Как да създадете първата си времева линия за управление на проекти в 7 лесни стъпки

Как да създадете първата си времева линия за управление на проекти в 7 лесни стъпки

Обмисляте ли как ще предприемете проекта си? Как да започнете? Ще спазите ли сроковете? Тези мисли, предизвикващи безпокойство, ви минават през ума. Въпреки валидността си, те не трябва да ви забавят.





Използвайки подходящите инструменти, можете да завършите проекта си. Използването на времева линия за управление на проекти може да ви помогне да спечелите вашия проект. Инструментът ви помага да очертаете вашия проект и гарантира, че имате ясна стратегия как ще се справите с него. Можете да създадете своя график за управление на проекти, като следвате това ръководство.



1. Изготвяне на кратка информация за проекта

За да сте сигурни, че всички във вашия проект са на една и съща страница, започнете с изготвянето на кратка информация за проекта. Кратка информация за проекта е кратко резюме на проекта. Мислете за това като за съкратена версия на вашия проект. Тя трябва да отговори на въпросите:





  • Каква е целта на проекта?
  • Какви са целите на проекта?
  • Кои са основните етапи?
  • Колко време ще отнеме завършването на проекта?
  • Колко е бюджетът?

Дръжте го кратко, за да не затрупвате заинтересованите страни по проекта с ненужни подробности. Това ще бъде документът, който участниците и членовете на проекта ви споменават често, докато проектът продължава.

2. Създайте структура за разбивка на работа

След като създадете своя кратък проект, трябва да създадете план за действие, за да стартирате проекта. Този план за действие се нарича структура за разбивка на работа (WBS). Вместо да пише всяко действие, което трябва да се предприеме за завършване на проект, WBS се фокусира върху резултатите и етапите. Правилата за създаване на WBS са:



прехвърляне на файлове от virtualbox към хост
  • 100% правило: Цялата работа, която е в WBS, трябва да бъде 100% необходима за изпълнение на целите на проекта. В него не трябва да има никаква несвързана или излишна работа. Подзадачите също трябва да са 100% необходими за изпълнение на родителска задача.
  • Взаимно изключващи се: Не отчитайте никаква работа два пъти. Ще нарушите правилото за 100% и ще имате грешни изчисления, когато изчислявате ресурсите, необходими за завършване на проекта.
  • Резултати, а не действия: Основният ви фокус трябва да бъде върху резултатите, а не върху действията. Например, ако строите къща, един продукт е основата. Стъпките в този продукт ще бъдат избор на сайт, копаене, инсталиране и запечатване на основи. Така че, не се губете в тези действия, а се съсредоточете върху резултата, който има основа.
  • Правилото 8/80: Това правило гласи, че задачата трябва да отнеме не по -малко от 8 часа, а също и повече от 80 часа. Когато прилагате това правило, ако работата отнема повече от 80 часа, разделете го допълнително на по -малък работен пакет.
  • Присвояване: Трябва да възложите задача на конкретен човек или екип. Ако вашият WBS е задълбочен, не трябва да има припокриване на работата между отделни лица или екипи.

3. Създайте времева рамка

След като създадете структурата за разбивка на работата, разпределете време за изпълнение на всяка задача. За задачи няма да се справяте сами, консултирайте се директно с лицето (хората), което ще го направи. Попитайте ги какво им е необходимо, за да свършат работата и колко време ще им е необходимо.

Не бъдете твърде оптимистични, когато правите това. Създайте баланс между даването на достатъчно време за изпълнение на задачите и оставането в общата времева рамка на проекта. Позволете малко място за размахване и за всякакви неочаквани ситуации.



4. График в зависимости

Вече знаете колко време ще отнеме, за да завършите всяка задача. Но какво ще кажете за задачи, които зависят една от друга? Често има няколко последователности на задача, които зависят една от друга.

Обикновено има четири типа управление на проекти, зависими от проекта. Това са:



  1. От край до старт : първата задача трябва да бъде завършена, преди да започне втората задача.
  2. От край до край : втората задача не може да бъде завършена преди първата задача да е завършена. Например, ако правите електрическо окабеляване за къща, не можете да поставите проводниците преди проверка.
  3. От начало до начало : последователните задачи не могат да започнат преди да започне първата задача. Например, не можете да изравните бетонен под, докато не излеете бетона.
  4. Начало до завършване : първата задача трябва да започне преди завършването на втората. Например, ако надстройвате до нов софтуер, ще започнете да инсталирате новия софтуер, преди да прекратите стария.

Така че, не забравяйте да определите естеството на зависимостите, които имате под ръка, и след това да работите върху тях. В някои ситуации зависимостите са по -сложни процеси, така че създайте блок -схема , плавни ленти или цветно кодиране, за да ви помогне да ги визуализирате и идентифицирате.

5. Създайте базова времева линия

Сега е време да визуализирате времевата линия на вашия проект. Има няколко инструмента за управление на проекти, които можете да използвате за изграждане на времевата линия на вашия проект. The за повечето проекти е диаграмата на Гант .

Диаграмата на Гант ви дава бърза снимка на вашия проект, начална и крайна дата на задачите, ключови етапи, зависимости и възложител на всяка задача. Диаграмите на Гант са интерактивни и могат да се актуализират и редактират в реално време. Други инструменти за времева линия, които можете да използвате за изграждане и управление на вашата хронология, са историческата хронология и времевата линия на вертикалната диаграма.

6. Изпратете го

Споделете сроковете с всички заинтересовани страни по проекта. Ще ги развълнува, за да видят ясен план за действие по проекта. Те също така ще искат да преценят и да направят предложения как да подобрят някои неща по проекта. Бъдете отворени за обратна връзка.

7. Променете според нуждите

Проектът е живо същество и ще продължи да се променя и развива. Това не е непременно нещо лошо. Това просто означава, че трябва да се адаптирате, тъй като нещата продължават да се променят.

Хубавото е, че когато вече имате времева линия, ще бъдете по -овластени да включите промяната. Също така не забравяйте да съобщите промените в реално време на всички заинтересовани страни по проекта.

Създаване на времева линия за управление на проекти

Създаването на първата ви времева линия за управление на проекти може да бъде обезсърчително. Въпреки това, с горните стъпки, можете да създадете щателна времева линия и да доставите проекта си успешно. Така че, не забравяйте да приложите горната насока и да имате звездна времева линия.

Дял Дял Туит електронна поща 9 често срещани грешки в управлението на проекти (и какво да направите вместо това)

Искате ли да завършите големи проекти без лошо управление или надхвърляне на бюджета? Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да избегнете тези грешки.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Управление на проекти
  • Инструменти за сътрудничество
  • Управление на времето
За автора Хилда мунджури(22 статии са публикувани)

Хилда е писател на технологии на свободна практика и се радва да бъде в крак с новите технологии и иновации. Тя също обича да намира нови хакове, за да спести време и да улесни работата. В свободното си време ще я намерите как се грижи за зеленчуковата си градина.

може ли mac да получи вирус
Още от Хилда Мунджури

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате