Как да започнете да използвате макроси в Word

Как да започнете да използвате макроси в Word

Уморихте ли се да изпълнявате повтарящи се задачи в Microsoft Word? Погребан в програмата е мощен инструмент за автоматизация, който може да отнеме тези задачи от ръцете ви. Говорим за макроси и макар че функцията разчита на Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), можете да я използвате, дори ако идеята за кодиране ви дава хеби-джибита.





С едно натискане на бутон Word ще записва вашите действия, генерирайки макрос, който можете да възпроизвеждате толкова често, колкото искате. Ако сте авантюристи, можете лесно да промените макроса за допълнителна степен на автоматизация.



Тук ще ви покажем един прост, но полезен пример: Как да автоматизирате функцията Намиране и замяна на Word.





Записване на макроса

В този пример вие сте уважаван президент на Дружеството за опазване на античните зъбни уреди. Имате десетки документи на Word за исторически протези и други подобни, всички с видно споменато име на обществото. Тогава внезапно бордът гласува за промяна на името на Лига за опазване на стоматологичните антики. Сега имате нужда от лесен начин за актуализиране на документите.

Можете да започнете с нов празен документ или да отворите съществуващ. Ако все още не сте го направили, ще трябва да активирате раздела Разработчик.



Отидете на Файл> Опции> Персонализиране на лентата . Вдясно, под Основни раздели , проверете Разработчик опция. Изберете OK и излезте.

най -добрите безплатни приложения за vr за android

Сега нека създадем нашия макрос.



  1. Щракнете Разработчик> Запис на макрос .
  2. Ще бъдете подканени да дадете име на макроса. Въведете ChangeSocietyName или друго име, което ви подхожда. Когато назовавате макроси, избягвайте интервали, точки, удивителен знак и специални знаци, в противен случай ще получите съобщение за грешка. Можете да използвате цифри, но първият знак трябва да е буква.
  3. Можете да присвоите макроса на бутон и/или клавишна комбинация, но това не е изискване. Ако изберете Бутон, Word ще ви позволи да го добавите към лентата с инструменти за бърз достъп. Можете също да добавите кратко описание на макроса.
  4. Щракнете Добре , и Word вече ще записва вашите действия. Удари Ctrl + H да изведем Намерете и заменете диалогов прозорец.
  5. Влезте в Общество за опазване на антични зъбни уреди в Find и Dental Antique Preservation League в Replace.
  6. Щракнете Замени всички за изпълнение на операцията „Намери и замени“. Това е единственото действие, което искате да запишете. Няма значение дали макросът действително замества някакъв текст. Въпросът е да го запазите за други документи.
  7. Това е важно: Щракнете Разработчик> Спиране на записа . В противен случай макросът ще включва всички последващи действия.

А сега да видим твоите ръчни работи. Отворете документ, съдържащ името на обществото. Щракнете Разработчик> Макроси . Ако щракнете двукратно върху ChangeSocietyName, Word автоматично ще извърши операцията Find and Replace.

Бакшиш: Докато записвате макроса, може да се наложи да извършите действие, което не искате да бъде записано. Например, може да искате да копирате и поставите текст в диалоговия прозорец Намиране и замяна, вместо да го въвеждате ръчно. Няма проблем: Просто щракнете Разработчик> Пауза на записа , копирайте и поставете текста, след което щракнете върху Developer> Resume Recorder . След това можете да завършите записа на макрос, както е описано по -горе.



Въпреки че тук се фокусирахме върху Microsoft Word, вие също можете използвайте макроси за повишаване на производителността в Excel . И има много спестяващи време макроси за Microsoft OneNote.

Гмуркане в кода

Сега ще се потопим по -задълбочено в нашия нов макрос на Word. Отидете на Разработчик> Макроси , но вместо да щракнете двукратно върху макроса, изберете го и щракнете редактиране . Това отваря редактора на Visual Basic, самостоятелна среда за създаване на VBA приложения.

Може да изглежда обезсърчително, но можете да игнорирате менютата и повечето панели. Фокусирайте се вместо върху прозореца, съдържащ кода. Както можете да видите, Word току -що е написал макрос, който изпълнява функцията „Намери и замени“.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Нека обясним какво става тук.

Подреждането на първия ред е съкращение от подпрограма, малка програма, която може да работи самостоятелно или като част от по -голямо приложение VBA. Редовете, предшествани от единични кавички, са за коментари. Кавичките казват на VBA да игнорира всякакви изявления в тези редове.

как да научим децата да пишат

След това стигаме до месото на кода: кода, който изпълнява Намерете и заменете операция. Както можете да видите, той посочва стойности за всяка опция в диалоговия прозорец Намиране и замяна, включително текста и заместващия текст в кавички. The Selection.Find.Execute команда близо до края е еквивалентна на натискане на бутона Замени всички.

Модифициране на макроса

За да използвате макроси, не е нужно да се забърквате с кода или дори да го гледате. Но можете да извлечете повече от тази функция, ако желаете да се потопите. Например, да предположим, че правите правописна грешка, когато записвате макроса. Вместо да го записвате отново, можете да влезете във Visual Basic и да го поправите.

Можете също така да промените макроса, за да го направите по -полезен и това ще направим тук. Когато стартирате Find and Replace, ръчно или чрез макрос, Word запомня текста за намиране и замяна. Следващият път, когато отворите диалоговия прозорец Намиране и замяна, той ще изглежда така.

По -добре би било да изчистите стойностите, така че да получим чист диалогов прозорец. Ще направим това с втори макрос, с изключение на този път, ще го направим директно във Visual Basic.

  1. В редактора на Visual Basic изберете цялата подпрограма, от първия ред до End Sub. Удари Ctrl + C да го копирате.
  2. Поставете курсора под End Sub и натиснете Ctrl + V . Току -що сте дублирали подпрограмата.
  3. Променете името от ChangeSocietyName на ClearFindReplace (или друго име, което ви подхожда). Това е важно, защото VBA ще генерира съобщение за грешка, ако се опитате да изпълните макроси с дублирани имена.
  4. В .Текст и Замяна.Текст стойности, премахнете текста, но оставете кавичките. По същество казвате на Word да не намери нищо и да го замени с нищо, но също така изчиствате тези стойности.

Резултатът трябва да изглежда така:


Sub ClearFindReplace()
'
' ClearFindReplace Macro
' Clear Text from Find and Replace dialog
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ''
.Replacement.Text = ''
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

Сега ще се върнем към макроса ChangeSocietyName. Под кода Find and Replace, но преди End Sub, въведете ClearFindReplace (без скоби в края).

Точно така: Не е нужно да въвеждате целия код, който току -що сте създали, само името на макроса.


Sub ChangeSocietyName()
'
' ChangeSocietyName Macro
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'
.Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub

Когато Word изпълнява ChangeSocietyName, първо ще изпълни оригиналната функция Find and Replace. Тогава той ще интерпретира ClearFindReplace като команда за изпълнение на втория макрос.

Продължаваме с VBA

Както можете да видите, функцията за запис на макроси на Word може да ви помогне да спестите време по безброй начини. Можете да създавате макроси, за да автоматизирате почти всяка операция, а в редактора на Visual Basic можете да настроите макросите, да вградите един макрос в другия или да създадете подпрограма, която изпълнява множество макроси един след друг.

Тъй като VBA е пълноценен език за програмиране, можете да включите подпрограмите в по-големи приложения с променливи, цикли, условни изрази и др. И след като научите основите на VBA в Word, можете да приложите голяма част от същите тези знания, за да създадете макроси в Microsoft Excel и Access.

съвети и трикове за убежище за отпадъци

За да стигнете по -нататък, ще искате да научите повече за конвенциите на VBA и редактора на Visual Basic, като например как да организирате кода си и как да се справите с грешки. Но дори и да искате да се придържате към прости функции като описаните тук, можете да извървите дълъг път към подобряване на вашата производителност.

Дял Дял Туит електронна поща Урок за начинаещи за писане на VBA макроси в Excel (и защо трябва да се научите)

Ако използвате Excel редовно, струва си да се научите как да създавате VBA макроси и да получите достъп до много повече функции и възможности.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Майкрософт Уърд
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 2016
  • Съвети за Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
  • Макроси
За автора Стивън Бийл(6 статии са публикувани)

Стивън Бийл е дългогодишен писател на технологии, базиран в района на Сан Франциско. Той е автор на множество книги за компютърни приложения в издателската дейност и графичния дизайн и е бивш редактор на новини и рецензии за Macworld. В момента той ръководи The Steampunk Explorer, популярен уебсайт за ентусиасти на стимпанк.

Още от Стивън Бийл

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате