Home-theater-designers
Какво получавате, когато комбинирате двуседмична ваканция с натоварен работен живот? Гигантски проект, който ви очаква, след като се върнете у дома - просто прегледайте всички тези имейли! Изчакайте - защо да не активирате Responder Out of Office в Outlook и да автоматизирате някои от тези отговори вместо вас?
Тук, в MakeUseOf, ние разгледахме как да направим това в Gmail, като инструкциите за отговор на ваканцията на Тина и метода на Марк да го направи с помощта на имейл филтър. Единственият клиент, който все още не сме обхванали, е Outlook. За съжаление, за разлика от Gmail, безплатната версия на Outlook.com не предлага функцията за отговор Out of Office. Ако обаче имате Outlook 2010 и акаунт на сървър на MS Exchange - който много компании предоставят на служителите - тогава имате късмет.
Използване на отговор извън офиса в Outlook
Microsoft направи изключително лесно създаването на автоматизирана система, която ще изпраща незабавни отговори на всеки, който ви изпрати имейл, докато сте далеч от офиса си. Няма значение дали това е само през 24 часа или по време на 2 -седмична ваканция, можете да конфигурирате клиента на Outlook да отговаря точно както искате и точно за времето, което ви трябва.
За да стигнете до тези настройки в Outlook 2010, под бутона с логото на Windows изберете Информация. Тук ще видите голям бутон, който гласи „Автоматични отговори“ с врата и икона със стрелка.
Щракнете върху бутона Автоматични отговори, за да стартирате инструмента Outlook Out of Office. Изскачащият прозорец, който ще видите, е много по-напреднал, отколкото може да си представите. На пръв поглед това е бърз начин да активирате „Изпращане на автоматични отговори“ и просто въведете бърза бележка, която Outlook автоматично ще изпрати от ваше име на всеки, който ви изпрати имейл.
препоръчвам телевизионни предавания въз основа на това, което харесвам
При по -внимателен преглед обаче ще видите, че тук има много повече функционалности, отколкото изглежда.
На първо място, можете да определите конкретен период от време, за да активирате функцията за автоматичен отговор, така че когато се върнете от ваканцията си, да не се притеснявате, че ще си спомните да я изключите!
Ще забележите също, че има два раздела. Този вляво е да настроите автоматичен отговор само за хора, които ви изпращат имейли от компанията.
Разделът вляво е мястото, където можете да настроите конкретен отговор за всеки, който ви изпрати имейл извън вашата корпорация.
Настройване на правила за имейл
Ще забележите в долната част на този прозорец, че на пръв поглед незначителен малък бутон с надпис „Правила ...“
Този бутон всъщност е доста значителен, защото ви позволява допълнително да дефинирате как Outlook ще отговаря автоматично, като дефинира конкретни хора, думи в темата или тялото или дали имейлът е изпратен директно или CC.
Тук можете да създадете много специфични правила. Например, можете да създадете правило, че ако майка ви ви изпрати имейл, можете да препратите този имейл до личен акаунт, който ще наблюдавате по време на ваканцията си (или да го изпратите директно в кошчето, в зависимост от връзката ви с майка ви).
Става още по -интересно, когато кликнете върху бутона „Разширени ...“.
Тук можете да дефинирате повече подробности относно това на какви съобщения искате да отговорите по различен начин от стандартния автоматичен отговор. Можете да избирате съобщения над или под определен размер, когато са получени, тяхната степен на важност и др.
Създайте отговорник извън офиса с правила за имейл
Saikat предостави някои съвети за използване на Outlook филтри преди, а Jack направи същото за Google, Hotmail и Yahoo филтри . Ако се замислите, Responder Out of Office всъщност е алтернативна версия на това, което бихте могли да направите, ако просто щракнете върху Управление на правилата от менюто на Outlook.
Използвайки съветника за правила, просто превъртете надолу до опцията, за да проверите за съобщения „получени в определен диапазон от данни“.
Определете този период от време от момента, в който заминавате за ваканция, до момента, в който планирате да се върнете у дома.
И накрая, всичко, което трябва да направите, е да определите какъв отговор или действие искате правилото да предприеме, когато входящите съобщения отговарят на тези критерии и по същество имате отговорник извън офиса!
Както виждате, няма причина да не отговаряте на имейли дори когато сте на почивка! Всичко, което трябва да направите, е да отделите време да кажете на Outlook как бихте искали той да отговори вместо вас и хората ще си помислят, че сте също толкова продуктивни, колкото сте били, дори когато седите на плаж и отпивате маргарита.
По какви творчески начини използвате Outlook Out of Office Responder? Имате ли добри съвети или истории за разказване? Споделете ги в секцията за коментари по -долу!
как да изключите звука на затвора на iphone
Кредити за изображения: ръка на робот [Прекъснат URL адрес е премахнат] Via Shutterstock
Дял Дял Туит електронна поща Струва ли си да надстроите до Windows 11?Windows е преработен. Но достатъчно ли е това, за да ви убеди да преминете от Windows 10 към Windows 11?
Прочетете Напред Свързани теми- Windows
- Съвети по имейл
- Microsoft Outlook
Райън има бакалавърска степен по електротехника. Работил е 13 години в областта на автоматизацията, 5 години в областта на информационните технологии, а сега е инженер по приложения. Бивш управляващ редактор на MakeUseOf, той говори на национални конференции за визуализация на данни и е включен в националната телевизия и радио.
Още от Райън ДубеАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате