Как да създавате професионални отчети и документи в Microsoft Word

Как да създавате професионални отчети и документи в Microsoft Word
Това ръководство е достъпно за изтегляне като безплатен PDF файл. Изтеглете този файл сега . Чувствайте се свободни да копирате и споделите това с приятелите и семейството си.

Ако Microsoft Office беше държава, тя щеше да е третата най -населена държава в света. 1,2 милиарда души използването на един набор от приложения е изумително. И те „говорят“ 107 езика!





Но в момента вие и аз говорим на английски и ще говорим за най -популярния инструмент в арсенала на Microsoft Office - Майкрософт Уърд 2016 г. .



е по -висока честота на опресняване по -добре

Този редактор на документи се използва за писане на различни документи. От просто приложение до необходимото резюме. От обикновен списък с кофи до служебна бележка. Смятаме, че можем да работим с Word. Но когато сядаме да напишем сериозен професионален доклад, откриваме важен факт.





Професионалното писане на доклади се нуждае от различен набор от умения.

Така че, задайте си това - можете ли да направите скок от един документ към обширен доклад? Познавате ли всички функции на Microsoft Word, които ще ви помогнат да управлявате този мащабен проект за документи? Можете ли да си сътрудничите в работата с други членове на екипа?



Може да сте студент, собственик на малък бизнес или офис работник ... ще трябва да създадете отчет или някакъв професионално форматиран документ. Това ръководство MakeUseOf ще ви помогне да актуализирате техниките си и да изострите дизайна си.

В това ръководство:

Писане на доклад - Въведение | Контролен списък на докладите



Полезни инструменти на Microsoft Word - Специална паста | Изследовател | Замразете части от вашия документ

Работете върху оформлението и дизайна - Въведение | Заглавна страница | Съдържание | Заглавка и Долен колонтитул | Номера на страници | Стилизиране на шрифтове | Оформяне на абзац | Прекъсвания на страниците | Стилове и теми | Надписи | Бързи части | Граници на страници



Препратки и сътрудничество - Индекс | Библиографии | Кръстосани препратки | Коментари

Завършете доклада си - Подписи | Водни знаци | Само за четене | Печат в PDF

Следващата стъпка - Заключение

Писане на доклад

Писането на доклад включва проучване и след това публикуване на резултатите от този анализ. В професионалния свят „външният вид“ или външният вид на това, което публикувате, е от първостепенно значение. Приятният за окото краен резултат може да подхрани вашата репутация и да подобри личната ви марка.

Стъпките по -долу ще ви преведат през експертните функции в Microsoft Word 2016. Прекарвайте много време в план. Започнете с тези насоки ...

Стъпка 1: Решете целта

Преди да започнете отчета, първо трябва да знаете защо го пишете. Докладите са много видове, но те имат за цел да информират или убеждават. Тя може да бъде предназначена за описание на технически процес, споделяне на основна информация или демонстриране на напредъка по даден проект.

Запитайте се - Какво и Защо . Това ще ви помогне да дестилирате целта до една основна точка и да се придържате към нея, вместо да се занимавате с ненужни подробности.

Стъпка 2: Определете вашата аудитория

Второто важно съображение е да оцените аудиторията си. Ще могат ли да разберат за какво говориш? Има ли различни нива на читатели, които ще прочетат доклада? Познанията на читателя по темата ще повлияят значително на информацията, която трябва да включите.

Определете основната аудитория и след това скриптирайте доклада на адекватно техническо ниво. Вторичната аудитория може да бъде подкрепена с допълнителна информация в края на доклада.

Стъпка 3: Познайте темата си

Трябва да знаете за какво говорите. Така че, проучете темата и включете цялата необходима информация, за да докажете своята позиция. Уверете се, че сте стигнали до заключение въз основа на факти, а не на лично мнение. Информацията трябва да е точна, актуална и добре посочена.

Използвайте също така разнообразни ресурси, като списания, статии във вестници, книги, уебсайтове, брошури, необработени данни, годишни доклади и речи, за да подкрепите вашата точка. Просто не се придържайте към Уикипедия.

Стъпка 4: Очертайте доклада

Вие сте направили изследването. Има много информация, която чака да бъде въведена и отпечатана. Но почакай! Не се удавяйте, преди да влезете във водата. Подгответе окончателния план на доклада, който ще бъде схемата на пътните точки, които ще ви помогнат да навигирате от началото до края. Контурът е планът. Той ще ви даде изглед от птичи поглед на земята и също така ще ви покаже къде трябва да попълните подробностите.

Структурата на доклад за идея може да включва следните елементи:

  • Заглавна страница
  • Резюме
  • Съдържание
  • Въведение
  • Тялото на доклада
  • Заключение
  • Препоръки
  • Приложение
  • Библиография и литература

Microsoft Word Очертание на документа е мощна функция, която може да ви помогне да организирате документ дори преди да започнете да го попълвате с изследвания. Възползвам се от шаблони за мозъчна атака и картиране на ума също.

Стъпка 5: Напишете, редактирайте, коригирайте и завършете

След като сте структурирали своя отчет, е време да попълните заглавките със съдържание. Аз лично намирам за най -добре да се справя по малко с всеки раздел и след това да го напълня с информация. Можете да направите това, ако искате, или да завършите всеки раздел, докато слизате по структурата на отчета. Не забравяйте да се съсредоточите върху представянето на идеите си и да използвате подкрепящи доказателства, а не първо правопис и граматика. Очертайте своя аргумент и напишете няколко изречения, които дават основните ви идеи. Ако намерите нещо, което си заслужава да бъде цитирано, цитирайте го.

След като по -голямата част от текста ви е написан, сега е време да го прочетете и да се уверите, че тече добре. Уверете се, че насочвате разбирането на читателя с преходни думи като „Тази информация показва…“, „С други думи…“, „По подобен начин…“ и подчертавайте съответните и ключови моменти.

И накрая, отделете време за корекция, проверете за граматика и правопис и проверете отново цялата съответна информация и нейния логически поток. Най -добре е да оставите поне един ден, за да проверите и коригирате работата си. Не се опитвайте да го редактирате веднага след като мислите, че сте приключили, тъй като ще пропуснете да прочетете написаното. Поспийте и го прочетете на следващия ден.

Контролен списък на докладите

Преди да отидете и да предадете или да предадете своя доклад, върху който сте работили толкова усилено, уверете се, че сте направили следното:

  • Попълнете заглавната страница със заглавието, вашето име, дата, за кого е докладът и възможно описание за какво е докладът.
  • Страницата със съдържание има подходящи заглавия и номерата на страниците са правилни.
  • Уверете се, че въведението обхваща ключови моменти, обхвата на доклада и целта, която иска да постигне.
  • Добавили сте надписи над таблици и под изображения/графики.
  • Съдържанието на доклада представя ли информацията по ясен начин, логичен, фактически, оставащ по темата, е в смисъл?
  • В заключението са посочени резултатите, преизчислена ли е основната идея и не включва ли нова информация?
  • Ясно ли са обозначени заглавията и подзаглавията?
  • Уместни ли са, актуални и правилно посочени цитати?
  • Използвали ли сте прекъсвания на страници, където е подходящо?

Сега, нека стартираме Microsoft Word и ще ви преведем през функциите, които ще ви помогнат да съберете черновата на вашия доклад и да го представите като професионален документ.

Полезни функции на Microsoft Word за писане на отчети

Приемете ги като съвети с размер на хапка и ги овладейте един по един.

Microsoft Word е голяма гаубица с много гайки и болтове. Нека се съсредоточим върху ключовите набори от умения и инструментите, които ще ви трябват за планиране, подготовка и представяне на професионалния доклад. Функциите на Microsoft Word, които ще разгледаме по -долу, също са преки пътища за производителност, които ще улеснят работата ви.

Бакшиш: Използвайте помощника „Кажи ми“ на Microsoft Word 2016, за да научите повече за новите функции в пакета Office.

Нека започнем с три предварителни инструмента ...

Използвайте Специална паста

За повечето от нас, когато трябва да копираме текст или изображение в Word, клавишната комбинация CTRL+V се справя добре. Но понякога може да искаме да поставим копираните данни в друг формат, като например Excel данни като изображение. С Специална паста команда, която можете да изхвърлите или посочите формата, когато поставите картина, данни за презентация, таблица или обект от която и да е друга програма в Word.

Ще работите много с таблици и диаграми в Excel в професионален документ.

Ако просто копирате това, което искате и щракнете върху поставяне, ще забележите, че то ще вмъкне данните като таблици. Но, ако искате да поставите голяма площ от клетки и не искате да я редактирате, може да искате да я поставите като изображение, с допълнителната опция за редактиране.

В Microsoft Excel: Изберете и маркирайте клетките, които искате да копирате> Натиснете CTRL+C.

В Майкрософт Уърд: Отидете на Начало> Поставяне> Специално поставяне . Изберете Специална паста и от диалоговия прозорец изберете Обект на работен лист на Microsoft Office Excel .

Можете да преоразмерите данните, както са изображения, и ако щракнете двукратно, ще можете да редактирате стойностите. Можете да промените таблицата или диаграмата и да я преработите. И ако актуализирате данните в диаграмата или таблицата в Excel, можете автоматично да опресните диаграмата в Word.

Опитайте и контекстното меню с десен бутон. Появява се менюто Специално поставяне:

Има още опции за импортиране на данни от Excel в Word . The Поддръжка на Microsoft Office страницата също ги описва подробно.

Използвайте изследователя

Да, има Google и Wikipedia. Но непрекъснатото преминаване от Word към браузъра може да попречи на вашата производителност. Office 2016 въвежда мощна изследователска интеграция в тази мрачна работа. Изследователят може не само да ви помогне да намерите съдържание от Microsoft Word, но и да ви помогне бързо да добавите цитати. Той използва графиката на Bing Knowledge Graph, за да намери подходящото съдържание, което да поддържа вашия документ.

Отидете на Лента> раздел Референции и c Изберете Изследовател . Вдясно ще се отвори прозорец с опциите за търсене.

Въведете ключова дума за темата, която искате да търсите, и натиснете Enter.

Прозорецът с резултати показва списък с източници, които можете да използвате във вашия документ. Изберете тема, която да проучите подробно.

Добавете темата към вашия документ на Microsoft Word с щракване върху знака плюс в горния десен ъгъл. Можете също да щракнете върху знака плюс върху всеки резултат, за да цитирате източника във вашия изследователски документ. Цитираният източник ви помага да подкрепите изследванията си с уеб източници и книги.

Както ще видим по -късно, анотираната библиография е една от най -трудните части на документа. Изследователят е интелигентен асистент, който се намесва.

Замразете част от вашия Word документ

Нека приемем за даденост, че вашият професионален доклад ще бъде дълга и сложна работа. Можете да разделите прозореца на Word на две панели, така че да можете да преглеждате две различни части на документ едновременно. Това е ценен спестяващ време, когато искате да копирате и поставите части от едно място на друго или да се обърнете към една част от документа, докато работите в друго.

Отидете на Лента> раздел Преглед> Разделяне .

За да премахнете разделянето, кликнете върху Премахнете Split в същия раздел.

Групата Windows ви дава няколко опции за промяна на начина, по който работите с два или повече документа. Характеристиките се обясняват сами.

За да превъртите двата документа едновременно, щракнете Синхронно превъртане в групата Прозорец в раздела Изглед. Можете също да кликнете върху Изглед Рамо до рамо да поставите две части от документа една до друга.

Бакшиш: Използвайте Разделен изглед, за да покажете две различни оформления - например Печат и Контур. Задайте разделянето. След това щракнете в прозореца, който искате да промените, и след това изберете различно оформление в раздела Изглед.

Работете върху оформлението и дизайна

Представянето на доклад е това, което кара някой да прочете доклад на първо място и затова е от решаващо значение докладът му да бъде добре представен. Ако имате избор от четири доклада за четене, какво ще изберете?

  1. Ръчно написан доклад.
  2. Документ, отпечатан в черно и бяло.
  3. Доклад, отпечатан на обикновена цветна хартия А4.
  4. Отчет, отпечатан в цвят, със закачлива заглавна страница, добре обграден и гладък?

Ще вземете четвъртия доклад, защото той ще ви дърпа към него само чрез визуалния вид.

Предният капак не е единствената причина. Добре проектираният доклад е по-лесен за четене. Също така е по -лесно да сканирате, когато нямате време за четене. Ето защо трябва да отделите известно време за заглавките и долните колонтитули, както и за различните стилове и теми. Накратко - форматирането на всеки елемент в доклада.

Форматирането може да изглежда като трудна задача, но това е забавно упражнение, което ще упражни всичките ви творчески мускули. Основните изводи ще бъдат уменията, които можете да приложите към всичко в Microsoft Office занапред. И времето, което ще спестите с всички съвети за производителност, научени тук.

Microsoft Word 2016 има богат набор от функции. Това са само някои от начините, по които дизайнът на вашия отчет може да се отличава от останалите и да бъде професионален. Така че, нека разчупим оформлението и дизайнерските умения.

Този раздел ще обхваща стъпка по стъпка тези функции:

  • Започнете с титулна страница
  • Направете Съдържание
  • Създайте своя заглавен и долен колонтитул
  • Добавяне на номера на страници

(Форматиране на съдържанието)

  • Изберете правилните шрифтове
  • Оформете абзаците
  • Прекъсвания на контролната страница
  • Използвайте стилове и теми
  • Надписи
  • Използвайте бързи части
  • Украсете с рамки на страници

1. Започнете с титулна страница

Първата страница е първата точка за контакт с вашия читател. Това е и вашата възможност да направите благоприятно впечатление. Не позволявайте липсата на артистични умения да бъде извинение, защото Word поема работата с вградената си галерия от заглавни страници. Всичко, което трябва да направите, е да се ожените за темата на доклада.

Microsoft Word 2016 ви предлага 16 предварително форматирани шаблона и още три на Office.com.

Отидете на Вмъкване> Група страници> Титулна страница .

Титулната страница се появява в началото на документа по подразбиране.

Тъй като има само 16 „официални“ шаблона в оферта, може да откриете, че всичките ви други партньори имат една и съща заглавна страница. Така че, защо да не го персонализирате и да го направите малко по -уникален.

Можеш проектирайте заглавна страница (или заглавна страница) в Microsoft Word това може да бъде оригинал в стека. Запазете го като шаблон или лесно променете дизайна в движение.

2. Направете Съдържание

Случайни четци сканират. Добрите читатели първо сканират и след това се гмуркат дълбоко. Съдържание предоставя точките, които помагат и на двете. Когато това е дълъг и сложен документ, не бихте ли предпочели да проверите разположението на земята, преди да се насочите към секцията, която ви интересува?

Помислете за Съдържание (TOC), ако вашият документ е с повече от 10 страници. Първо трябва да се уверите, че няма нужда пренаредете всички страници във вашия документ преди създаването на TOC.

В Microsoft Word не е нужно да пишете целия TOC на ръка. Има Съдържание автоматичен инструмент под Препратки раздел, който взема вашето очертание и го проектира за вас. Също така можете лесно да го актуализирате, когато искате да промените нещо.

Има и шаблони, които можете да изтеглите и да ги приспособите към естеството на съдържанието. Например, TOC за дипломна работа ще изглежда различно от това на годишния отчет на компанията.

Имаме пълен урок за как да създадете страница със съдържание в Word .

Същността му е следната:

Създайте очертанията и използвайте стилове на заглавия, за да организирате йерархията. Приложете автоматичния инструмент TOC към стиловете на заглавията. Word 2016 търси тези заглавия и след това вмъква съдържанието във вашия документ. След това можете автоматично да актуализирате своя TOC, ако направите промени в документа си.

За повече практически контрол можете да използвате и Съдържание на ръководството стил. Word вмъква заместващ текст и трябва да вмъкнете и форматирате всяко съдържание в списъка.

Заглавните и долните колонтитули са важни в отчетите, тъй като основната цел е да се предостави информация за отчета на всяка страница. Те са общите области за показване на номера на страници. Заглавката на документа трябва да съдържа заглавието на доклада и евентуално името на този, който го е създал. Заглавието на настоящия раздел е полезно.

Долният колонтитул, от друга страна, трябва да включва номерата на страниците, датата на публикуване и друга необходима административна информация. Имайте предвид, че някои стиловите ръководства имат специални указания за горен и долен колонтитул .

Нека започнем с заглавката във вашия документ и да му придадем уникален вид.

Изберете Вмъкване , след което изберете едно от двете Заглавка или Долен колонтитул от групата. Вградената галерия ви показва няколко опции, от които можете да избирате.

Пространството в заглавката и долния колонтитул се вмъква във вашия документ с текст или таблица на заместител. The Инструменти за заглавки и долни колонтитули се отваря на лентата за друга работа по форматиране като дата, час или картина.

Въведете вашия текст и след това изберете Затворете заглавката и долния колонтитул .

Можете да започнете с празен заглавен и долен колонтитул. Ако имате дизайнерски умения, използвайте Инструменти за заглавки и долни колонтитули да проектирате свой собствен. Овладейте заглавката и долния колонтитул, ако искате да създадете персонализирани бланки за вашата организация. Можете да използвате елементи на марката като лога на фирма или организация в горната част и добре форматирани бележки под линия в долната част

Нека опитаме и променим един от вградените заглавки. Аз избрах Момче от галерията.

Окончателният изглед отне две минути, за да бъде съчетан с прости текстови ефекти и икона, получена от галерията с икони на Microsoft Office.

Заглавният и долният колонтитул са на място. Но как да разберете къде се намирате в документа? Вмъкнете номерата на страниците като следващия важен указател.

4. Добавете номера на страници

Номерата на страниците изглеждат най -добре в долния колонтитул (за разлика от заглавката, както на изображението по -горе). Можете да добавите основен номер на страница от Вмъкване> Номер на страницата бутон на лентата. Можете също да го добавите от Дизайн раздел, който се появява, когато добавите заглавката и долния колонтитул.

Имате голям контрол върху номерата на страниците. Изберете от широка гама от формати на числа и ги персонализирайте според вашите нужди. В този случай добавяме номера към долния колонтитул, но можете да ги поставите в горната част или дори в полетата. В този пример поставих номера на страницата долу вляво. Но бих искал да променя външния вид и формата.

Например: Използването на „Страница X на XXX“ прави по -добър индикатор за дълъг документ.

Изберете номера на страницата. Отидете на Вмъкване> Бързи части . От падащото меню изберете Поле . Можете също да отворите диалоговия прозорец Поле от раздела Дизайн на заглавки и долни колонтитули.

Избирам NumPages от дългия списък с имена на полета. От полето вдясно можете да изберете конкретен формат. Избрах обичайните 1, 2, 3. Щракнете Добре , и ще се появи броят на броя страници. Сега всичко, което трябва да направите, е да добавите вашия текст, като например страница X на XXX, и да промените облика на числата с обичайните инструменти за форматиране на текст, налични от раздела Начало.

Сега изглежда така:

Проектирайте изгледа на всеки номер на страница във вашия документ и Word актуализира автоматично всички останали. Номерата на страниците са най -често срещаните елементи в долния колонтитул, но могат да съдържат и всякаква друга информация като заглавката. От опциите в групата „Вмъкване“ можете да добавите датата и часа, информацията за документа, изображенията и други към заглавката или долния колонтитул.

След това пристъпваме към форматиране на съдържанието.

Визуалната рисунка на вашия професионален доклад идва заедно с „разкрасяването“, което прилагате към съдържанието. Форматирането също е съществена стъпка за документ, който тече добре. Така че трябва да насочите много енергия към избора на правилния шрифт, пространството за абзаци и цветовете.

Не се притеснявай. Дори артистично оспорваните ще намерят тази част за лесна, защото Microsoft Word идва опакован с теми по подразбиране и визуални стилове. Нека започнем с най -основния елемент на документа.

5. Изберете и оформете правилния шрифт

Вашият избор на шрифт в професионален Word доклад не само определя как се откроява текстът, но и как се отпечатва. Искате и двете за максимално въздействие.

Можете да приложите шрифт (т.е. визуален вид на шрифта) или към цял документ, или към конкретни части от документ. Всички възможности за избор на шрифт са достъпни от раздела Начало. Отидете на Начало> Шрифт .

Шрифтът по подразбиране в Microsoft Word 2016 е Calibri. Погледнете отвъд това, тъй като имате много други, от които да избирате. Ако изберете Times New Roman, може да се считате за мързелив, ако изберете Windings, добре ... не мисля, че трябва да обяснявам това. Затова не забравяйте да изберете шрифт, който е лесен за четене и отговаря на доклада. За да играете на сигурно, изберете едно от тези професионално изглеждащи шрифтове на Google ; те са достъпни безплатно.

Бакшиш: Баскервил и Джорджия са добри алтернативи на прекалено използвания Times New Roman

Опитайте с различно сдвояване на шрифтове за основния текст и заглавията (и подзаглавията). Няколко уебсайта като FontJoy и TypeWolf ще ви помогне да експериментирате с двойките шрифтове. Можеш изтегляне и използване на персонализирани шрифтове също. Но запомнете правилото за палеца-никога не използвайте повече от три различни шрифта в документ.

За тази допълнителна пицария опитайте a пуснете капачка, за да подобрите текста си .

6. Оформете параграфите

Ако искате редовете ви да са с двойно или единично разстояние, трябва да промените формата на абзаците. Чрез промяна на разстоянието можете да направите документа по -лесен за четене или да създадете впечатление, че е по -дълъг и че сте вложили повече работа в него.

За да промените абзаца за целия документ, най -добре е да изберете всеки блок текст; в противен случай, ако използвате заглавки в доклада си, те също ще се променят. Друг по -добър вариант е, ако персонализирате конкретния стил, който използвате за форматиране на абзаца.

За да направите това, отидете на У дома > Стилове . Щракнете с десния бутон върху стила, който искате да промените, и изберете Промяна . Кликнете върху Формат> Абзац който е в долната част на диалоговия прозорец. Сега променете разстоянието, отстъпа и подравняването на абзаца. Щракнете Добре за затваряне на диалоговите прозорци.

Когато искате да промените по -малка част от документа , изберете какво искате да промените. Щракнете с десния бутон върху маркирания текст и изберете Параграф . Ще се появи същия диалогов прозорец, както по -горе.

7. Прекъсвания на контролната страница

Прекъсването на страницата - по самото си име - разделя непрекъснат блок текст на две страници. Прекъсванията на страници са важни структурни елементи за дълги документи. Word автоматично вмъква прекъсване на страница в края на страницата. Но в дълъг документ можете да поставите прекъсвания на страници там, където искате.

За да вмъкнете ръчно разбиване на страница, щракнете Вмъкване> Разделител на страница. (Клавишна комбинация: CTRL + Enter)

Прекъсването на страницата изглежда така, когато щракнете върху Покажи скрий команда в Параграфна група .

Но какво ще стане, ако искате да запазите куп редове заедно на страница или колона и да не ги разделяте поради прекъсване на страница? Оформлението е във вашия контрол. Щракнете върху малката стрелка, която виждате в долния десен ъгъл на групата Абзац.

В Параграфно поле, щракнете Прекъсвания на редове и страници. Изберете от тези четири опции за странициране:

  • Вдовица/сирак контролът поставя най -малко два реда на абзац в горната или долната част на страницата.
  • Продължете с следващия предотвратява прекъсванията между абзаците, които искате да останете заедно.
  • Дръжте линиите заедно предотвратява прекъсвания на страници в средата на абзаците.
  • Прекъсване на страницата преди добавя прекъсване на страница преди конкретен параграф.

Ние също показахме как да премахнете прекъсванията на страници когато е необходимо.

8. Използвайте стилове и теми

Стиловете и темите са може би две от по -малко използваните функции в Microsoft Word. Но мисля, че трябва да ги използвате при всяка възможност, за да спестите много време.

Но каква е разликата между тема и стил? Microsoft казва:

Темите осигуряват бърз начин за промяна на общия цвят и шрифтове. Ако искате бързо да промените форматирането на текст, Word Styles са най -ефективните инструменти.

Така че, тъй като темите контролират общия вид с цвят, ефекти и шрифтове - започнете първо с добра тема за вашия документ. Тогава , използвайте Styles, за да копаете в конкретните части, за които искате да промените външния вид.

За Теми: Отидете на Дизайн раздел. Изберете тема от галерията. Можете да видите визуализации на това каква е комбинацията от цветове.

За Стилове: Изберете частта от текста, която искате да промените. Отидете на Стилове група на У дома раздел. Можете да видите визуализации на това как изглеждат. Изберете стила, който е подходящ за вашето съдържание. Например, изберете стил на заглавието за заглавията във вашия документ. Или конкретен стил за всякакви цитати. Можете също да промените съществуващ стил и да създадете нови стилове от нулата.

9. Надписи

Всяка картина, диаграма или илюстрация се нуждаят от надпис, за да я опишат ясно. Това е един ред текст, обикновено разположен под графика. Надписите също са важна справка, когато трябва да ги споменете на друго място. Много документи пропускат тази малка подробност.

Лесно е да добавите надпис. Щракнете с десния бутон върху илюстрацията, към която искате да добавите надпис. Изберете Добавете надпис .

В диалоговия прозорец добавете текста на надписа и конфигурирайте останалите опции. Надписите могат да бъдат автоматично препращани в Word.

10. Използвайте бързи части

Професионалните документи могат да се повтарят. Ето защо трябва да започнете да използвате бързи части за първоначално съдържание, което използвате повторно през цялото време. Например, да предположим, че има клауза за договор, която включвате към всеки документ. Или някаква уводна информация. Вместо многократно копиране-поставяне, запазете ги като бързи части и ги използвайте отново и отново.

Бързите части също са вид градивен елемент . Можете да видите галерията с всички блокове съдържание за многократна употреба в Организатор на строителни блокове .

Запазете и използвайте отново вашите собствени бързи части в две стъпки:

  1. Изберете фразата, изречението или друга част от документа, която искате да запазите в галерията.
  2. Отидете на Вмъкване> Група текст> Бързи части> Запазване на селекцията в Галерия с бързи части . Променете името и добавете описание, ако желаете. Щракнете Добре .

Също толкова лесно можете да използвате повторно запазения фрагмент от съдържание.

Поставете курсора на мястото, където искате да вмъкнете селекция от Галерията за бързи части. Отидете на Вмъкване> Текстова група> Бързи части . След това щракнете върху изречението, фразата или друга запазена селекция, която искате да използвате повторно.

Ще забележите три други категории в менюто за бързи части.

Автотекст: Word 2016 е запазил старото Автотекст отличителен белег. Работи като Quick Parts за всеки блок текст, който използвате много. Пример: Бележка, която искате да използвате с всеки документ.

Свойство на документа: Набор от постоянни свойства, които можете да включите във всеки документ. Пример: Име на фирма или автор.

Полета: Това са предварително зададени елементи, които се актуализират автоматично. Пример: Дата, час, номера на страници и др.

Не забравяйте, че записите за свойството на документа понякога могат да включват информация, която не бихте искали да споделите с всички. Така че, следете отблизо тези полета и премахвайте скритите лични данни, когато е необходимо.

11. Украсете с рамки на страници

Границите на страниците изглеждат добре не само на флаери и покани. Ако се направи правилно, те могат да добавят нотка на клас към документ. Различни стилове и ширини на линиите и граници на изкуството са достъпни от менюто Дизайн на лентата.

Отидете на Дизайн> Граници на страници.

В Граници и засенчване кутия, използвайте Граница на страницата раздел за проектиране на вашата граница.

Настройките са обясними сами. Опитайте Shadow или 3-D с правилните цветове, за да добавите фина, но елегантна рамка. Стиловете на изкуството с техните рамки на клип-арт може да са твърде разкошни за професионални документи.

Използвайте четирите ъглови бутона в Визуализация прозорец, за да изберете страните на страницата, за да нарисувате граници. Щракнете върху тези бутони, за да премахнете или добавите граници, както желаете.

Поставете курсора на първата страница на документ, ако искате да поставите рамка само около първата страница. Можете също така да поставите рамки около определени страници в раздел. Поставете курсора в раздела - или на първата страница на този раздел, или на следваща страница.

Препратки и сътрудничество

Докладът на Word може да изглежда като неуправляема работа. Това е като да организираш милион купища сено в чисти малки купчини. Идеята е да знаете точно кой стек има щифта, който търсите. Тези функции са предназначени да улеснят работата.

1. Създайте индекс

Когато пишете големи документи, като например доклад, който съдържа много информация, страница със съдържание може да не е достатъчна. Ан Индекс трябва да се появи в края на документа, с номера на страници към ключови думи и информация в доклада. Създайте индекс, който да помогне на читателя да посочи правилната информация само с номера на страницата.

Направете индекс, ако вашият документ има повече от 20 страници. Microsoft Word 2016 не позволява на процеса да ви завладее. По принцип има две части:

  • Изберете думите или информацията, които искате да включите в индекса.
  • Поставете индекса на правилното място във вашия документ.

Можете да превъртате готовия документ и да маркирате думите или фразите, които искате да включите в индекса, или да ги маркирате, докато вървите. Така или иначе, изберете текста, който искате да използвате като индекс, или щракнете там, където искате да вмъкнете записа.

1. Щракнете Препратки > Маркирайте влизането .

2. Редактирайте текста в Маркирайте запис в индекса диалогов прозорец. Можете също така да добавите подзапис, който допълнително определя основната дума, която сте използвали в индекса. Можете да добавите няколко нива и всяко се появява с отстъп под основния запис.

3. Под Настроики , можете също да създадете кръстосана препратка към друг основен запис. Читателят може да използва това, за да препрати свързана информация другаде в същия документ.

4. Използвайте формата на номер на страница, за да решите как да се покажат номерата на страниците в индекса.

как да промените цвета на командния ред

5. Щракнете Марк , за да маркирате записа в индекса. За да маркирате този текст навсякъде, където се показва в документа, щракнете върху Маркирайте всички .

6. Повторете процеса за всички думи и фрази, които искате да включите в индекса.

Вече сте изградили своя индекс. Поставете го на правилното място към края на документа.

1. Щракнете върху страницата, където искате да вмъкнете индекса.

2. Щракнете Препратки> Вмъкване на индекс .

3. The Индекс се показва диалогов прозорец. Тук можете да изберете да форматирате текстовите записи, номерата на страниците, разделите и символите на водещите.

4. Изберете външния вид от различните формати в списъка и проверете прозореца Preview вдясно. Не забравяйте, че прозорецът за визуализация не ви показва действителния индекс. Това е просто „симулация“ как ще изглежда.

5. Щракнете Добре . Вашият индекс вече е готов.

Понякога може да се наложи да добавите още записи към индекса, след като сте го поставили на страницата. Маркирайте записа и отидете на Препратки> Актуализиране на индекса да се включат новите споменавания.

Също така добавете заглавие за индекса, защото Word не го прави автоматично.

2. Създаване на библиографии

Вашият документ е почти готов. Сега трябва да кредитирате цялата друга изследователска работа и идеи, които сте посочили във вашия документ. Време е за библиография.

Докладът на компанията може да не се нуждае от библиография, но академичен труд не завършва без него. Библиографията е една от най -трудоемките работни места в академичен доклад. Трябва да подредите всичките си цитати, преди да седнете да рамкирате библиографията. Също така вземете решение за стила на цитиране (обикновено MLA, КАКВО , или В стил Чикаго ) според указанията на вашата тема.

Не се колебайте да се възползвате от генераторите на цитати и библиографии на трети страни за изграждането на този раздел.

Но Microsoft Word 2016 има пълен набор от инструменти, за да направи този процес възможно най -безболезнен. Така че, преминете към точката в документа, където искате да поставите библиографията. Добре е, ако имате поне един цитат, който да включите, но дори и да нямате, Word 2016 ви позволява да използвате цитат с заместител и да попълвате източниците по -късно.

Щракнете Препратки> Библиография .

Word предлага няколко библиографски стила, които се различават само по имената на заглавията си. Изберете подходящия стил и след това вмъкнете цитати от бутона в Група цитати и библиография .

Инструментът за библиография има няколко стъпки. За краткост ще ви насоча към отличното Помощна страница на Microsoft Office което е ръководство стъпка по стъпка.

Някои академични доклади ще ви помолят да го направите създайте анотирана библиография . Това е по -подробна версия на библиография със списък с цитати към списания, книги, статии и други документи, последвани от кратък параграф. Параграфът е описание на източника и как той поддържа вашата статия.

3. Кръстосани референции

Можете да използвате кръстосана справка, за да помогнете на читателя да се ориентира в дълъг документ. Във всеки момент от документа можете да кажете на читателя да се обърне към заглавие, номер на страница, изображение, диаграма, бележка под линия, бележка и абзац. Връзката за кръстосана справка е чист начин за свързване на свързана информация. Читателят просто трябва да кликне върху връзката, за да отиде този фрагмент от информация.

Ето как да започнете:

1. Изберете мястото за кръстосана препратка и въведете текста, който разказва на читателя за него. Например: „Вижте диаграма 3 за бъдещи тенденции.“

2. Отидете на Вмъкване> Препратка .

3. В Референтен тип , щракнете върху падащия списък, за да изберете към какво искате да се свържете.

4. Опциите в Вмъкване на препратка към падащото меню ще се промени според вашия избор по-горе.

5. В За което поле, преминете през избора и кажете на Word точната информация, към която да се свържете.

6. Проверете Вмъкване като поле за хипервръзка за създаване на хипервръзка за референтната информация.

7. Щракнете върху Вмъкване за включване на кръстосаната препратка в документа.

Помните ли, нашето споменаване на надписи? Можете да правите кръстосани препратки към уравнения, фигури, графики и таблици, ако сте използвали надписи под тях.

Word не може да създаде кръстосана препратка за нещо, което не съществува. Word ще ви уведоми за тези грешки и също така автоматично ще актуализира кръстосаните препратки, когато промените номера на страницата или текста на референтния елемент.

4. Използване на коментари

Професионалният доклад може да бъде самотна работа или можете да използвате помощта на екип, за да подготвите първия проект. Смирените Коментирайте е един от най -слабо използваните инструменти на документ на Word. Той се показва като правоъгълен цветен балон в полето или в панела за преглед.

Можете да използвате коментари като малки „лепенки“ или самостоятелни бележки. Оставете малки бележки за себе си в полетата, докато пишете, редактирате и преразглеждате пътя си през доклад или ръкопис. Бъдете креативни - добавете допълнителни връзки към други ресурси, използвайте ги за съвети и насоки, свържете към различни части на документ или създайте връзка за обратна връзка за вашите читатели. И когато финализирате, можете лесно премахнете всички коментари в Word .

Microsoft Word 2016 също е подобрен инструмент за съвместно писане. Коментарите играят огромна роля в предаването на обратна връзка в екип. Ето как работи системата за коментари ...

1. Маркирайте текста, към който искате да добавите коментар, или щракнете в края на текстов блок.

2. Отидете на Вмъкване> Коментар . Въведете коментара си в полето. Коментарите се появяват в областта за маркиране вдясно. Изгледът на оформление за печат обикновено е най -добрият начин да видите коментарите заедно с текста.

3. Отидете на Преглед раздел и вижте още опции за коментари. Този раздел също показва всички контроли за проследяване на промени и коментари в съвместен документ. Използвайте опциите за маркиране, за да покажете или скриете коментарите. Например: Без надценка ще скрие коментарите и областта за маркиране вдясно.

Завършете доклада си

След като по -голямата част от отчета ви бъде завършена и записана, е време да го финализирате. Когато казвам финализиране, нямам предвид да го чета. Това също трябва да се направи. Сега трябва да вземете мерките за сигурност, за да защитите доклада от неоторизирани промени и плагиатство.

Тези мерки за сигурност ще дадат допълнително ниво на автентичност на вашия електронен файл, преди да го споделите.

Този раздел ще обхваща:

  • Подписи
  • Поставете водни знаци
  • Направете документа „само за четене“
  • Защита на вашия документ с парола
  • Отпечатайте документа си в PDF формат

1. Подписи

Можете да добавите текстов подпис за лично докосване до доклада. Но прост текстов подпис не се нуждае от удостоверяване. Цифровият подпис е по -добрият начин да защитите документа си от неоторизиран достъп. Цифровият подпис потвърждава, че документът е дошъл от подписалия и не е подправен по никакъв начин.

Нека създадем ред за подпис в Microsoft Word 2016.

В документа поставете курсора на мястото, където искате да създадете ред за подпис.

1. Отидете на Вмъкване > Текст група > Линия за подпис и щракнете Линия за подпис на Microsoft Office .

2. The Настройка на подпис се показва диалогов прозорец. Попълнете полетата, както е посочено. Ако изпращате документа на друг за подписване, добавете инструкции за подписалия в полето, запазено за него ( Инструкции към подписалия ). Подписващият може също да добави целта за подписване, ако Разрешете на подписалия да добавя коментари в диалоговия прозорец Подписване се проверява.

3. Щракнете върху Добре и документът сега ще показва заместител за подписа.

Въведете подпис:

Когато трябва да подпишете документ с цифров подпис, отидете на реда за подпис и щракнете с десния бутон върху него.

Ще бъдете подканени да подпишете с цифров идентификатор. Ако нямате такъв, Microsoft ще ви каже да го получите от партньор за подпис.

Ако нямате цифров идентификатор, можете просто вмъкнете текстово представяне на ред за подпис . Можете да използвате писмен подпис или изображение, което не изисква удостоверяване.

2. Поставете водни знаци

Водният знак на Microsoft Word е „фалшив“, но все пак полезен визуален индикатор за състоянието на документа. Например, можете да използвате воден знак, който казва „Чернови“, за да го различите от крайната версия на документа. Или използвайте водния знак, за да подскажете, че документът е „защитен с авторски права“ или „поверителен“.

Знакът „Чернова“ е най -често срещаният. Но Microsoft Word ви дава няколко други водни знака, от които да избирате.

1. Отидете на Дизайн > Фон на страницата и изберете Воден знак . Бутонът Воден знак ще бъде активиран само в изгледа за печат.

2. Можете да изберете картина или текстов воден знак от галерията. Предлагат се както хоризонтални, така и диагонални версии. Диалоговият прозорец ви дава всички опции за персонализиране за окончателния вид на водния знак. Опитайте различни шрифтове, оформления, размери и цветове.

3. Можете да въведете свой собствен текст в текстовото поле, за да създадете персонализиран воден знак.

4. Изберете Добре за да приложите водния знак към вашия документ. Word автоматично прилага водния знак към всяка страница, с изключение на заглавната страница.

3. Направете документите „Само за четене“

Професионален доклад по своята същност не трябва да се редактира от неговите читатели. Преобразуването на документа в PDF е един от начините. Но можете също да приложите още няколко ограничения в Microsoft Word и да предотвратите случайни промени или пропуски от всякакъв вид.

Има три начина за защита на документ.

Първо - Направете вашия документ „само за четене“.

Това гарантира, че вашият документ може да се чете или копира само. Това няма да попречи на никого да копира файла и да прави промени в копието.

1. Отидете на Файл раздел> Информация > Защитете документа > Маркирайте като окончателно.

2. Когато читателите отворят документ, лентата отгоре ще подкани читателите да третират този документ като само за четене. Но те могат да кликнат върху „Редактиране така или иначе“, за да отворят документа в режим на редактиране.

Второ - Защита на вашия документ с парола.

Защитете документа си от нежелани редакции с бариера за парола.

1. Под Защитете документа , избирам Шифроване с парола . Въведете парола и щракнете Добре .

2. В потвърди парола полето, въведете отново паролата и след това щракнете Добре . Документът ще се отвори с читателя, подканен за парола.

Microsoft използва AES (Advanced Encryption Standard), 128-битова дължина на ключа, SHA1 (криптографски алгоритъм за хеширане, който генерира почти уникален 160-битов ключ, за да замени обикновения текст) и CBC (верига на шифрови блокове), за да даде на хакер кладенец -заслужено главоболие.

Трето - Ограничете редактирането.

Тази функция за управление ви помага като автор да решите кои части от документа другите могат да редактират и кои ще бъдат заключени. Мислете за това като за изхвърляч, който допуска ВИП -овете, но иначе затваря вратата за обикновените хора.

1. Отидете на Преглед > Ограничете редактирането .

2. Под Ограничения за редактиране , проверете Разрешете само този вид редактиране в документа и се уверете, че в списъка пише Без промени (само за четене) .

Няма промени (само за четене) е типът ограничение по подразбиране. За различно ниво на ограничение за документа щракнете върху менюто и изберете от Проследени промени, Коментари или Попълване на формуляри.

3. За да освободите някои секции от блокадата за редактиране, изберете разделите за редактиране без ограничения. За да изберете повече от една област, щракнете върху CTRL докато избирате областта с помощта на мишката.

4. Можете да проверите Всеки под Изключения (по избор) в панела Ограничаване на редактирането. Или щракнете Повече потребители ... и позволяват само на конкретни потребители да променят разделите. Допустимите области ще бъдат маркирани с квадратни скоби.

5. Щракнете Да, започнете да прилагате защита .

Сега въведете уникална парола в полето, което се отваря. Трябва да го въведете отново, за да го потвърдите.

Паролата не е задължителна. Но гарантира, че никой не може просто да кликне Спрете защитата и редактирайте документа. Ако все още сте параноик, продължете и шифровайте документа си в Microsoft Word, както направихме във втория процес по -горе.

4. Отпечатайте отчета си в PDF формат

Преносимият формат на документи има много предимства. Не на последно място е неговата кросплатформена съвместимост на всички компютри. Вашият документ е готов и сега трябва да го споделите или изпратите, за да бъде отпечатан. Много професионални доклади - например правен документ - трябва да запазят формата по предназначение.

Запазете или конвертирайте копие в PDF. Microsoft Word 2016 не се нуждае от добавки на трети страни.

Отидете на Файл > Експорт > Създаване на PDF/XPS .

Не забравяйте, че вашият документ на Word може да съдържа чувствителна информация, която не искате да бъде включена в PDF. Премахнете го, преди да публикувате в PDF. В Публикувайте като PDF или XPS прозорец, изберете Настроики . След това изберете Документ и ясно Свойства на документа . Задайте всички други опции, които искате и изберете Добре .

Отидете до мястото, където искате да запишете файла, и кликнете върху Публикувайте .

Следващата стъпка...

Вие сте близо до финалната линия. Докладът е готов за предаване на вашите читатели. Но остава една последна работа.

Обърнете страниците и се уверете (отново), че вашият доклад е удобен за четене. Приближете се с окото на читателя. Организирали ли сте мислите си и сте писали убедително? Дали информацията протича добре с диаграмите и илюстрациите? Могат ли да прелистват бързо и да намерят информацията? Текстът четим ли е? Използвайте оценката за четимост, за да прецените нивото на четливост на вашите документи като последна стъпка.

Може също да сте забелязали, че не обхващаме някои аспекти на Microsoft Word. Например, Таблици на Microsoft Word са важен инструмент за показване на данни. Или силата на списъците в управлението на информацията.

Microsoft Word е на повече от четвърт век и е пълен с малки функции. В MakeUseOf ние покрихме всяко кътче на този звяр. Така че, използвайте нашите ресурси, за да научите повече за този софтуер безплатно. Всеки нова функция на Microsoft Word наученото ще направи живота ви по -лесен.

Направете своя отчет блестящ

Както авторът Натаниел Хоторн каза,

Лесното четене е адски трудно писане

Това не е ли вярно и за професионалното писане на доклади? В крайна сметка, ако му бъде даден избор, никой може да не иска да го прочете. Писането на бизнес отчет и използването му за комуникация са две различни неща. Microsoft Word е просто инструмент - ваша работа е да се ангажирате.

За някои алтернативи проверете най -добрите онлайн текстообработващи програми . И за повече помощ при професионалното писане, разгледайте как да се извиня в имейл и да го кажа .

Какви са най -добрите практики за писане на професионални бизнес отчети? Кажете ни в коментарите.

Дял Дял Туит електронна поща Струва ли си да надстроите до Windows 11?

Windows е преработен. Но достатъчно ли е това, за да ви убеди да преминете от Windows 10 към Windows 11?

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Майкрософт Уърд
  • Дълга форма
  • Ръководство за дълги форми
За автора Сайкат Басу(1542 публикувани статии)

Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата запетая от Оксфорд и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.

Още от Сайкат Басу

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате