Home-theater-designers
Всеки понякога прецаква. Опитвайте се колкото можем, никой не е перфектен. Когато направите грешка, която наранява някой друг, е редно да се извините.
Въпреки че често ще трябва да се извинявате лично, понякога може да предпочетете или да се наложи да кажете, че съжалявате по имейл. Нека да разгледаме как да се извиним професионално в имейл, за да ви помогнем да се възползвате максимално от тази ситуация.
Трите съставки на подходящ имейл с извинение
Снимка: Sandphin/ Flickr
Въпреки че няма универсален модел, общоприетият стандарт за извинения включва три части:
- Признаване че си направил нещо нередно.
- Чувство на угризения за вашите действия и битие съпричастен да разберат как нараняват другия човек.
- Възстановяване , където оправяте ситуацията.
Ще разгледаме всеки от тези три елемента, докато разглеждаме как да кажем съжаление в имейл.
Как да отворите имейла си с извинения
Преди да започнете да измисляте истинското извинение, трябва да се обърнете към човека, на когото пишете. Това ще варира значително в зависимост от връзката ви с човека.
Да приемем, че сте допуснали грешка в професионална ситуация и затова трябва да изпратите имейл с извинение до шефа си. Като пример ще кажем, че не сте успели да завършите критична задача навреме, което забави проекта за всички останали.
Свързани: Избягвайте тези грешки за по -добра електронна и текстова комуникация
В този случай подходящ поздрав би бил „Уважаеми [име],“. Ако се извинявате на приятел, нещо като „Здравей [Име]“ или „Здравей [Име]“ би било по -подходящо.
Не забравяйте и темата на имейла за извинение. След като сте наранили някого, той може да не се радва да види имейл от вас.
Поставянето на нещо като „Моля, приемете моите извинения“ или „Искрено съжалявам“ в темата е добър начин да изясните от самото начало за какво е вашето съобщение. Не се опитвайте да станете умни, като използвате съкращения по имейл; дръжте го ясно, за да знаят какво съдържа вашето съобщение.
Признаване на грешката ви
Кредит на изображението: stevanovicigor/ Depositphotos
След като откриването е направено, е време за първата жизненоважна част от извинението. Тук трябва ясно да идентифицирате възникналия проблем. Притежаваш това, което си направил; не се опитвайте да отклонявате вината върху някой друг или да се оправдавате за случилото се.
Ето пример за какво да не правиш във вашия имейл с извинение:
Макар да знам, че съм пропуснал важен срок, това наистина не е моя вина. Работих с Пол по този проект и той загуби твърде много от времето ми, като ми зададе куп несвързани въпроси. Моят компютър също замръзва през цялата седмица и ИТ все още не може да го погледне. Така че това не е всичко заради мен.
колко място се нуждае от Windows 10
Дори горното да е вярно, това не прави добро извинение. Тази част трябва да признае вашата отговорност в гафа.
Нещо подобно е много по -добро:
Осъзнавам, че съм пропуснал решаващ срок. Този проект беше наистина важен за нашия отдел и ми се доверихте да го завърша своевременно. Знам, че неспособността ми да изпълня тази задача навреме забави приключването на проекта. Това се отразява зле на нашия екип и съжалявам за това.
Тук ясно сте изложили какво сте направили погрешно, без да се опитвате да го омаловажавате или отклонявате. Това е част от извинението, което често се пропуска днес.
Изразявайки угризения за това, което направихте
Сега, когато ясно изложихте грешката си, трябва да покажете съжаление за случилото се. Имайте предвид, че това, което сте направили, поне е причинило болка, разочарование и други негативни емоции на другия човек. В професионална обстановка това също може да ги накара да губят време, пари или да имат проблеми с началниците си.
Покажете ясно, че изпитвате угризения за ситуацията. Опитайте се да се поставите на тяхно място и да разберете как вашите действия са ги накарали да се чувстват. Не предлагайте обяснение за поведението си тук или казвайте, че „съжалявате, че се чувстват така“ за това, което сте направили.
Смисълът на извинението е да поправите разкъсаната връзка, а не да докажете, че сте били прави през цялото време.
Ето пример за това как да рамкирате тази част от извинението:
Искам искрено да се извиня, че не изпълних задълженията си и изпълних задачата, която ми поверихте навреме. Няма оправдания за този провал. Не обичам да знам, че съм разочаровал екипа си и се чувствам ужасно, че това ви е причинило смущение при среща с клиента.
Изразяването на съпричастност придава автентичност на вашето извинение. Помага ви да забравите за момент вашата гледна точка и да погледнете с какво се занимава някой друг.
как да изтеглите приложението на samsung smart tv
Да поправите грешката си
Думите са важни, но действията имат много по -голяма тежест. За да покажете, че имате предвид това, което сте казали, е важно да се поправите. Предприемането на действия или ще поправи ситуацията (ако е възможно), или ще покаже, че ще направите всичко възможно да не правите същата грешка отново.
Продължавайки с нашия пример за пропускане на краен срок, нещо подобно може да послужи като част от възстановяването на имейла за извинение:
В бъдеще, за да избегна пропускането на крайни срокове, ще говоря с вас много предварително, ако се притеснявам, че няма да мога да свърша нещо навреме. Ще бъда по -наясно с това колко време ми отнемат критични проекти и съм готов да отделя допълнителни часове извън офиса, за да съм сигурен, че ще бъдат изпълнени. Това няма да се повтори.
В някои ситуации може да не знаете какво да предложите, за да компенсирате поведението си. Ако случаят е такъв, можете просто да попитате „Какво мога да направя, за да поправя това?“
Най -важното е да покажете как ще действате по различен начин в бъдеще, за да предотвратите повторение на същия проблем.
Как да затворите имейла си с извинения
Сега просто трябва да завършите съобщението. Това е сравнително просто, но не забравяйте да поддържате подходящия тон. Трябва да благодарите на получателя, че е прочел вашето извинително съобщение и да му пожелаете добро.
Прочетете още: Най -добрият начин да прекратите професионално имейл
Също така може да е добра идея да ги поканите да обсъдят допълнително това, което сте казали. Това показва, че сте искрени и отворени за допълнителен диалог.
Ето един от начините да затворите имейла си за професионално извинение:
Благодаря ви, че прочетохте това. Ако има нещо, което бихте искали да обсъдим допълнително, моля, свържете се с мен, за да можем да го разрешим.
С уважение, [Вашето име]
как да маркирате някого във фейсбук
Ако не искате да използвате „С уважение“, ще работят и други официални затваряния като „Най -добри пожелания“. Не е нужно да казвате „С извинения“ или нещо подобно, тъй като сте прекарали целия имейл правилно, за да се извините.
Имейлът е правилният носител за извинение?
Разгледахме как да се извиним професионално в имейл. Но преди да започнете да пишете съобщението си, трябва да помислите дали имейл е подходящият носител за извинението.
Имейлът със сигурност има предимства, когато става въпрос за извинения. Тъй като няма ограничение във времето, можете да съставите мислите си по ясен и директен начин. Ако е необходимо бързо извинение, изпращането на имейл ви позволява да се свържете с тях за кратък период от време, ако личната среща не е опция. И за разлика от личните извинения, не е нужно да сте спонтанни и да реагирате на това, което казва другият човек.
Но не всичко е наред. Имейлът е по-малко личен от личното извинение (или телефонното обаждане). В зависимост от настройката на вашата компания, изпращането на имейл може да изглежда като страхливо, ако личното появяване е възможно. Не се крийте зад екран, когато трябва да се извините за нещо.
Извинете по имейл за поправяне на грешки
Правилното извинение е ценно житейско умение. Не всеки знае как да го направи и лошото извинение може да накара другия човек да се почувства още по -разочарован от преди. Използвайте това основно ръководство за това как да кажете съжаление по имейл и ще бъдете на път към поправена връзка.
Имайте предвид, че крайната цел на извинението е да се възстанови разбитото доверие. Направили сте нещо нередно и трите основни стъпки по -горе са как го притежавате и коригирате. Не се извинявай за теб.
Кредит на изображението: nito/ Shutterstock
Дял Дял Туит електронна поща 5 начина за писане на професионални имейли, които спестяват време и усилияТова е умение да знаете как да пишете професионални имейли, които спестяват време и получават отговори. Нека тези шаблони за имейли ви помогнат.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Съвети за писане
- Съвети по имейл
- Онлайн етикет
- Работа от разстояние
- Професионални мрежи
Бен е заместник -редактор и мениджър по включване в MakeUseOf. Той напусна работата си по ИТ, за да пише на пълен работен ден през 2016 г. и никога не е поглеждал назад. Той отразява технически уроци, препоръки за видео игри и още като професионален писател повече от седем години.
Още от Бен СтегнерАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате