Как да създадете контролен списък в Microsoft Excel

Как да създадете контролен списък в Microsoft Excel

Много приложения могат да създават контролни списъци, но наистина ли имате нужда от още едно приложение? Ако вече използвате електронни таблици, не търсете повече. Можете лесно да направите контролен списък в Microsoft Excel.





Дори и да не искате да го използвате като ежедневно приложение за списък със задачи, контролен списък е добър начин да следите какво все още трябва да направите в електронната си таблица, директно в самата електронна таблица.



Нека да видим как да създадете контролен списък в Excel за пет минути или по -малко.





Как да направите контролен списък в Excel

Ще ви покажем как да създадете контролен списък на Excel с квадратчета за отметка, които можете да маркирате, докато попълвате елементите. Той дори ще посочи кога сте отметнали всички артикули, така че можете да кажете с един поглед.

Ето простите стъпки, които ще очертаем по -подробно по -долу:



  1. Активирайте раздела за програмисти.
  2. Въведете елементите от контролния списък в електронната си таблица.
  3. Добавете квадратчетата за отметка и разширено форматиране.

1. Активирайте раздела Developer

За да създадете контролен списък, трябва да активирате Разработчик раздела на лентата. За да направите това, щракнете с десния бутон върху лентата и изберете Персонализирайте лентата .

В списъка на Основни раздели от дясната страна на Опции на Excel диалоговия прозорец, проверете Разработчик поле и след това щракнете Добре .



2. Въведете елементите от контролния списък в електронната си таблица

Въведете вашия списък със задачи, по един елемент на клетка. В нашия пример имаме клетка с Общо артикули и един с общата сума Опаковани артикули , или колко елементи са отметнати в нашия списък.

The Добре ли съм да тръгвам? клетката ще бъде червена с НЕ в него, ако всички елементи не са отметнати.



След като отметите всички елементи, Добре ли съм да тръгвам? клетката става зелена и ще чете ДА .

Щракнете върху Разработчик раздел. След това щракнете Вмъкване в Контроли раздел и щракнете върху Квадратче за отметка (контрол на формуляра) .

3. Добавете квадратчетата за отметка

Щракнете в клетката, в която искате да вмъкнете квадратчето за отметка. Ще видите, че има текст вдясно от квадратчето за отметка. Искаме само текстовото поле, а не текста. Докато контролата за отметка е избрана, маркирайте текста до квадратчето и я изтрийте.

Контролата за отметка не се преоразмерява автоматично, след като изтриете текста в нея. Ако искате да го промените, щракнете с десния бутон върху клетката, за да поставите отметка в квадратчето, след което щракнете с левия бутон върху квадратчето (за да изчезне контекстното меню). Той ще бъде избран с кръгове в ъглите (както е показано по -горе).

Плъзнете един от кръговете от дясната страна към квадратчето за отметка, за да преоразмерите контура само до размера на квадратчето за отметка. След това можете да преместите квадратчето за отметка в центъра на клетката с четириглавия курсор.

Сега искаме да копираме това квадратче за отметка в останалите елементи от списъка ни със задачи.

За да изберете клетката, съдържаща квадратчето за отметка, изберете всяка клетка около нея без квадратче за отметка. След това използвайте един от клавишите със стрелки на клавиатурата, за да преминете към клетката с квадратчето за отметка.

За да копирате квадратчето за отметка в другите клетки, преместете курсора върху долния десен ъгъл на избраната клетка с квадратчето за отметка, докато се превърне в знак плюс. Уверете се, че курсорът НЕ е ръка. Това ще постави отметка в квадратчето.

Плъзнете знака плюс надолу върху клетките, в които искате да копирате квадратчето за отметка, и освободете бутона на мишката. Полето за отметка се копира във всички тези клетки.

Разширено форматиране на контролен списък

В зависимост от това за какво искате да използвате вашия контролен списък, можете да добавите допълнителни елементи за форматиране, за да потвърдите списъка си и да обобщите състоянието му.

Създайте вярна/невярна колона

За тази стъпка трябва да използваме колоната вдясно от квадратчетата за съхранение на ВЯРНО и НЕВЯРНО стойности за квадратчетата за отметка. Това ни позволява да използваме тези стойности, за да проверим дали всички квадратчета са поставени или не.

Щракнете с десния бутон върху първото квадратче (не върху клетката с квадратчето за отметка) и изберете Контрол на формата .

На Контрол раздела на Форматиране на обект диалоговия прозорец, щракнете върху бутона за избор на клетка от дясната страна на Клетъчна връзка кутия.

Изберете клетката вдясно от клетката за отметка. Абсолютна препратка към избраната клетка се вмъква в Клетъчна връзка кутия на компактната версия на Контрол на формата диалогов прозорец.

Щракнете отново върху бутона за избор на клетка, за да разгънете диалоговия прозорец. Щракнете Добре в диалоговия прозорец, за да го затворите.

най -доброто място за пазаруване на книги онлайн

Повторете процедурата за всяко квадратче за отметка в списъка си.

Въведете общия брой елементи и изчислете проверените елементи

След това въведете общия брой квадратчета за отметка в списъка си в клетката вдясно от Общо артикули клетка.

Сега нека използваме специална функция, която изчислява колко квадратчета за отметка са поставени.

Въведете следния текст в клетката вдясно от клетката с етикет Опаковани артикули (или както и да го наричате) и натиснете Въведете .

мога ли да използвам две различни марки овен
=COUNTIF(C2:C9,TRUE)

Това отчита броя на клетките в ° С колона (от клетка C2 през C9 ), които имат стойността ВЯРНО .

Във вашия лист можете да замените „ С2: С9 'с буквата на колоната и номерата на редовете, съответстващи на колоната вдясно от вашите квадратчета за отметка.

Скриване на истинската/невярна колона

Не се нуждаем от колоната с ВЯРНО и НЕВЯРНО показващи стойности, така че нека го скрием. Щракнете върху заглавката на колоната с букви, за да изберете цялата колона. След това щракнете с десния бутон върху заглавието на колоната и изберете Крия .

Заглавията на колоните с букви сега пропускат ° С , но има двоен ред, показващ скрита колона.

Проверете дали всички квадратчета за отметка са поставени

Ще използваме АКО функция за Добре ли съм да тръгвам? (или както и да го наричате), за да видите дали всички квадратчета за отметка са поставени. Изберете клетката вдясно от Добре ли съм да тръгвам? и въведете следния текст.

=IF(B11=B12,'YES','NO')

Това означава, че ако номерът в клетката В10 е равен на броя, изчислен от отметките в В11 , ДА ще бъде автоматично въведен в клетката. В противен случай, НЕ ще бъде въведен.

Прилагане на условно форматиране

Можете също така да оцветите кода на клетката в зависимост от това дали стойностите в клетките В10 и В11 са равни или не. Това се казва Условно форматиране .

Нека да видим как да превърнем клетката в червено, ако не всички квадратчета за отметка са поставени и зелени, ако са. Вижте нашата статия за условно форматиране за информация как да създавате правила.

Изберете клетката до „Добре ли е да отида?“. Това е В14 в този примерен електронна таблица.

Създайте правило за тази клетка с Мениджър на правила за условно форматиране диалоговия прозорец с помощта на Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате тип правило.

Въведете следния текст в Форматирайте стойности, където тази формула е вярна кутия.

Заменете В11 и В12 с препратките към клетки за вашия Общо артикули и Опаковани артикули (или каквото и да сте наименували тези клетки) стойности, ако те не са едни и същи клетки. (Виж нашето ръководство за полето с име на Excel ако имате нужда от повече информация за това.)

=$B11$B12

След това щракнете Формат и изберете червено Попълнете цвят и щракнете Добре .

Създайте друго ново правило от същия тип, но въведете следния текст в Форматирайте стойности, където тази формула е вярна кутия. Отново заменете препратките към клетки, така че да съответстват на вашия собствен контролен списък.

=$B11=$B12

След това щракнете Формат и изберете зелено Попълнете цвят и щракнете Добре .

На Мениджър на правила за условно форматиране диалоговия прозорец, въведете абсолютна препратка за клетката, която искате да оцветите в зелено или червено в Отнася се за кутия.

Въведете една и съща референтна клетка и за двете правила. В нашия пример влязохме = $ B $ 13 .

Щракнете Добре .

The Добре ли съм да тръгвам? клетка в Б колоната сега става зелена и се чете ДА когато всички квадратчета за отметка са поставени. Ако премахнете отметката от който и да е елемент, той ще стане червен и ще прочете НЕ .

Попълнен ли е контролен списък на Excel? Проверете!

Можете да създадете контролен списък в Excel достатъчно лесно. Но това е само един вид списък. Можете също направете падащи списъци в Excel с вашите персонализирани елементи.

Имате ли също така информация, която използвате често, като имена на отдели и имена на хора? Опитайте този метод да създаване на персонализирани списъци в Excel за повтарящи се данни, от които винаги се нуждаете.

Дял Дял Туит електронна поща Как да създадете персонализиран списък в Microsoft Excel

Трябва ли да попълвате същите набори от данни във вашите електронни таблици на Excel? Просто създайте персонализиран списък в Excel и използвайте автоматично попълване.

Прочетете Напред Свързани теми
  • Производителност
  • Списък със задачи
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 365
  • Съвети за Microsoft Office
  • Microsoft Office 2019
За автора Сайкат Басу(1542 публикувани статии)

Сайкат Басу е заместник -редактор за интернет, Windows и производителност. След като премахна мръсотията от MBA и десетгодишна маркетингова кариера, сега той е страстен да помага на другите да подобрят уменията си за разказване на истории. Той се грижи за липсващата запетая от Оксфорд и мрази лоши екранни снимки. Но идеите за фотография, фотошоп и производителност успокояват душата му.

Още от Сайкат Басу

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате