Home-theater-designers
Прекомерната зависимост от хартия в офисите вреди на околната среда. Освен това защитата на чувствителни офис документи може да бъде трудна. В резултат на това критично важните файлове могат да бъдат изложени на всеки, включително на случаен посетител.
Като премахнете хартията от офиса, можете да избегнете всички подобни рискове. Ето някои онлайн приложения и съвети, които можете да използвате, за да направите офиса си по -безхартиен.
1. Инструменти за управление на посетителите
Преминете от дневник на посетителите на хартия към онлайн система за управление на посетителите. Иновативни и стабилни инструменти за управление на посетители могат да администрират целия процес на управление на посетителите на офиса.
Лоби писта ви позволява да следите всички посетители, докато правите снимки и печатате значки едновременно. Той също така идва с функции като уведомяване на хостове, управление на аварийната евакуация и предупреждаване на персонала по сигурността.
Proxyclick е облачно решение, което ви помага да контролирате потока от хора. Инструментът е персонализиран и следва интегриран подход, за да поддържа ефективните предни бюра и сигурните чувствителни данни.
2. Счетоводни приложения
Управлението на счетоводството в офиса ви на хартия също може да бъде забързано, отнемащо време и объркващо. С помощта на счетоводни приложения можете да направите процеса без хартия, бърз и без усилия.
Счетоводство на мъдрец е счетоводно приложение, което можете да използвате дори без опит в счетоводството. След като го свържете с банковата си сметка, потокът от транзакции става безпроблемен. Можете да следите продажбите, покупките и паричните потоци чрез функцията за лесно отчитане.
QuickBooks е друг онлайн счетоводен инструмент, който ви позволява да се справите със самоначисляването на ДДС, данъци и заплати на служителите. QuickBooks POS е разширено издание, което позволява на собствениците на малък бизнес да управляват гишета на хартия без хартия.
3. Приложения за управление на проекти
Ако планирате да използвате документи по време на фаза на управление на проекта, това лесно може да ви струва големи пари. За да запазите всички членове на екипа на една и съща страница, ще трябва да отпечатате няколко копия на един и същ файл. Можете обаче да избегнете такива разходи и да станете екологично чисти, като използвате инструменти за управление на задачи или проекти.
Инструмент за управление на проекти Асана има интуитивен потребителски интерфейс, който всеки може да използва за възлагане и проследяване на задачи. Приложението ви помага при споделяне на файлове в реално време, коментиране на задачи и генериране на цифрови отчети.
Щракнете нагоре е друг инструмент за управление на проекти, който ви позволява да интегрирате много приложения на трети страни. Той също така предлага изглед на натоварване, който ви помага да следите индивидуалното натоварване на ресурсите.
Свързани: Какво е ClickUp? Най -добрите функции за управление на проекти
4. Инструменти за списък със задачи
Все още ли губите лепкави бележки, за да запишете задачите си? Трябва да се отървете от него и да изберете приложения за списък със задачи.
Тодоист ви позволява да изброите всички задачи по организиран начин. Той също така ви позволява да добавяте раздели и подзадачи за категоризиране на вашите задачи. Можете също да добавите нива на приоритет и любими тагове в това приложение.
Any.do ви позволява да получите достъп до вашия списък със задачи от всяко място на всяко устройство. Той също така ще ви напомни да правите важни задачи в определеното време.
5. Приложения за водене на бележки
След като направите процеса на водене на бележки без хартия, можете да спестите разходите за бележници и химикалки. Освен това не е нужно да прекарвате време в търсене на бележника на претрупано бюро преди среща.
С приложение за водене на бележки като Evernote , можете да запазите цялата важна информация достъпна на всички устройства, благодарение на функцията за онлайн синхронизиране. Можете също така да персонализирате форматирането на бележките и да добавяте към тях изображения, аудио файлове и документи по ваш избор.
Simplenote ви позволява да добавяте, преглеждате, редактирате и публикувате бележки във формат Markdown. Вие и вашият екип можете да споделяте всякакви бележки в група за съвместна работа и идея.
6. Инструменти за сканиране на документи
Ако сте решили да излезете без хартия, създаването на дигитализирани копия на съществуващите ви хартиени документи трябва да бъде в стратегията ви.
Използвайте Adobe Scan на вашия смартфон, за да конвертирате хартиен документ в PDF файл. Приложението също така ви помага да управлявате размерите на файла, освен че предлага функции като изрязване, завъртане, коментиране, подписване и редактиране на цвят.
ABBYY FineReader PDF е усъвършенстван скенер за документи, който поддържа повече от 190 езика и ги записва в 12 различни файлови формати. Освен сканиране на отпечатан и ръкописен текст, той ви позволява да добавяте коментари и подписи.
7. Приложения за споделяне и защита на файлове
Отминаха дните, когато трябваше да направите печатни копия на доклада си и да ги разпространите сред получателите. Използвайки онлайн приложенията за споделяне на файлове, можете да съхранявате файловете в облака и да споделяте достъп само с отговарящи на условията получатели.
Кутия ви позволява да запазвате и споделяте файлове и документи в облака, като спазвате индустриалното съответствие и политиките за поверителност на данните. Това прави сътрудничеството между членовете на екипа безпроблемно.
Можете също да използвате Google Диск за сигурно съхраняване на офис файлове и споделянето им само с предвидените получатели. Освен това инструментът ви позволява да организирате файлове, използвайки различни папки.
8. Приложения за календар
Приложенията за календар се превърнаха в неразделна част от професионалния живот. Всички видове бизнес могат да се възползват от използването на приложение за календар, вместо да отбелязват срещите в хартиен дневник.
Календарно е приложение за онлайн планиране на срещи, където можете да планирате срещите си професионално и ефективно. Можете да автоматизирате напомнянето и последващия процес с това приложение.
Google Календар е популярен онлайн календар, където можете да оцветите записите в календара, за да организирате събитията в календара. Неговият инструмент за подпомагане автоматично ще попълва записите, за да спести вашето време. Можете лесно да редактирате графика на всяка онлайн среща в този онлайн календар.
Свързани: Съвети за избягване на отлагането и спазване на крайните срокове
9. Цифрови споразумения и инструменти за електронен подпис
Сега е моментът да се откажете от отпечатаните правни документи. Преминете в света на цифровите споразумения и електронните подписи, за да спестите хартия и да подобрите ефективността на работата на вашия екип.
Предлагайте е онлайн платформа, която ви позволява да правите, проследявате, изпращате и подписвате всички видове договори, предложения и споразумения. Можете да използвате предварително проектирани шаблони за предложения от библиотеката със съдържание на това приложение.
PandaDoc ви позволява да рационализирате управлението на споразуменията чрез лесно създаване, редактиране и подписване на документи. Той предлага услуги като предложения, оферти, договори и формуляри - всички в цифров формат без хартия.
10. Приложения за онлайн факс
Дори ако планирате да премахнете всички факсове, може да не е възможно, ако клиентите настояват да ги използват. Още, онлайн приложенията за факс може да ви помогне при премахването на хартията от факса. Тези приложения ще пренасочат факсовете към компютъра, смартфона или друго устройство по ваш избор. По този начин можете също да автоматизирате факса и да спестите хиляди листове хартия всяка година.
RingCentral е онлайн софтуер за факс, който ви позволява да управлявате входящи и изходящи факсове онлайн, като същевременно предлагате значителни икономии. Можете също да използвате HelloSign да изпращате и получавате факсове, като запазвате поверителност и сигурност.
Озеленете, като замените документите с онлайн инструменти
Вече можете да начертаете ясна картина в ума си, за да планирате да ходите без хартия в офис или у дома, където и да работите. Не отнема много време за прилагане на политика за безхартиено работно място, когато горните онлайн приложения са на ваше разположение.
безплатен pptp vpn клиент за mac
Да се отървем от хартията е един от многото начини за обезчистване на работното пространство и повишаване на производителността.
Дял Дял Туит електронна поща 10 начина за повишаване на производителността чрез премахване на работната станцияРазберете как една безпроблемна работна станция ви помага да работите внимателно и да изпълнявате задачите навреме.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Онлайн инструменти
- Дигитален документ
- Софтуер за организация
Тамал е писател на свободна практика в MakeUseOf. След като натрупа значителен опит в технологиите, финансите и бизнес процесите в предишната си работа в IT консултантска компания, той прие писането като професия на пълен работен ден преди 3 години. Макар да не пише за производителността и най-новите технически новини, той обича да играе Splinter Cell и да гледа нетърпеливо Netflix/ Prime Video.
Още от Tamal DasАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате