Как да премахнете дубликати в Excel

Понякога електронната ви таблица в Excel се откъсва от вас и може да откриете, че се нуждае от добро почистване. Особено често срещан проблем е да срещнете дублирана информация в множество клетки или редове. Ето няколко лесни начина да намерите и изтриете дублиращи се данни в Excel, за да ги поправите.

Как да намерите дублирани стойности в Excel

Добра практика е да намерите и маркирате дублирани стойности в Excel, преди да ги изтриете. Изтриването на стойностите ги премахва за постоянно от електронната таблица на Excel, така че първо маркирането им ви дава възможност да прегледате дубликатите и да се уверите, че нямате нужда от тях.

В нашия пример ще използваме следната електронна таблица:

Нашият измислен потребител проследява всички писалки, които е написала. Електронната таблица съдържа информация за писалката и цвета на мастилото в момента в писалката. Но тя подозира, че случайно е влизала в някои от химикалките си повече от веднъж.

Най -лесният начин да идентифицирате дублиращи се стойности е да използвате условно форматиране. За да подчертаете дублиращи се стойности, използвайки условно форматиране, изпълнете следните стъпки:

Изберете клетките, които искате да проверите за дубликати.
Под У дома раздел, щракнете върху Условно форматиране в Стилове група.
Изберете Маркирайте Правила за клетки> Дублирани стойности .
Появява се изскачащо поле, което ви позволява да изберете формат на стил за дублиращите се клетки.
След като приключите, щракнете Добре .

Този метод подчертава дубликатите във всяка колона или ред. Както можете да видите по -долу, всяка компания, модел или цвят на мастилото, изброени повече от веднъж, се открояват.

За този пример трябва да разгледаме колоната Модел, за да намерим дублиращи се химикалки. Имаме две студентски, 41 и Preppy химикалки. 41 -те имат различни мастила, така че вероятно са различни химикалки. Но писалките Student и Preppy може да са дубликати.

Както можете да видите, този метод не е идеален.

Той намира всяка една дублираща се клетка, но в този случай ние се интересуваме само от намирането на дублиращи се редове. Можете да имате много различни химикалки от една и съща компания със същото мастило. Но е по -малко вероятно да имате повече от една химикалка с една и съща фирма, модел и цвят на мастилото.

Свързани: Автоматично форматиране на данни в електронни таблици на Excel с условно форматиране

Как да маркирате дублирани редове в Excel с персонализирана формула

Excel ви позволява да създавате персонализирано условно форматиране с формули. Можем да използваме този метод за идентифициране на дублиращи се редове. Избирането на тази опция е подобно на начина, по който избрахме дублиращите се стойности по -горе, освен вместо да избираме Маркирайте клетъчните правила , изберете Ново правило вместо.

Това извежда изскачащо меню. Нагласи Стил да се Класически , след това отворете следващото падащо меню и изберете Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .

Формулата, която искаме да въведем е:

COUNTIFS($A:$A,$A2,$B:$B,$B2,$C:$C,$C2)>1

Нека разгледаме по -отблизо тази формула.

Формулите за условно форматиране трябва да върнат отговор, който е или истина, или невярно. Ако отговорът е верен, форматирането се прилага. Това уравнение е вярно, когато брои повече от един ред със същата информация.

За да провери редовете за дубликати, формулата първо избира колона ($ A $ 2: $ A $ 14). Използваме абсолютното местоположение, защото искаме всички да използват един и същ диапазон от клетки при оценката на редовете за дубликати.

Следващата променлива е целта, която проверяваме за дублирана стойност ($ A2). Този път за колоната се използва абсолютното местоположение, но не и редът. Това позволява на нашата формула постепенно да проверява всеки ред.

Повтаряме това за всяка колона в реда.

След като въведете формулата, не забравяйте да изберете стил на форматиране. По подразбиране няма стил. Така че, дори и да направите всичко правилно, ако забравите тази стъпка, няма да видите резултатите.

След това масата ни изглеждаше така:

Този метод подчертава само всички редове, които са дубликати. След като намерите всички дубликати в електронната си таблица на Excel, можете да решите дали те трябва да бъдат премахнати.

Как да премахнете дубликати в Excel

Премахването на дубликати е лесно в Excel. Под Данни раздел, в Инструменти за данни група, ще намерите опция за Премахване на дубликати . Този инструмент е много удобен, защото ви позволява да изберете кои колони искате да проверите.

За да използвате този инструмент, изберете вашите данни и след това кликнете върху Премахване на дубликати .

Когато направите това, се появява изскачащ прозорец, който ви позволява да изберете кои колони да проверите за дубликати. Ако ти Избери всичко колони, той премахва само дублиращи се редове.

Не е нужно обаче да избирате всички колони. Например, ако исках да знам кои мастила в момента са в химикалките, можете да изберете Цвят на мастилото и премахнете дублиращите се цветове. Това ще остави първата писалка, която използва нов цвят, и ще премахне всеки следващ запис.

Използването на инструмента за премахване на дубликати на Excel автоматично изтрива дублиращите се записи.

Свързани: Как да премахнете празни редове в Excel по лесния начин

Ако искате само временно да премахнете дублиращи се записи, но не и да ги изтриете, може да искате да филтрирате данните си вместо това.

Как да филтрирате дубликати в Excel

Филтрите ви позволяват да манипулирате колко от данните ви се показват, без всъщност да премахвате някоя от стойностите. Можете да намерите опциите за филтриране под Данни раздел в Сортиране и филтриране група.

Има много различни начини за филтриране на данни в Excel. Примерът по -долу показва само как да филтрирате дублиращи се стойности:

Как да получите портрет на iphone 7

Изберете данните, през които искате да филтрирате.
Щракнете Разширено в Сортиране и филтриране Група.
В изскачащия прозорец активирайте опцията за показване Само уникални записи .
Щракнете Добре .

Филтрирането на тези данни кара Excel да скрие всички дублиращи се редове. Така че в нашия пример дублиращите се писалки Student и Preppy бяха скрити.

Но дублиращите се данни не са изчезнали, те просто са скрити от погледа. Ето защо нашата таблица все още е форматирана според правилото, което създадохме по -рано, въпреки че не се появяват дублиращи се химикалки.

Всъщност, ако погледнете по протежение на номерата на редовете, можете да видите къде са скрити двата реда. Редовете скачат от седем на девет и отново скачат между 12 и 14. Данните не са изчезнали, просто са извън полезрението.

Преглед на това как да премахнете дубликати

Първата стъпка в изчистването на вашите данни е идентифицирането на всякакви дубликати. Премахването на дубликати в Excel окончателно изтрива данните. Открояването им ви дава възможност първо да оцените дубликатите. И ако се интересувате от дублирани редове, трябва да използвате формули за условно форматиране, за да ги намерите.

И накрая, ако не искате да изтриете дублиращите се данни, помислете вместо това да използвате филтър. Това ги скрива от полезрението, без всъщност да премахва дублиращи се данни от Excel.

Дял Дял Туит електронна поща Как да маркирате всеки друг ред в Excel

Улеснете четенето на вашите таблици в Excel, като маркирате всеки друг ред в различни цветове с тези техники.

Прочетете Напред Свързани теми

Производителност
Електронна таблица
Microsoft Excel
Анализ на данни

За автора Дженифър Сийтън(21 статии са публикувани)

Дж. Сийтън е научен писател, специализиран в разбиването на сложни теми. Има докторска степен от университета в Саскачеван; нейното изследване се фокусира върху използването на базирано на игри обучение за повишаване на ангажираността на учениците онлайн. Когато тя не работи, ще я намерите с четене, игра на видео игри или градинарство.

Още от Дженифър Сийтън

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате