Home-theater-designers
Чрез сливане на поща можете да персонализирате групови имейли и писма, като използвате заместители. Всичко, от което се нуждаете, е база данни с контакти и шаблон за имейли или писма до тях.
В тази статия ще ви покажем как да създадете обединяване на поща в Microsoft Word, използвайки база данни на Excel. Стъпките са взети от Microsoft Word и Excel 2016, но процесът е един и същ за всички издания.
Как да направите сливане на поща от Excel
Сливането на поща използва източници на данни от база данни и ги поставя в съответните заместители, за да персонализира груповите ви имейли. Тези бази данни могат да бъдат всичко от списъка по-долу:
1. Отворете вашия Microsoft Excel електронна таблица.
2. Създайте ръчен списък с контакти в Word когато използвате пощенско сливане.
3. Изберете данни за контакти от приложението Microsoft Outlook.
Имате два набора опции, от които да избирате:
вижте приятелството между двама потребители на Facebook
- Gmail контакти в съвместим файл.
- Microsoft SQL Server.
Базата данни на работната книга на Microsoft Excel е най -предпочитана, когато трябва да използвате сливане на поща в Word. За сливане на поща ще използвате Excel, за да създадете база данни, която Word ще използва по -късно.
Ако нямате файл на Excel с данни за контакт, можете да използвате това пробен Excel файл за пробни цели .
За да избегнете несъответствия в груповите си имейли или писма, трябва да промените вашия Excel файл, както е споменато по -долу:
- Първият ред трябва да има само заглавки на колони, започващи от клетка А1 . Word ще използва тези заглавки на колони като Обединяване на полета когато използвате Microsoft Word обединяване на поща.
- Трябва да редактирате заглавките на колоните, така че да съвпадат с имената на заместителите, които ще използвате в документа за имейл или писмо.
- Трябва да се уверите, че файлът с електронна таблица съдържа данни за контакт като един запис на ред. Например в настоящия урок всеки наличен детайл за контакт на клиента Джеймс Бът е достъпен между клетки А2 и J2 .
- Числените данни за всеки контакт, като пощенски кодове, проценти на отстъпки, километри, валути и т.н., трябва да бъдат в подходящ формат на номера.
- За да направите каквито и да е промени, изберете клетката или диапазон от клетки, който съдържа цифрите.
- В Раздел Начало , в рамките на Лента , щракнете върху падаща стрелка Освен това общ .
- Направете всички допълнения, преди да свържете документа Word за обединяване на поща с файла на базата данни на Excel. След като направите всички промени, запишете Excel файла.
- Файлът на базата данни на Excel на вашите контакти трябва да присъства в локалното хранилище на вашия компютър.
- Уверете се, че всички данни са в първия лист на работната книга на Excel.
Как да направите сливане на поща в Word
След като създадете базата данни в Excel, трябва да отворите шаблона за имейл или писмо, който искате да изпратите на много получатели. Следвайте стъпките, описани по -долу:
1. На Лента , щракнете върху Раздел „Пощенски съобщения“ .
2. В Стартирайте групата за сливане на поща , ще трябва да кликнете върху Стартирайте Mail Merge .
3. Ще видите шест типа документи за обединяване на поща. Кликнете върху Писма или Съобщения по имейл .
Свързани: Как да отпечатвате етикети с Merge Merge в Microsoft Word и Excel
4. На Стартирайте Mail Merge група, кликнете върху Изберете получатели . Ще видите опции като Въведете нов списък, Използвайте съществуващ списък и Изберете от контактите на Outlook.
5. Можете да изберете някоя от горните три опции в зависимост от това как искате да свържете списъка с контакти с буквата на шаблона. В този урок нека изберем Използвайте съществуващ списък да се използва базата данни на Excel които сте създали или изтеглили по -рано.
6. На Изберете източник на данни диалоговия прозорец, намерете папката, където е наличен файлът с база данни на Excel. След като намерите файла, изберете го и след това кликнете върху Отворено за зареждане на базата данни в обединяването на поща на Word.
за каква книга мисля
7. Ще видите Изберете Таблица диалогов прозорец. Излезте от полето, като щракнете върху Добре без да правите промени в диалоговия прозорец.
8. Това е страхотно! Успешно сте свързали изходните данни с програмата за обединяване на поща на Word.
9. Word автоматично ще съпоставя заглавките на колони в базата данни с елементи за поле за сливане. За да осигурите подходящо съвпадение, отидете на Група за писане и вмъкване на полета на Раздел „Пощенски съобщения“ от Лента и след това кликнете върху Съпоставяне на полета .
10. Съпоставяне на полета ще се появи диалогов прозорец. В лявата колона ще видите елементите на полета за обединяване. От дясната страна ще намерите съвпадащи данни от свързаната база данни на Excel.
11. Ще бъде същото, ако използвате други източници като контакти в Outlook или експортирани контакти от Gmail. Уверете се, че няма несъответствия, като превъртите списъка. Кликнете върху Добре затварям.
12. На буквата на шаблона поставете курсора пред първата буква и натиснете Въведете няколко пъти, за да направите малко място над тялото на буквата.
13. Поставете курсора в горната част на документа и след това щракнете върху Блок адрес в Група за писане и вмъкване на полета на Раздел „Пощенски съобщения“ от Лента .
14. От лявата страна на Вмъкване на адресен блок диалогов прозорец, можете да изберете името, името на компанията, адреса, държавата и т.н., опциите за форматиране. От дясната страна ще видите визуализация на адресния блок.
15. Можете да използвате Съпоставяне на полета опции за коригиране на всяко несъответствие на входните данни. Щракнете Добре добавям AddressBlock в рамките на шеврони.
16. След това щракнете върху Поздравителна линия в Поле за писане и вмъкване група след AddressBlock , като му дадете междуредово разстояние.
17. The Вмъкнете поздравителен ред ще се появи диалогов прозорец. Можете да направите промените по ваше желание и след това да щракнете Добре . The GreetingLine в рамките на шеврони ще се появи в писмото.
18. Можете да кликнете върху Визуализация на резултатите команда на Лента за да видите как изглежда писмото.
19. Можете също така да добавите персонализирани полета за сливане освен AddressBlock и GreetingLine . Да предположим, че искате да добавите Марка и модел на превозното средство в тялото на буквата.
20. За да направите това, отворете файла на базата данни на Excel, свързан с обединяването на поща, и добавете Марка и модел на превозното средство заглавка на колона. Въведете подробности за превозното средство и запишете Excel файла.
21. Сега отидете на документа за обединяване на поща Word и повторете стъпки четвърти , пет , и шест .
22. Сега изберете всяка дума или няколко думи в тялото на буквата и след това щракнете върху Вмъкване на поле за сливане на Група за писане и вмъкване на полета .
23. На Вмъкване на поле за сливане кутия, изберете Полета на база данни , след което изберете Марка и модел на превозното средство . Кликнете върху Вмъкване за да добавите персонализираното поле за сливане.
24. Ето как можете да добавите толкова променливи заместители, колкото искате да персонализирате всяко писмо или имейл, които изпращате. Сливането на поща в Microsoft Word автоматично ще съответства на данните с името на получателите.
25. На Лента , кликнете върху Finish & Merge команда и след това изберете Печат на документи или Изпращане на имейл съобщения . Можете също да кликнете върху Редактиране на отделни документи да коригирате имейлите или писмата си, преди да ги изпратите.
Използвайте Mail Merge, за да увеличите производителността на имейлите
Сега знаете как да направите обединяване на поща с помощта на Microsoft Word и Excel. Използвайте пощенско сливане, за да изпращате по -бързо персонализирани имейли и създайте добра връзка с вашите професионални или лични контакти. Продължавайте да използвате Word, за да улесните професионалния и личния си живот от преди.
raspberry pi променя клавиатурата при насДял Дял Туит електронна поща 10 скрити функции на Microsoft Word, които ще направят живота ви по -лесен
Microsoft Word не би бил инструментът, който е, без неговите продуктивни функции. Ето няколко функции, които могат да ви помогнат всеки ден.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Съвети по имейл
- Съвети за електронни таблици
- Майкрософт Уърд
- Microsoft Excel
- Обединяване на поща
- Съвети за Microsoft Office
Тамал е писател на свободна практика в MakeUseOf. След като натрупа значителен опит в технологиите, финансите и бизнес процесите в предишната си работа в IT консултантска компания, той прие писането като професия на пълен работен ден преди 3 години. Въпреки че не пише за производителността и най-новите технически новини, той обича да играе Splinter Cell и да гледа нетърпеливо Netflix/ Prime Video.
Още от Tamal DasАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате