Home-theater-designers
Когато попълвате електронни таблици, функциите за автоматично попълване на Excel са най -ефективният начин да спестите време. Повечето хора не осъзнават, че могат да автоматизират много неща, които правят ръчно в Excel.
Например, може би искате да приложите формула само за всеки втори или трети ред, когато плъзнете надолу за автоматично попълване. Или може би искате да попълните всички празни места в един лист. Тази статия ще ви покаже пет от най -ефективните начини за автоматизиране на попълването на колони.
1. Автоматично попълване на всяка друга клетка в Excel
Всеки, който е използвал Excel за известно време, знае как да използва функцията за автоматично попълване за автоматично попълване на клетка в Excel въз основа на друга.
Просто кликнете и задръжте мишката в долния десен ъгъл на клетката и я плъзнете надолу, за да приложите формулата в тази клетка към всяка клетка под нея (подобно на копиране на формули в Excel ).
В случай, че първата клетка е просто число, а не формула, Excel просто автоматично ще попълни клетките, като брои нагоре с една.
Какво обаче, ако не искате да приложите формулата за автоматично попълване на Excel към всяка отделна клетка под нея? Например, какво ще стане, ако искате само всяка друга клетка да се попълва автоматично и да свързва името и фамилията, но искате да оставите адресните редове недокоснати?
Как автоматично да попълните всяка друга клетка в Excel
Можете да направите това, като леко промените процедурата си за автоматично попълване. Вместо да щракнете върху първата клетка и след това да я плъзнете надолу от долния десен ъгъл, вместо това ще маркирате първите две клетки. След това поставете мишката в долния десен ъгъл на двете клетки, докато курсорът се промени на „ + '.
Сега задръжте и плъзнете надолу, както обикновено.
Excel вече не запълва автоматично всяка отделна клетка въз основа на първата клетка, но сега запълва само всяка втора клетка във всеки блок.
Как се обработват други клетки
Ами ако тези две клетки не са празни? Е, в такъв случай Excel ще приложи същите правила във втората клетка на първия блок, който сте маркирали, и за всяка друга клетка.
Например, ако втората клетка има „1“, тогава Excel автоматично ще попълни всяка друга клетка, като брои с 1.
Можете просто да си представите как тази гъвкавост може значително да подобри ефективността на автоматичното попълване на данни в листове. Това е един от многото начини, по които Excel ви помага да спестите време, докато се занимавате с много данни.
безплатни приложения за филми без регистрация
2. Автоматично попълване до край на данни в Microsoft Excel
Едно нещо, което хората често срещат, когато работят върху работни листове на Excel в корпоративна среда, е работата с огромни работни листове.
Достатъчно лесно е да плъзнете курсора на мишката отгоре до дъното на набор от 100 до 200 реда, за да попълните автоматично тази колона. Но какво ще стане, ако в електронната таблица всъщност има 10 000 или 20 000 реда? Плъзгането на курсора на мишката надолу през 20 000 реда ще отнеме много време.
Има бърз трик, за да направите това по -ефективно. Ето как автоматично да попълвате големи области в Excel. Вместо да влачите докрай колоната, просто задръжте клавиша Shift на клавиатурата.
Сега ще забележите, когато поставите мишката в долния десен ъгъл на клетката, вместо икона плюс, това е икона с две хоризонтални, успоредни линии.
Сега всичко, което трябва да направите, е кликнете два пъти тази икона и Excel автоматично автоматично ще попълни цялата колона, но само до мястото, където съседната колона действително има данни.
Този един трик може да спести безброй часове пропилени опити да плъзнете мишката надолу през стотици или хиляди редове.
3. Попълнете празните места
Представете си, че сте имали задача да почистите електронна таблица на Excel и шефът ви иска приложи конкретна формула към всяка празна клетка в колона.
Не можете да видите предсказуем модел, така че не можете да използвате трика за автоматично попълване „всеки друг x“ по -горе. Освен това този подход ще заличи всички съществуващи данни в колоната. Какво можеш да направиш?
Е, има още един трик, който можете да използвате само за попълване празни клетки с каквото ти харесва.
В горния лист шефът ви иска да попълните всяка празна клетка с низ „N/A“. В лист само с няколко реда това би бил лесен ръчен процес. Но в лист с хиляди редове ще ви отнеме цял ден.
Така че, не го правете ръчно. Просто изберете всички данни в колоната. След това отидете на У дома меню, изберете Намиране и избор икона, изберете Отидете на Специално .
В следващия прозорец изберете Заготовки .
В следващия прозорец можете да въведете формулата в първата празна клетка. В този случай просто ще напишете Н/Д и след това натиснете Ctrl + Enter така че същото нещо се отнася за всяка намерена празна клетка.
Ако искате, вместо „N/A“, можете да въведете формула в първата празна клетка (или да кликнете върху предишната стойност, за да използвате формулата от клетката точно над празната).
Когато натиснете Ctrl + Enter , той ще приложи същата формула за всички останали празни клетки. Почистването на разхвърляна електронна таблица може да бъде доста бързо и лесно с тази функция.
приложение, което ви казва името на песента
4. Попълнете с макрос с предишна стойност
Последният трик всъщност отнема няколко стъпки. Трябва да щракнете върху куп елементи от менюто - и намаляването на кликванията е това, което става все по -ефективно, нали?
Така че нека направим последния трик още една крачка напред. Нека го автоматизираме с макрос. Следният макрос ще търси основно в колона и ще провери за празна клетка. Ако е празно, то ще копира стойността или формулата от клетката над нея.
За да създадете макроса, щракнете върху Разработчик елемент от менюто и щракнете върху Макроси икона.
Дайте име на макроса и след това щракнете върху Създайте макрос бутон. Това ще отвори прозорец за редактор на код. Поставете следния код в новата функция.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Подходът в горния скрипт е да го направите гъвкав, така че той ще позволи на потребителя на листа да посочи от коя колона и ред да започне. Така че сега, когато имате лист, който изглежда така:
След като попълните празната клетка със същата формула като клетката над нея, можете да стартирате макроса си, за да попълните празнините в колона G.
След като отговорите на подканите за стартиране на колона и ред, той ще запълни всички празнини в тази колона, без да докосва съществуващите данни.
По същество това автоматично попълва колоната, като същевременно оставя съществуващите данни сами. Това не е лесно да се направи, като просто плъзнете мишката надолу по колоната, но използвайки или описания по-горе подход, управляван от менюто, или описания в този раздел макро подход, това е възможно.
5. Макрос за итеративни изчисления
Итеративните изчисления се основават на резултатите от предишните редове. Например печалбата на компанията през следващия месец може да зависи от печалбата на предходния месец.
В този случай трябва да включите стойността на предишната клетка в изчислението, което включва данни от целия лист или работна книга. Постигането на това означава, че не можете просто да копирате и поставите клетката, а вместо това да извършите изчислението въз основа на действителните резултати в клетката.
Нека променим предишния макрос, за да извършим ново изчисление въз основа на резултатите от предишната клетка.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
В този скрипт потребителят предоставя както първия, така и последния номер на ред. Тъй като в останалата част от колоната няма данни, скриптът няма представа откъде да започне. След като скриптът е предоставил диапазона, той ще направи интерактивно изчисление, използвайки предишната стойност и ще попълни цялата колона с новите данни.
Имайте предвид, че това е само алтернативен подход към итеративните изчисления. Можете да направите същото, като въведете формула директно в следващата празна клетка и включите предишната клетка във формулата. След това, когато автоматично попълвате тази колона, тя ще включва предишната стойност по същия начин.
Ползата от използването на макрос е, че ако искате, можете да добавите някаква разширена логика към интерактивното изчисление, което не бихте могли да направите в проста формула на клетката.
Можете да научите повече за грешки, които трябва да се избягват при създаването на макроси на Excel тук .
неща, които трябва да правите на компютъра, когато ви е скучно
Автоматичното попълване на колони в Excel е лесно
Както можете да видите, подходът, който избирате, когато автоматичното попълване на колони наистина може да намали натоварването ви. Това е особено важно, когато имате работа с електронни таблици с хиляди колони или редове. След малко търпение и практика без усилие ще можете автоматично да попълвате формули в Excel.
Дял Дял Туит електронна поща Как да използвате функцията RANDBETWEEN в ExcelФункцията RANDBETWEEN на Excel връща ново произволно число при всяко преизчисляване на електронната ви таблица. Ето как да го използвате!
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Електронна таблица
- Microsoft Excel
- Съвети за Microsoft Office
- Съвети за производителност
Райън има бакалавърска степен по електротехника. Работил е 13 години в областта на автоматизацията, 5 години в областта на информационните технологии, а сега е инженер по приложения. Бивш управляващ редактор на MakeUseOf, той говори на национални конференции за визуализация на данни и е включен в националната телевизия и радио.
Още от Райън ДубеАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате