Как да автоматизирате повтарящи се задачи в Google Таблици с макроси

Как да автоматизирате повтарящи се задачи в Google Таблици с макроси

Запишете задача, запазете я и стартирайте задачата, когато пожелаете.





Най -накрая макросите са достъпни за потребителите на Google Sheets. Макросите ви позволяват да автоматизирате повтарящи се задачи в документи и електронни таблици, без да се налага да се научавате да пишете код.



Те са основен инструмент за производителност в Microsoft Office от дълго време. Потребителите на Excel отдавна могат използвайте макроси, за да спестите време и сега можете да донесете същите спестяващи време ползи в Google Sheets.





Докато Google Sheets отдавна позволява на потребителите да пишат свои собствени функции на Apps Script, макросите отварят този вид функционалност за всички потребители на Google Sheets-не се изисква кодиране.

Макросите са особено полезни, ако се налага да работите с няколко листа отново и отново с подобни данни или информация. Например, всеки вид месечни тракери със сложни функции за събиране на данни ще се възползват от макросите.



Как да създадете нов макрос в Google Sheets

Макросите на Google Sheets са изключително лесни за създаване.

  1. Щракнете Инструменти> Макроси> Записване на макрос .
  2. Изпълнете стъпките, които искате да автоматизирате.
  3. Избирам Абсолютни препратки ако искате макросът да работи в същата клетка, която записвате. Избирам Относителни препратки ако искате макросът да работи в избраната от вас клетка и в близките клетки.
  4. Щракнете Запазване .
  5. Въведете името на макроса и опционален клавишен клавиш.

Сега очевидно втората стъпка в горния списък може да включва много повече стъпки, но повече за това по -късно.



Как да редактирате макрос в Google Таблици

Ако искате да редактирате вашия макрос, направете следното:

  1. Отидете на Инструменти> Макроси> Управление на макроси .
  2. В отварящия се списък с макроси щракнете върху бутона на менюто (три точки) до макроса, който искате да редактирате.
  3. Щракнете Редактиране на скрипт .

За да редактирате макроса, ще трябва да редактирате кода, така че ако това е нещо, което не ви харесва, може да е по-лесно просто да запишете отново макроса.



Как да стартирате макрос в Google Sheets

За да стартирате макроса, отворете листа, който искате да го използвате, и щракнете върху Инструменти> Макроси и изберете макроса от списъка. Или ако сте присвоили клавишна комбинация на вашия макрос, можете да го използвате вместо това.

По -долу ще намерите няколко прости примера за различните начини, по които можете да използвате макроси в Google Таблици.

Пример 1: Форматирайте електронната си таблица с макрос

Всеки вид повтарящо се форматиране, което трябва да приложите към няколко листа на Google, може лесно да се извърши с макроси.

стартиране на windows xp на windows 10

Основно форматиране

Ако имате няколко листа с подобна информация, можете да записвате макроси за някое или всички от следните: удебелено/курсивно/подчертано форматиране, размер на шрифта, подравняване на текста, преместване на текст, цвят на запълване на фона и др.

Условно форматиране

С Google Sheets можете също да получите красива мета, като добавите допълнителен слой автоматизация върху основната автоматизация с условно форматиране.

Можете да използвате условно форматиране, за да форматирате клетки, като използвате същите методи, изброени по -горе. Разликата е, че можете да създадете правило, което форматира текста въз основа на конкретни критерии:

  • Ако клетката съдържа или не съдържа определена ключова дума.
  • Ако клетката съдържа число, равно на, по -голямо или по -малко от определено число
  • Ако клетката съдържа конкретна дата/дата след/дата преди вашата спецификация.

Така че, да речем, че използвате Google Таблици като начин да следите задачите си и сте определили срокове за изпълнение на вашите задачи. Можете да използвате условно форматиране, за да подчертаете всичко, което се дължи днес:

  1. След като щракнете върху Запис, изберете клетките, към които искате да приложите условно форматиране.
  2. Отидете на Формат> Условно форматиране .
  3. В страничната лента, която се отваря, щракнете Добавете ново правило .
  4. Под Форматирайте клетки, ако изберете Датата е .
  5. Във второто падащо меню, което се отваря, изберете Днес за задачи, които трябва да се изпълнят днес.

Ако искате да подчертаете всичко, което е просрочено, повторете стъпки 1 до 3 и след това направете следното:

  1. Под Форматиране на клетки ако изберете Датата е преди .
  2. Във второто падащо меню, което се отваря, изберете Днес .

Пример 2: Създаване на отчети и диаграми

Има много начини, по които можете да генерирате отчети в Google Таблици, включително обобщени таблици, графики и диаграми.

Обобщени таблици в Google Таблици

Обобщените таблици са изключително полезни, ако искате да изчислите суми от различни елементи в електронната си таблица. Можете да използвате обобщена таблица, за да разберете големи количества данни и да ги обобщите в кратък смилаем отчет. Тъй като се основава на данните от електронните таблици, можете да използвате условно форматиране, диаграми и графики, за да визуализирате данните.

Например, ако използвате Google Таблица за навиците си на харчене, можете да използвате обобщена диаграма за изчисляване на общите суми. Това е чудесен начин наистина да разберете колко харчите в Starbucks.

  1. След щракване Запис , отидете на Данни> Обобщена таблица .
  2. The Редактор на обобщена таблица ще се отвори в страничен панел, където можете да добавите елементите, които искате, които се появяват в таблицата ви.
  3. Под Редове щракнете Добавяне и изберете колоната, съдържаща информацията, която искате да съпоставите: категория разход или местоположение например.
  4. Под Стойности , щракнете Добавяне и изберете колоната, съдържаща сумите, които харчите за категория.

Това е много прост пример за това как може да се използва обобщена таблица. Има много по -сложни приложения, при които макросите ще улеснят живота ви в Google Таблици.

Графики и кръгови диаграми в Google Таблици

Вместо да прелиствате ред по ред данни, можете също да обобщите цялата тази информация визуално.

Отново, ако имате няколко листа с подобни данни, можете да създадете една и съща диаграма на няколко различни листа.

Например, ако проследявате месечните си продажби, можете да създадете кръгова диаграма, която разбива продажбите по продукти.

  • Изберете колоните/редовете, съдържащи данните, които искате да визуализирате.
  • След като щракнете върху бутона Запис, отидете на Вмъкване> Диаграма .
  • В отварящия се панел изберете типа диаграма (Линейна диаграма, лентова диаграма, кръгова диаграма и т.н.)

Изпълнете този макрос на други листове с подобни данни за бързи визуализации. Google Sheets също ще направи предложения за най -подходящата диаграма въз основа на данните.

Пример 3: Изпълнете сложни функции с макроси

Това вероятно е един от най-полезните и мощни начини, по които можете да използвате макроси в Google Sheets --- но докато сложните функции могат да бъдат сложни, те се опростяват с макроси.

Има много съществуващи функции като формулата COUNTIF или Функции за търсене . Можете също така да направите крачка напред и създайте свои собствени функции на Google Таблици .

След като разберете функцията си, просто запишете макроса си през стъпките.

Пример 4: Улеснете прегледа на вашите данни

Ако имате голямо количество данни, записани в електронна таблица на Google, това помага да се замразят първият ред и първата колона.

По този начин, когато разглеждате електронна таблица, пълна с числа или информация, запазването на първия ред или колона в изглед е от съществено значение, ако искате контекст за това, което търсите.

  1. След като щракнете върху бутона Запис, отидете на Изглед> Замразяване> Един ред и Изглед> Замразяване> Една колона .
  2. Щракнете Запазване .
  3. Въведете име за макроса и щракнете Запазване отново.

Стартирайте макрос и спрете повтарящата се работа

Поради съвместния характер на Google Sheets, можете да стартирате макроси, докато други хора продължават да въвеждат информацията си, и вече не се налага да изтеглят листове и да ги отварят в друга програма, за да стартират макрос.

Ако сътрудничеството и съхранението в облак не са приоритет за вас, винаги можете да изберете Microsoft Excel за запис на макроси .с

Дял Дял Туит електронна поща 5 съвета за зареждане на вашите VirtualBox Linux машини

Уморени ли сте от лошото представяне на виртуалните машини? Ето какво трябва да направите, за да увеличите производителността на VirtualBox.

Прочетете Напред Свързани теми
  • интернет
  • Производителност
  • Google Диск
  • Google Таблици
  • Трикове за производителност
  • Макроси
За автора Нанси Меси(888 статии са публикувани)

Нанси е писател и редактор, живеещ във Вашингтон. Преди това е била редактор в Близкия изток в The Next Web и понастоящем работи в мозъчен тръст, базиран в DC, за комуникации и общуване в социалните медии.

Още от Нанси Меси

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате