Как да импортирате данни от Microsoft Word Forms в електронна таблица на Excel

Как да импортирате данни от Microsoft Word Forms в електронна таблица на Excel

Използването на формуляри в Microsoft Word за събиране на информация е доста просто и удобно. Основното предизвикателство е в прехвърлянето на събраните данни във вашата електронна таблица на Excel.





Ръчно въвеждане на всички събрани данни може да бъде преобладаващо. За щастие има няколко начина за автоматично попълване на данни от вашите формуляри на Microsoft Word в електронната ви таблица на Excel.



Разбиране на формуляри в Microsoft Word

Преди да започнем, нека обсъдим формулярите в документите на Microsoft Word. Може би се чудите как работят Word формите, но това е доста ясно.





С Word можете да създавате стандартизирани документи, които могат да се използват за събиране на данни. Той прави това, като ви предоставя шаблон по ваш избор.

Шаблонът включва всички съответни полета, които може да искате вашите потребители да попълнят. След като посочите въпросите, потребителите ще имат възможност да попълнят тези шаблони. След това тези отговори се съхраняват във формуляри на Word, които могат да бъдат достъпни по всяко време.



Създаване на електронна таблица на Excel от формуляр на Microsoft Word

Можете да използвате някой от тези методи в зависимост от броя на формулярите, които имате, или от вида на данните, които искате да експортирате от вашите формуляри на Word.

Метод 1: Едноклетъчен импорт

Най -добре е да използвате този метод, ако искате да импортирате данни от отделна клетка в електронна таблица на Excel. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да използвате този метод.



колко хора могат да бъдат в netflix
  1. На вашия компютър отворете нов Електронна таблица на Excel .
  2. Кликнете върху Вмъкване на раздел и изберете Обект опция.
  3. При щракване върху него, Обект опцията ще ви отведе до прозорец, както се вижда на екранната снимка.
  4. Там изберете Създаване от файл опция.
  5. Търсете през Документи на Microsoft Word за да импортирате желания от вас файл.
  6. Изберете го, като щракнете двукратно върху името на файла, след което затворете прозореца, като щракнете върху Добре бутон. Този процес ще обедини файла Word с вашата електронна таблица на Excel.
  7. Вашето клетъчно текстово поле сега трябва да се покаже = EMBED ('Документ') под него, както е показано на снимката. Това може да се извърши само ако са разрешени разрешенията за редактиране на изходния документ на Word.
  8. Кликнете върху Раздел Файл> Запази като , и преименувайте вашия Excel файл, вместо да презаписвате предишния си неслят документ.
  9. Кликнете върху Запазване отново, за да завърши процеса.

Метод 2: Клетка чрез импортиране на клетъчни данни

Този втори метод ви позволява да импортирате данните си клетка по клетка. Ето няколко стъпки, които да ви направят.

  1. Отворено документът на Word с предвидените данни за прехвърляне.
  2. Кликнете върху знаците на люка, които са на масата.
  3. Копирайте таблицата, като натиснете Ctrl+C .
  4. Тогава можете близо вашия документ на word.
  5. Отворете електронна таблица на Excel и кликнете върху решетка на първата клетка .
  6. Поставете копираните от вас данни, като натиснете Ctrl+V . Вашите данни ще бъдат поставени, както се вижда на тази снимка.

Ако решите да използвате този метод, моля, уверете се, че таблицата на Excel има същото оформление като таблицата на Word, която съдържа подробности.



Това означава, че ако вашата таблица с думи има десет колони, вашата Excel таблица трябва да има същите.

Метод 3: Конвертиране на Word в Excel с помощта на CSV файлове

Друг прост метод за преобразуване на информация от вашата Word форма във вашата електронна таблица на Excel е използването на стойности, разделени със запетая ( CSV ) файл. CSV файлът е разделен текстов файл, който използва запетаи за разделяне на стойности във файл.

Използването на този метод е просто. Word отличава съответните данни от друг текст във формуляра ви. Това означава, че отговорите на клиента не могат да се смесват с допълнителни подробности от шаблона.

Конвертиране на Word в CSV

Преди да използвате CSV за прехвърляне на данни във вашите електронни таблици на Excel, може да се наложи да преобразувате вашия Word формуляр във CSV формат. За да конвертирате вашите файлове, можете да използвате някой от следните методи.

Вариант 1: Използване на опции за преобразуване на вашата дума в CSV

Можете да използвате Настроики раздела, за да конвертирате формуляра си в CSV, като следвате тези стъпки.

  1. Отворете формуляра си Word. Уверете се, че съдържа цялата необходима информация.
  2. Изберете Файл> Опции .
  3. На Настроики панел, изберете Разширено . Това ще намерите в лявата част на диалоговия прозорец, както е показано на снимката по -долу.

4. Проверете Запазете данните от формуляра като разделен текстов файл .

5. Накрая затворете диалоговия прозорец, като щракнете върху OK.

Вече можете да експортирате данните си в Excel или да запишете документа, както желаете.

настройка на raspberry pi 3 b+ wifi

Вариант 2: Използване на „Запазване като“ за експортиране на вашите данни в CSV

Като алтернатива можете да използвате Запази като опция за запазване на вашия документ във формат CSV. Ако това е вашият идеален метод, ето няколко стъпки, които да ви направят.

  1. Докато сте във формуляра на Word, щракнете върху Меню Файл> Запазване като опция.
  2. Ще видите диалогов прозорец, съдържащ обикновен текст, избран по подразбиране, както е показано на снимката.
  3. Ако сте направили някакви промени, трябва да преименувате файла и да щракнете Запазване .
  4. Ще се появи диалогов прозорец за визуализация като този на екранната снимка, който показва данните, които възнамерявате да експортирате във вашия CSV формат. За да експортирате данните, щракнете върху Добре .

Следвайки тези стъпки, Word ще извлече данните във формуляра в a .csv файл. CSV файловете са съвместими с Excel . Те ви дават свободата да имате достъп до тях във всяка версия на Excel.

За да отдели различните полета в документа, Word вмъква запетаи. Excel използва тези запетаи за разделяне на данни, принадлежащи към различни клетки.

Вариант 3: Използване на Експорт за запазване на данни в CSV

Ако не искате да използвате Запазване като опция , може да помислите за опцията Експорт. Ето как да експортирате данни в CSV файл.

  1. Докато сте във формуляра, кликнете върху Файл .
  2. Изберете Експорт опция.
  3. Кликнете върху Променете Тип файл , след това върху Типовете файлове и изберете Обикновен текст (*.txt) . Толкова е просто, колкото изглежда на екрана.
  4. Кликнете върху Запази като . По този начин ще отворите Запази като диалогов прозорец, който ще ви позволи да редактирате свойствата на файла.
  5. Изберете предпочитаното място за вашия файл.
  6. Назовете файла си по желание и кликнете върху Запазване . Това ще експортира данните.

Импортиране на данни от формуляр в Excel

След като сте преобразували данните си от Word във формат CSV, следващата стъпка е да ги импортирате в електронната си таблица на Excel.

Вашият файл може да не се вижда в Excel, защото Excel показва само файловете на Excel по подразбиране. За достъп до вашия CSV файл, следвайте тези стъпки.

  1. Отворете a нов Електронна таблица на Excel.
  2. Кликнете върху Файл> Отворено .
  3. Избери Преглед иконата и изберете Всички файлове в падащия списък типове.
  4. Намерете местоположението на файла и го изберете.
  5. Кликнете върху Отворено . Това ще подкани Excel да отвори Съветник за импортиране на текст , както е показано по -долу. Кликнете върху Разграничено> Следващия .

Справяне с много форми

Понякога може да се наложи да конвертирате много формуляри за един ден. Преминаването през целия този процес може да бъде напрегнато в този случай.

Най -добрият вариант е да създадете кодови връзки към електронната таблица, използвайки ADO, когато се занимавате с много форми. ADO (ActiveX Data Object) ще автоматизира процеса на прехвърляне. По този начин става по -лесно прехвърлянето на данни.

Свързани: Луди формули на Microsoft Excel, които са изключително полезни

Защо да използвате тези методи

Въпреки че изучаването на тези нови техники може да бъде плашещо, те ще се изплатят в дългосрочен план. Можете да спестите много време, като използвате тези методи.

включване на сензорен екран windows 10

Те също така увеличават вашата точност, когато става въпрос за въвеждане на данни. По този начин рискът от грешки става малко по -малък, тъй като данните се прехвърлят от един софтуер в друг, вместо да се въвеждат ръчно.

Дял Дял Туит електронна поща Как да комбинирате две колони в Microsoft Excel (бърз и лесен метод)

Използването на няколко колони в Excel ще ви спести времето за ръчно обединяване. Ето как да комбинирате колони в Excel.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Дигитален документ
  • Съвети за електронни таблици
  • Майкрософт Уърд
  • Microsoft Excel
  • Съвети за Microsoft Office
За автора Дейвид Пери(22 статии са публикувани)

Дейвид е вашият запален техник; без каламбур. Той спи, диша и яде технологии, специализиран в Производителност в Tech, Windows, Mac, iOS и Android. Четиригодишен коронован писател на свободна практика, г-н Пери е помогнал на милиони хора чрез публикуваните си статии в различни сайтове. Той е умел да анализира техническите решения, да отстранява проблеми, да прекъсва цифровите ви актуализации, да сваля разбираемо от технологията жаргон до основни детски стихове и в крайна сметка да ви предложи интересни технически парчета, които трябва да се задържат във ваш интерес. И така, не сте сигурни защо ви научиха толкова много на облаците и нищо на The Cloud? Дейвид е тук, за да преодолее информативно тази пропаст в знанията.

Още от Дейвид Пери

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате