Как да използвате условно форматиране в Google Таблици

Условното форматиране е, когато автоматично форматирате стила на клетки в електронната си таблица въз основа на данните във всяка клетка. Google Sheets ви позволява да използвате условно форматиране, за да прилагате различни шрифтове, цветове на запълване и други стилове, което прави вашите електронни таблици незабавно по -лесни за четене.

Всичко, което трябва да направите, за да използвате условно форматиране, е да създадете някои правила, които електронната ви таблица да следва. По -долу ще ви покажем как да създадете тези правила за условно форматиране с Google Таблици.

Кога да използвате условно форматиране

Можете да използвате условно форматиране по почти всяка причина, поради която обикновено можете да форматирате електронна таблица. Основното предимство е да си спестите време и да осигурите последователност, но условното форматиране също ви насърчава да помислите предварително за настройката и стила на вашата електронна таблица.

Можете да използвате условно форматиране, за да правите разлика между типове данни в набор, като групирате служители например по техния отдел. Или можете да го използвате, за да привлечете внимание към проблемни стойности, като например отрицателна печалба. Понякога може да бъде полезно да се омаловажат остарелите записи, като например дейности с дата в миналото.

Свързани: Трикове на Google за електронни таблици, които са лесни за научаване и запомняне

Как да създадете условно форматиране в Google Таблици

Може би най -добрият начин да демонстрирате условно форматиране е с прост пример. Започнете с нова електронна таблица и следвайте стъпките по -долу:

Въведете някои примерни стойности в няколко реда.
Маркирайте диапазона от клетки, които искате да отговаряте на условията за условно форматиране.
От Формат меню, изберете Условно форматиране .
Променете Форматирайте клетки, ако ... падащо меню до Е равно на .
Въведете една от примерните си стойности в Стойност или формула кутия.
Изберете форматирането, което искате да добавите, например цвят на запълване.
Щракнете Добавете друго правило .
Заменете предишната стойност с различна от вашата електронна таблица и изберете различен формат или цвят за тази стойност.
Повторете предишните две стъпки за повече стойности, като всеки път използвате различно форматиране.
След като приключите, щракнете върху Свършен бутон, за да видите списък с правилата, които сте създали.

Видове условия, които Google Sheets поддържа

Google Sheets поддържа широк спектър от условия, на които можете да основавате форматирането си. Те са изградени около три основни типа данни: текст, дати и числа.

Текст

Най -простото условие за текст, празна , зависи от това дали клетката изобщо съдържа някаква стойност.

За да проверите за наличието на конкретен текст, използвайте съдържа . Това условие може да провери за фиксиран фрагмент от текст или може да използва и съвпадение на шаблони, при което всеки от тях ? означава всеки символ и * означава нула или повече от който и да е знак.

как да премахнете google устройството от компютъра

И накрая, за по -структурирани текстови съвпадения, започва с , завършва със , или точно ще стесни възможните съвпадения.

Дати

Датите са ясни, въпреки че поддържат някои полезни предварително дефинирани стойности в допълнение към дефинираните от потребителя. Използвайте условно форматиране, за да търсите дати преди , след , или равен до подбор на относителни дати (напр. утре, през изминалата година). Можете също така да ги сравните с конкретна дата по ваш избор.

Числа

И накрая, можете да използвате условно форматиране, за да търсите числа, равни на, по -големи от, по -малки или между редица други числа.

Персонализирани формули за условно форматиране

Персонализираните формули правят условното форматиране по -мощно, тъй като могат да подчертаят цели диапазони и дори референтни клетки извън форматирания диапазон. За да демонстрираме персонализирано условно форматиране, нека вземем друг много прост пример.

Този път създайте таблица в Google Sheets с две колони. Избрахме да запишем нивата на запасите за различни плодове.

За да маркирате всички редове в данните с повече от четири артикула на склад:

Изберете диапазона от данни ( A2: B5 ).
Отвори Правила за условен формат прозорец.
Избирам Персонализираната формула е като условие.
Като Стойност , въведете = $ B2> 4 .

Обърнете специално внимание на детайлите на формулата, която използвахме.

Свързани: Как да създадете персонализирани функции в Google Таблици

Както при нормална формула в клетка, тя трябва да започва със знак за равенство (=). Доларът ($) преди колоната (B) го прави абсолютна справка, така че сравнението винаги се отнася за данни от тази конкретна колона. Редът (2) е спрямо първия ред от диапазона от данни, така че за всеки ред сравнението се извършва със стойността на запасите в същия ред.

Видове форматиране, поддържани в Google Sheets

Можете да избирате от ограничен набор от предварително зададени стилове в Google Таблици, като щракнете върху По подразбиране текст, малко под Стил на форматиране .

Освен това възможностите за форматиране са доста ограничени, но би трябвало да са достатъчни за повечето практически цели.

Първо, можете да конфигурирате всяка комбинация от стандартните стилове на шрифта: удебелен, курсив, подчертан и зачертаващ. Последното, по -специално, може да бъде полезно за посочване на невалидни или остарели данни.

Другият тип оформяне, който можете да приложите, се отнася до цветовете: както текст (преден план), така и запълване (фон). Предлагат се стандартни инструменти за избор на цвят, включително персонализирани цветове, за да се даде възможност за избор на практически всеки цвят, който желаете.

Условно форматиране с цветова скала

Удобен метод за визуализиране на числови стойности е цветовата скала. Това задава цветове от палитра според относителната стойност на всяка клетка. Цветовете се прилагат към фона, иначе известен като Цвят на запълване .

Тази техника често се използва в диаграми и карти, където например по -тъмният цвят може да показва по -ниска стойност.

Изпълнението на Google Sheets е ограничено, но много лесно за използване. Изберете диапазон от числа, както преди, но този път променете раздела в горната част на Правила за условен формат прозорец от Едноцветен да се Цветова гама .

Под Правила за форматиране можете да определите естеството на вашата цветова скала. Щракване върху Визуализация бутонът разкрива ограничен набор от предварително дефинирани палитри, от които да избирате. Можете да персонализирате скалата, като изберете различни стойности или проценти, които да представят минималната цветова точка, максималната цветова точка и средната точка. Средствата за избор на цвят до всяка точка позволяват по -голям контрол върху цветовата палитра.

Други аспекти за разглеждане

Ако използвате широко тази функция в електронна таблица, може лесно да загубите представа какви правила за условно форматиране сте въвели. Страничният панел не дава възможност за преглед на всички действащи правила; той просто показва кои правила са настроени за избраните в момента клетки.

За да видите всичките си правила, изберете всички клетки, като използвате или клавишната комбинация ( Ctrl/Cmd + A ) или като щракнете върху празния правоъгълник в горния ляв ъгъл преди ред 1 и колона А.

Имайте предвид, че ако копирате и поставите клетка, съдържаща условно форматиране, вие също копирате това условно форматиране за тази клетка.

И накрая, ако създадете множество противоречащи си правила за клетка или диапазон, се прилага само първото правило. Можете да промените реда, като плъзнете правило, като използвате иконата за вертикални точки от лявата му страна.

Спестете време и осигурете последователност с условно форматиране

Условното форматиране е видът на Google Sheets, който може да спести много време, въпреки че можете лесно да отидете, без дори да знаете, че съществува. Дори на най-простото ниво, тя ви позволява да представяте електронни таблични данни с допълнителен смисъл, без допълнителни постоянни усилия.

Дял Дял Туит електронна поща Автоматично форматиране на данни в електронни таблици на Excel с условно форматиране

Функцията за условно форматиране на Excel ви позволява да форматирате отделни клетки в електронна таблица на Excel въз основа на тяхната стойност. Показваме ви как да използвате това за различни ежедневни задачи.

Прочетете Напред Свързани теми

Производителност
Електронна таблица
Google Таблици
Анализ на данни

За автора Боби Джак(58 статии са публикувани)

Боби е ентусиаст на технологиите, който работи като софтуерен разработчик в продължение на почти две десетилетия. Той е запален по игрите, работи като редактор на рецензии в Switch Player Magazine и е потопен във всички аспекти на онлайн издателството и уеб разработката.

Още от Боби Джак

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате