Home-theater-designers
Google Диск е фантастичен инструмент за производителност и сътрудничество. След като започнете да го използвате много, обаче, става трудно да поддържате всичко организирано.
За щастие, Google Дискове предлага много начини да улесните намирането на това, което търсите. Ето ръководство за организиране на Google Диск за намаляване на загубеното време за търсене на информация.
1. Основни настройки на Google Диск и добавяне на файлове
Подобно на стандартните изследователи на файлове, Google Диск ви позволява да организирате файловете си с помощта на папки, което е удобно, ако работите по различни проекти. Това, което прави това малко сложно обаче, е, че вашите файлове могат да произхождат от два различни източника.
Ще видите тези изброени в страничната лента на Уеб приложение на Google Диск . Моят диск съхранява файлове, които сте запазили в Диск, докато Споделено с мен събира съдържание, което други ви канят за достъп в Диск . Те могат да включват папки за сътрудничество в екип, публични папки на Диск, използвани за разпространение и други подобни.
Ще видите и вие Компютри тук, ако използвате функцията за архивиране на Google Диск, но това е отделна функция, така че сега наистина не се прилага.
Файл, който искате да намерите, потенциално може да бъде в някоя от тези категории, което затруднява намирането му чрез сърфиране. За да опростите това, можете да добавите преки пътища към споделени файлове или папки към собствения си Диск. Направете това, като щракнете и плъзнете файл в Моят диск в страничната лента или щракнете с десния бутон върху нея и изберете Добавяне на пряк път към Диск . Можете да поставите пряк път, където пожелаете, в собствения си Диск.
Файлът ще остане на първоначалното си местоположение, но пряк път във вашия Диск ви позволява лесно да получите достъп до него от вашата собствена йерархия. Това ви предпазва от необходимостта да прелиствате чрез споделени данни.
2. Сортиране по дата и други фактори
Това е основен съвет, но трябва да се обяснява, защото може да не е ясно веднага къде да го намерите. Ще намерите опцията за промяна на сортирането на файлове в горния десен ъгъл на текущия изглед на файл. Изглежда като текущ метод за сортиране, като напр Име .
Щракнете върху този текст, за да зададете различен метод за сортиране, като например Последно модифициран или Последно отворен от мен . Използвайте стрелката и за превключване между възходящо и низходящо сортиране.
Макар и прост, това е удобен начин за бързо осмисляне на папка със стотици файлове.
3. Изберете Файлове по -бързо
Подобно на много изследователи на файлове, Google Диск ви позволява да използвате Преместване и Ctrl в комбинация с щраквания, както и щракване и плъзгане, за да изберете няколко файла.
Задръжте Ctrl и щракнете върху няколко файла, за да ги изберете всички. За да изберете файлове, които са в ред, щракнете върху първия, след което щракнете върху последния, докато държите Преместване . Щракването и плъзгане е лесна алтернатива на това, ако предпочитате.
Имайте предвид, че можете да промените изгледа на файл, като използвате бутона в горния десен ъгъл, който се появява над опцията за сортиране и до Информация икона. Използвайте го за превключване между списъчен и мрежов изглед, което може да улесни избора на група файлове.
4. Използвайте инструменти за разширено търсене
Търсенето на файл с помощта на лентата за търсене в горната част на екрана е най -добрият начин да намерите нещо, което сте загубили. Използването на разширени инструменти, които са само на няколко кликвания, го прави още по -ефективен.
Когато щракнете върху лентата за търсене, можете да изберете тип файл, като напр PDF файлове или Електронни таблици , за да се показват само файлове от този вид.
Ще забележите, че когато щракнете върху едно от тези, тип: презентация или подобно ще се появи в лентата за търсене. За да станете по -конкретни, опитайте да въведете дума за търсене до типа. Това улеснява стесняването на търсенето, ако знаете какъв вид съдържание търсите.
Освен това можете да кликнете Още инструменти за търсене в долната част на менюто за избор на тип файл (или малката стрелка вдясно от полето за търсене), за да видите опциите за разширено търсене. Те ви позволяват да анализирате критерии като дата на промяна, собственик и с кого е споделен.
Ако съхранявате много файлове в Диск и не помните къде сте поставили повечето от тях, търсенето ще стане най -добрият ви приятел.
5. Използвайте цветове и звезди за създаване на категории
Въпреки че можете да създавате дълбоки йерархии на папки, понякога е по -лесно да използвате по -визуална система. Като щракнете с десния бутон върху папка, можете да изберете Промяна на цвета и улесняват идентифицирането с един поглед.
Вместо стандартното (и скучно) сиво за всичко, папка с ярки цветове е много по -лесно да се забележи сред масите на други папки във вашия Диск. Опитайте да приложите цвят само към най -важните си папки или да използвате цветова схема за подобни типове съдържание.
Като подобна стъпка можете също да означите звездата с елементи, като изберете Добавяне към звезда в менюто с десен бутон. За да видите всеки файл и папка, които сте означили със звезда, щракнете върху Със звезда в лявото меню. Запазете звезди за най -важните си данни и винаги ще знаете къде да ги търсите.
6. Визуализирайте документи, за да ги сканирате бързо
Искате бързо напомняне за съдържанието на файла, за да сте сигурни, че имате правилния? Тук бутонът за визуализация е полезен. Изберете файл, след което щракнете върху око икона в горния десен ъгъл на лентата с инструменти, която се показва. Това ще генерира бърз преглед, така че можете да прегледате файла, без да го отваряте напълно.
как да бъдете в безопасност на tor
Това може да отнеме секунда за зареждане, но все пак е по -бързо от отварянето на файла изцяло. Ако можете да редактирате файла, който сте визуализирали (например документи или електронни таблици в Google Документи), ще видите Отваряне с [приложение] връзка в горната част.
7. Проверете Ревизия и Редактиране на истории от Моят диск
За файлове, които притежавате в Диск, можете да проверите минали версии и да видите кой е направил промени във файла. Щракнете с десния бутон върху нещо и изберете Управление на версии да прегледате (и изтеглите) по -стари версии на този файл, както и да качите нова.
Междувременно щракнете с десния бутон върху файл и изберете Разгледайте детайлите за да отворите панел отдясно с информация за файла. Превключете към Дейност раздел, за да видите какво се е случило с него наскоро, например хора, които правят промени или споделят документа.
8. Опитайте приложенията да ви помогнат да се организирате допълнително
Ако вградените контроли не са достатъчни, можете също да свържете приложения на трети страни към Google Диск за повече функционалност. За да ги разгледате, щракнете с десния бутон върху файл и изберете Отворете с> Свържете още приложения .
Това ще отвори пазара, където можете да разглеждате добавки, които работят с Google Диск. Разгледайте ги и вижте дали намирате някой от тях примамлив. За да започнете, разгледайте нашия списък с най -добрите инструменти за Google Drive .
9. Мини-съвети за организация на устройства
Оставяме ви с поредица от по -малки съвети, които също могат да ви помогнат да организирате съдържанието на вашия Диск:
- Опитайте да използвате емоджи в имената на папките си . В Windows натиснете Печелете + Период за да въведете емоджи, което работи в имената на папките на Google Диск. Сдвоени с цветовете на папките, те могат да бъдат в помощ на тези, които са много визуални.
- Използвайте хаштагове като импровизирани тагове . Google Диск няма подходяща функция за маркиране, така че можете да направите своя собствена с помощта на хаштагове. Въпреки че не се поддържа официално, добавя се #Важно или #Финанси до съответните документи ви позволява да видите всичко на едно място с бързо търсене.
- Използвайте интелигентни конвенции за именуване . Ако искате файловете винаги да се показват в определен ред, използвайте 001 или подобни в началото на имената им за лесна организация. Също така, не забравяйте да запазите имената на файловете достатъчно кратки, за да ги направите управляеми, но не забравяйте да включите ключови думи, които ще ги направят лесни за намиране при търсения по пътя.
Ефективната организация на Google Диск е от съществено значение
Сега знаете някои от най -добрите начини да държите всичко под контрол в Google Диск. Поддържането на вашите файлове за лесен достъп е жизненоважно, особено когато имате стотици файлове, разпръснати в десетки папки.
За да овладеете Google Диск, трябва също да знаете как да отстраните често срещани проблеми със софтуера.
Дял Дял Туит електронна поща 10 често срещани проблема с Google Диск (и как да ги решим)Имате проблеми с Google Диск? Опитайте тези съвети, поправки и заобиколни решения, за да разрешите проблемите с Google Диск.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Управление на файлове
- Софтуер за организация
- Google Диск
Бен е заместник -редактор и мениджър по включване в MakeUseOf. Той напусна работата си по ИТ, за да пише на пълен работен ден през 2016 г. и никога не е поглеждал назад. Той отразява технически уроци, препоръки за видео игри и още като професионален писател повече от седем години.
Още от Бен СтегнерАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате