Как да създадете съвместна входяща поща в G Suite

Когато екипът ви трябва да управлява едни и същи входящи имейли, можете да използвате Collaborative Inbox от G Suite за добавяне на множество потребители към един и същ акаунт. Функцията позволява на няколко членове на екипа да поддържат една и съща входяща кутия едновременно.

незнам какво да търся

Ето как да създадете своя собствена пощенска кутия за съвместна работа, да използвате всички функции, да зададете членове на екипа и да предоставите конкретни разрешения за всички от профила си в G Suite.

Какво е съвместна входяща поща в G Suite

Входящата кутия за съвместна работа в G Suite позволява на група хора да имат достъп, поддържат и управляват една и съща пощенска кутия за имейли. Това може да бъде полезно за компании и организации, които се нуждаят от целия си екип по маркетинг или продажби, за да отговарят на подобни имейли.

Това е чудесен начин за увеличаване на производителността чрез насърчаване онлайн сътрудничество в екип чрез инструменти на Google за създаване на ефективен работен процес.

Като пример, ако вашите търговски представители постоянно получават имейли за потенциални партньорства, можете да възложите на всички да наблюдават една и съща входяща поща. Всеки може да отговаря и да управлява имейлите, които влизат.

Можете също да настроите „Входяща поща за съвместна работа“, ако работите в училище, което получава имейли от родители, така че всеки учител да може да отговаря на тези имейли. Всеки член, който има правилните разрешения, може да поиска имейл за себе си или да го присвои на друг член на групата.

Google Workplace не е единственият инструмент за съвместна работа с Gmail, но е най -ефективният, ако вече имате G Suite.

Можете да използвате този инструмент за маркиране на конкретни имейли, което помага за организирането на входящата ви поща и улеснява търсенето на по -стари имейли. Ако продавате продукти, маркирането на всички имейли с тези конкретни продукти ще помогне на другите да ги намерят.

Преди да можете да имате входяща поща за сътрудничество, трябва да настроите група в Google и да добавите членове.

Как да създадете група в Google и да добавите членове

За да започнете да управлявате и получавате достъп до вашата съвместна пощенска кутия, първо трябва да създадете група. Това ще ви позволи да започнете да добавяте членове във вашата пощенска кутия за сътрудничество.

Влезте в Google Групи .
Щракнете Създай група .
Въведете информация и изберете настройки.
Щракнете Създай група .

След като настроите групата си, можете да започнете да каните хора в групата по имейл, да ги добавяте директно към групата си или да одобрявате кандидатите.

Изпращането на покана се изпраща директно във входящата поща на получателите, за да потвърди, че искат да се присъединят към групата. Директното добавяне на член в групата изисква техния имейл адрес. Той ще добави члена след подаването.

Създавайки вашата група и добавяйки членове, ще можете да имате напълно функционална Входяща кутия за съвместна работа. Единственото нещо, което ви спира, е необходимостта да включите функцията.

Как да включите съвместни функции

За да създадете съвместна пощенска кутия за съществуващите си членове, първо трябва да активирате функциите за съвместна работа. Но преди да изпълните стъпките по -долу, уверете се, че сте активирали историята на разговорите за Google Групи.

Влезте в Google Групи .
Щракнете върху името на групата .
Щракнете Настройки на групата .
Под Активирайте допълнителни функции на Google Group > Изберете Входяща кутия за съвместна работа .

След като всички функции за съвместна работа са настроени, трябва да присвоите разрешения на всеки член, за да им бъде по -лесно да управляват акаунта.

Как да присвоите разрешения на членовете на входящата кутия за сътрудничество

Като присвоите разрешения на членовете на групата, ще разрешите на екипа си да може да приема разговори, да задава разговори, да маркира разговорите като завършени, да маркира разговорите като дубликати и да маркира разговорите като ненужни действия.

Можете да присвоите различни разрешения на група в зависимост от ролите на групата по подразбиране (собственици, мениджъри, членове), всички в организацията, всички в мрежата или създадени по поръчка роли.

Влезте в Google Групи .
Щракнете върху името на групата.
Щракнете Настройки на групата .
Щракнете върху превключвателя към Включи разрешения.
Преместете плъзгача и изберете кои потребители да получат разрешения .

Можете също да създадете изключения в разрешенията си, за да изключите конкретни членове от настройките за разрешения.

как да свържете микрофон към лаптоп

Управление на вашата входяща кутия за съвместна работа в G Suite

Съвместната входяща поща ви позволява да назначавате различни членове в група и да им давате конкретни разрешения, за да могат те да управляват ефективно имейла ви.

Всеки член на екипа ще има достъп до цялата входяща поща и може да присвоява различни разговори на различни членове. След като екипът ви е създаден, трябва да помислите как да защитите всички в профила.

Дял Дял Туит електронна поща Google добавя нови функции за сигурност към G Suite

Всичко от поддръжката на стандарта BIMI в Gmail до новите функции за сигурност в чата са включени в тази актуализация на G Suite.

Прочетете Напред Свързани теми

Производителност
Gmail
Инструменти за сътрудничество
Съвети по имейл
Google Вх. Поща
Работа от разстояние
Потребителски групи

За автора Раул Меркадо(119 статии са публикувани)

Раул е ценител на съдържанието, който оценява статии, които остаряват добре. Той работи в дигиталния маркетинг над 4 години и работи в Camping Helper в свободното си време.

Още от Раул Меркадо

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате