Home-theater-designers
Excel е a фантастично полезно програма за електронни таблици, но няма нищо по -лошо от това да създадете перфектна електронна таблица и да я отпечатате само за да я видите да излезе на девет листа хартия, включително един ред на последния. Каква полза от красиво изработената електронна таблица, ако изглежда ужасно на хартия?
За щастие можете да промените електронната си таблица и настройките на програмата, за да получите всичко на една страница и да направите тази страница да изглежда възможно най -добре. Ако електронната ви таблица е твърде голяма за една страница, можете да използвате тези настройки, за да я разпределите по няколко страници по -удобно.
Визуализация, преди да отпечатате
Това е важна стъпка - можете да се справите с много проблеми, преди да отпечатате, ако просто знаете за тях. Ако отпечатате и след това проверите дали работи добре, може да загубите много хартия, опитвайки се да поставите последния ред или колона върху хартията.
В зависимост от вашата версия на Excel може да се наложи да щракнете Файл> Визуализация на печат , Файл> Печат> Визуализация на печат , или просто Файл> Печат за да видите как ще изглежда вашата електронна таблица, когато излезе от принтера. Ако изглежда добре, продължете и отпечатайте. Ако не, опитайте някои от изброените по -долу стратегии!
Използвайте изгледа за оформление на страницата
Изгледът на оформление на страницата ще ви покаже как ще отпечатате документа си, докато работите върху него. Това не е чудесен изглед за работа върху електронната ви таблица, но може да ви помогне да направите корекции, за да сте сигурни, че колоните и редовете ви се възползват максимално от пространството, което имате. За да активирате изгледа, отидете на Изглед> Оформление на страницата .
Сега ще видите електронната си таблица така, както би била отпечатана. Извършването на корекции с помощта на изброените по -долу инструменти в този изглед ще ви даде по -добра представа дали са работили добре или не. (Същата функционалност е налична в Word и може да ви помогне създаване на професионално изглеждащи документи и там.)
Променете ориентацията на страницата
Ако електронната ви таблица е по -широка от високата, хоризонталната ориентация ще ви помогне да поставите повече от нея на страница. По -високата електронна таблица вероятно ще се възползва от вертикална ориентация. За да изберете ориентацията на вашата електронна таблица, отворете Настройка на страницата меню и изберете Портрет или Пейзаж под раздела Страница.
как да предавате от mac към roku
Изтриване или скриване на редове или колони
В големите електронни таблици често има редове или колони, които са излишни, съдържат стара информация или просто не е необходимо да бъдат отпечатани в конкретна ситуация. Тези редове и колони заемат ценни недвижими имоти на страницата и могат да затруднят по -добрата настройка на електронната ви таблица.
Ако можете да изтриете някои от тези данни, просто използвайте познатото маркирайте> Редактиране> Изтриване последователност, за да се отървете от тях. Ако съдържат информация, която смятате, че може да ви е необходима отново по-късно, можете да ги скриете, като щракнете с десния бутон върху заглавката на ред или колона и изберете Крия . За да видите данните отново, маркирайте редовете или колоните от двете страни на скритите данни, щракнете с десния бутон върху етикета и изберете Покажи .
Използвайте прекъсвания на страници
Точно както в любимата ви програма за текстообработка, можете да вмъкнете прекъсвания на страници, за да сте сигурни, че електронната ви таблица е разделена между множество страници, където искате да бъде, вместо където Excel реши, че е удобно. Просто използвайте Вмъкване> Разкъсване на страница за да кажете на Excel къде да разделите вашия документ.
Променете областта за печат
Ако вашата електронна таблица съдържа огромно количество данни и трябва да отпечатате само част от тях, можете да отпечатате само частта от електронната таблица, която сте избрали. Изберете клетките, които искате да отпечатате, и щракнете върху Печат . Променете Отпечатайте какво: опция за Избор , и визуализацията ще се актуализира, за да съдържа само данните, които сте избрали.
Ако сте склонни да отпечатвате една и съща селекция редовно, можете да зададете постоянна област за печат, която да обхваща само тази секция, така че да не се налага да я избирате всеки път. За да направите това, изберете областта, която отпечатвате често, след което отидете на Файл> Зона за печат> Задаване на област за печат . Сега тази селекция ще се превърне в стандартната област за печат за вашата електронна таблица. За да се отървете от тази настройка, използвайте Файл> Зона за печат> Изчистване на областта за печат .
Промяна на полетата на страницата
Ако имате нужда от малко повече място, за да поставите електронната си таблица на страница, добавянето на допълнително пространство в полетата на страницата може да реши проблема ви. Можете да получите достъп до диалоговия прозорец Настройка на страница или от Файл> Настройка на страница или с бутона Page Setup в диалоговия прозорец за печат. Добавете част от инча към всяко поле и проверете отново визуализацията за печат.
Лесно е да се прекали с добавянето на място в полетата, за да се побере възможно най -много на страница. Не забравяйте обаче, че текстът, стигащ до ръба на лист хартия, е не само естетически неудобен, но и може да бъде труден за четене. Бъдете разумни с този!
Обвиване на текст и преоразмеряване на колоните
Excel обикновено се използва за числени данни, но може да бъде наистина полезен и за текст. Ако имате много текст в клетките си, те наистина могат да разтегнат електронната ви таблица и да затруднят поставянето й на една страница или дори на няколко страници; може да се окажете със странна схема за печат, която прави вашия документ да изглежда така:
Част от текста е отрязан, а клетките, които не са отрязани, се движат твърде надясно. За да ограничите ширината на електронната си таблица до ширината на една страница, можете да ограничите ширината на колоните си и да използвате преместване на текст, за да сте сигурни, че няма да загубите нито една от данните, които искате да бъдат отпечатани. Първо, отидете на Формат> Клетки> Подравняване и се уверете Прехвърляне на текст е активиран.
Сега, когато текстът в клетка е по -широк от ширината на колоната, текстът ще се премести до следващия ред. От тук можете да регулирате ширините на колоните си, като плъзнете ръба на заглавка на ред или колона, за да го преоразмерите.
Можете също да щракнете двукратно върху етикетите на редовете или колоните, за да ги направите автоматично толкова широки, колкото е необходимо, както е показано във видеоклипа по-долу. За да сте сигурни, че колоните ви се побират на страница, както искате, използвайте изгледа на оформлението на страницата, споменат по -горе.
Мащабирайте електронната си таблица
Ако нищо друго не е свършило работата, можете да мащабирате електронната си таблица, така че да се побере на една страница (или определен брой страници). В Настройка на страницата , щракнете върху бутона за избор до Подходящ за: и изберете броя страници, на които искате да отпечатате електронната си таблица. Избирането на по -малък брой „широки“ страници ще мащабира документа хоризонтално, а избирането на по -малък брой „високи“ страници ще го мащабира вертикално. Можете също да изберете процентна скала.
Използването на опцията за мащабиране може да помогне за ограничаване на размера на вашия документ, когато е поставен на хартия, но също така може да направи текста ви много малък и труден за четене. Проверете визуализацията и се уверете, че не мащабирате дотолкова, че е невъзможно да прочетете някоя от вашите данни. Мащабирането е наистина полезно, когато се опитвате да отпечатате Диаграми на Excel , също.
Улеснява разчитането на вашата разпечатка
След като успеете да поставите електронната си таблица на приемлив брой страници, отидете крачка напред и направете възможно най -лесното й четене. Чрез промяна на няколко други настройки за печат можете да оптимизирате вида на разпечатката. Ето няколко, за които трябва да знаете.
Отпечатване на линии на мрежата и заглавия на редове или колони
В Настройка на страницата меню (достъпно чрез диалоговия прозорец за печат или Файл> Настройка на страница ), щракнете върху раздела Sheet и изберете Линии на мрежата под Печат раздел. Можете също да изберете Заглавия на редове и колони за да добавите тези етикети към вашата разпечатка.
Добавяне на информация за заглавки и долни колонтитули
Excel може автоматично да добавя полезна информация към горната и долната част на вашия документ, за да улесни четенето. В Настройка на страницата меню, щракнете върху Заглавка/Долен колонтитул раздела и използвайте падащите менюта, за да добавите информация като номер на страница, име на файл и име на автор към заглавката или долния колонтитул. Ако електронната ви таблица е наистина дълга, тази информация може да помогне за по -лесното организиране на страниците.
Можете също да добавите персонализиран текст, като щракнете върху Персонализирайте заглавката или Персонализирайте долния колонтитул .
Не се задоволявайте с лошо отпечатани електронни таблици
Може да бъде разочароващо да се опитвате да накарате електронната си таблица да изглежда добре, когато я отпечатате - особено ако трябва да я поставите на една страница. Но с няколко ощипвания към настройките и формата на вашия документ, можете да направите хубава разпечатка! Не забравяйте да научите и други съвети за успех на Excel в офиса, докато сте в него.
Имате ли други съвети за отпечатване на електронни таблици от Excel? Споделете ги по -долу!
Кредити за изображения: бизнесмен с въпросителен знак от Dooder чрез Shutterstock
Дял Дял Туит електронна поща Добре ли е да инсталирате Windows 11 на несъвместим компютър?Вече можете да инсталирате Windows 11 на по -стари компютри с официалния ISO файл ... но дали е добра идея да го направите?
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Печат
- Microsoft Excel
Дан е консултант по стратегия за съдържание и маркетинг, който помага на компаниите да генерират търсене и потенциални клиенти. Той също така блогове за стратегия и маркетинг на съдържанието на dannalbright.com.
Още от Дан ОлбрайтАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате