се опитате да получите достъп до файл чрез споделена връзка, може да видите съобщение, което казва „Имате нужда от достъп“.
Понякога собствениците споделят връзка, преди да са задали разрешенията. Също така може да искате да отворите файла с алтернативен идентификатор на Google. Лесно е да поискате достъп с едно щракване.
На работния плот:
- Отворете връзка към файла.
- Щракнете върху Искане на достъп.
По мобилния телефон:
С приложението Диск за Android или iOS можете да поискате достъп с едно докосване, когато се появи съобщението „Не може да се получи достъп до документа“. Искането на разрешение ще изпрати имейл до собственика от приложението. Собствениците на файлове веднага получават известие за Android и iOS.
Изтегли: Google Диск за Android | ios (Безплатно)
6. Търсете сътрудник
Споделянето на документ с 10 членове е лесно. Споделянето му с 50 обаждания за повече планиране. Управлението на споделени файлове също означава проследяване кой сътрудник работи върху кой документ.
Отидете на Разгледайте детайлите (Щракнете върху иконата „I“ в лентата с инструменти). Разгледайте Дейност раздел, за да видите бързо кои файлове сте споделили наскоро.
Кликнете върху Споделено с мен в лявата странична лента на Google Диск. Ще получите списък с всички документи, до които споделяте достъп.
Използвайте Google Drive Search и неговите разширени филтри. Ползите от производителността няма да бъдат изненада за запознатите с филтрите на Gmail.
Използвайте полето за търсене в горната част на Google Диск. Търсенето в Google Диск също търси в тялото на документа думи, които искате да търси.
Можете да търсите в първите 100 страници от всички текстови документи или текстово базирани PDF файлове, които сте качили. Можете също така да търсите текст, намерен на първите 10 страници на PDF файлове с изображения. Вместо да ровите из папки, използвайте тази мощна функция за бързо достигане до файл.
Докато сте в Google Drive, натиснете бутона наклонена черта напред за да поставите курсора си точно в полето за търсене. Щракнете върху малката стрелка за падащо меню в полето за търсене, за да разкриете основните филтри за търсене. Изучаването на няколко ръчни параметъра може да ви спести време.
Например: За да намерите документи, които сте споделили с някого, използвайте | _+_ |.
Помощ на Google има пълния списък в секцията „Разширено търсене в Google Диск“.
7. Опростете споделянето чрез създаване на групи за контакти
С контактите по имейл не е нужно да задавате индивидуални разрешения за документи за членовете на вашия екип. Можете просто да създадете етикети, които са колекция от контакти в конкретни имейл групи.
Влезте в профила си Google Контакти . Кликнете върху лявата странична лента Създайте етикет .
Дайте му описателно име според проекта на екипа. Или нещо друго, което ги прави лесни за запомняне. Можеш име етикети по разрешения за да ги запомните лесно. Всеки контакт може да бъде част от множество етикети.
Например: Project.view или Project.edit
Въведете етикетите в полето за настройки за споделяне на файлове или папки в Google Диск.
8. Вижте Брой прегледи на споделен документ
Google поддържа история на версиите, но няма начин да се види колко пъти е бил прегледан споделен документ. Получих отговора на този въпрос от стар човек Stack Exchange дискусия.
Изпратете връзката на вашия документ към http://goo.gl Услуга за съкращаване на URL адреси и споделете само този URL адрес. Тази услуга предоставя информация за това колко пъти е щракната върху тази връзка, което е приблизително толкова близо, колкото в момента можете да разберете колко пъти е бил достъпен вашият документ.
Google спря поддръжката за свой собствен съкратител на URL адреси. Можеш да използваш Битъл вместо. Това е полезно в случаите, когато може да искате да споделите документ публично и да проверите отговора. Обърнете внимание, че публичните документи и файлове се показват в резултатите от търсенето.
Някои идеи за споделяне публично:
- Качете и споделете електронна книга.
- Тествайте първоначалния отговор на творчески продукт.
- Пуснете слайд презентация за обществено гледане (като SlideShare).
- Намерете отворено образователно съдържание.
Бакшиш: Можете да използвате просто търсене в Google Site Search за търсене на обществени документи. Напр. сайт с ключова дума: drive.google.com
9. Споделете с Slack
Ако все още не работите със Slack, е време да го представите на вашия екип. Има много начини да накарате любимите си услуги да работят със Slack. Интеграцията с Google Диск е сред популярните.
Slack ви позволява да импортирате файлове от Google Диск и да ги споделяте чрез Slack. Всички импортирани файлове от Google Диск също се индексират от Slack за лесно търсене и справка. Файловете не се съхраняват в Slack --- те продължават да остават в папките ви в Google Диск. Отпускането действа като тръбопровод.
Малък пример: Поставете връзка към документ на Google в чат залата на Slack. Slack показва фрагмент от съдържание от файла под връзката, след като бъде интегриран. Това е по -полезно от просто споделяне на слепи връзки.
Помощен център на Slack показва как можете да свържете вашия Google Drive към Slack по два лесни начина.
10. Споделяйте Google Документи от Microsoft Office
Google Диск срещу Microsoft Word може да е ежедневна среща с два офис апартамента, но двете мощни мощности най -накрая играят добре. Можете да качвате файлове на Word, Excel и PowerPoint в Google Диск и да работите върху тях в облака, както бихте правили във всеки друг споделен файл на Google Диск.
Всички актуализации се записват във файловете в оригиналния им формат. Офисните документи, съхранявани на Диска, също се контролират от версии. Можете да проследявате предишни версии на файл на Office или да се върнете към по -стара версия.
най -добрите приложения за странично зареждане на тв стик
Ако искате да използвате конкретни инструменти на Google Диск като добавка или преводи, тогава просто преобразувайте файла на Microsoft в документ на Google. В противен случай не е нужно да се притеснявате да променяте един формат в друг.
Споделянето на файлове в Google Диск е лесно
Той също стана по -опростен. Има още няколко Настройки на Google Диск, които можете да промените за да улесните работния ви процес. Прекарайте известно време със съвместните функции на Google Диск, тъй като хармонията в работата в екип зависи от това.
Като мост за сътрудничество, Google Диск трябва да бъде част от вашата отдалечена работна настройка в домашен офис или навсякъде другаде по света.
Кредит на изображението: пъзел от Rido чрез Shutterstock
Дял Дял Туит електронна поща 6 Звукови алтернативи: Най -добрите безплатни или евтини приложения за аудиокнигиАко не искате да плащате за аудиокниги, ето няколко страхотни приложения, които ви позволяват да ги слушате безплатно и законно.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Гугъл документи
- Инструменти за сътрудничество
- Управление на файлове
- Споделяне на файлове
- Google Диск
- Съхранение в облака
Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата оксфордска запетая и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.
Още от Saikat BasuАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате