Как да архивирате имейли в Outlook

Архивирането на имейли е един от най -добрите начини да поддържате входящата си поща дегустирана. Ако искате да направите това в Outlook, имате късмет. И Outlook за уеб, и Outlook за настолни компютри ви позволяват лесно да архивирате имейлите си.

В това ръководство ще разгледаме всички най -добри начини за архивиране на имейлите ви в Microsoft Outlook на вашия компютър.

Какво е архив в Outlook?

В контекста на Outlook и имейли, архив са основно всички имейли, които сте избрали да държите отделно от основната си пощенска кутия.

В Outlook за уеб архивирането на имейл означава преместване на имейлите от основната папка входящи в папката Архив.

В Outlook за настолни компютри архивирането на имейл основно означава преместване на имейлите ви от основния PST файл на Outlook в нов PST файл. Можете да се движите из този PST файл и да имате достъп до всичките си архивирани имейли в него, когато пожелаете.

колко да сменим батерията на macbook pro

Ако тепърва започвате с Outlook, сравнете Outlook за уеб с настолни компютри и вижте кой от тях отговаря на вашите нужди.

Можете ли да използвате Outlook Archive за всичките си имейл акаунти?

Има два случая, при които не можете да използвате функцията за архивиране в Outlook.

Първо, ако имате имейл акаунт на Exchange Server и вашата организация използва онлайн архив на Microsoft Exchange Server, тогава не можете да използвате собствената функция за архивиране на Outlook.

Второ, ако вашият мрежов администратор е деактивирал функцията за архивиране, тогава не можете да архивирате и имейлите си.

И в двата случая говорете с мрежовия администратор на вашата организация, за да получите помощ.

Как да архивирате имейли в Outlook за уеб

Архивирането на имейли в Outlook за уеб е по -лесно, отколкото в настолното приложение. Просто щракнете върху няколко опции и избраните от вас имейли се архивират.

Ето как го правите:

Насочете се към Outlook.com и влезте в своя имейл акаунт.
Щракнете върху папката вляво, където се намират вашите имейли.
Изберете имейлите, които искате да архивирате от десния панел.
Щракнете върху опцията, която казва Архив в горната лента с менюта.
Ако погрешно сте архивирали имейл, щракнете върху Отмяна в долната част, за да обърнете действието си.

Можете да видите всичките си архивирани имейли, като щракнете върху Архив наляво.

Ако някога искате да преместите архивиран имейл обратно в основната папка, намерете този имейл в Архив папка, щракнете върху имейла, щракнете върху Преминете към в горната част и изберете къде искате да преместите имейла.

Свързани: Как да архивирате всички стари имейли в Gmail и да достигнете нула на входящата кутия

Как да архивирате имейли в Outlook автоматично

В Outlook за настолни компютри можете да архивирате имейли автоматично или ръчно. В този раздел ще разгледаме как да използвате функцията за автоматично архивиране в Outlook за настолни компютри.

AutoArchive е името на функцията, която помага автоматично да архивира имейлите ви в приложението Outlook. Тази функция изпраща вашите имейли от основните ви папки в архива след изтичане на предварително определен период от време.

Можете да конфигурирате различни опции в тази функция и следните стъпки описват как правите точно това:

как да променя профила си в Google по подразбиране в chrome

Отворено Outlook на вашия компютър.
Щракнете Файл в горната част и след това изберете Настроики от лявата странична лента.
Щракнете върху Разширено опция вляво.
намирам Автоматично архивиране в десния панел и щракнете върху Настройки за автоматично архивиране бутон.
Отбележете Стартирайте AutoArchive всеки опция в горната част и посочете кога функцията трябва да се изпълнява във вашия Outlook.
В Настройки на папката по подразбиране за архивиране раздел, изберете кога даден елемент да бъде архивиран. По принцип вие посочвате възрастта на вашето съдържание в Outlook.
Щракнете Преглед и изберете целевата папка за вашия архивен файл. Трябва да направите това само ако не ви харесва стандартната директория на Outlook PST.
Накрая удари Добре в долната част, за да запазите промените си.

Ако някога искате да спрете Outlook да архивира автоматично вашите имейли, можете да деактивирате функцията за автоматично архивиране.

Да го направя:

Отворено Outlook на вашия компютър.
Щракнете Файл в горната част и изберете Настроики наляво.
Щракнете върху Разширено опция вляво.
Щракнете Настройки за автоматично архивиране в десния панел.
Отлепете Стартирайте AutoArchive всеки опция в горната част.
Щракнете Добре на дъното.

Как да архивирате имейли в Outlook ръчно

За да получите по -голям контрол върху архивите на имейли, всъщност можете ръчно да архивирате имейли в Outlook. Това ви позволява да изпращате основните си имейли в архива както и когато е необходимо.

За да използвате този метод:

Отворено Outlook на вашия компютър.
Щракнете Файл в горния ляв ъгъл.
Изберете Информация раздел вляво.
Щракнете върху иконата със стрелка надолу за Инструменти и изберете Почистете старите предмети .
Появява се диалогов прозорец, който ви позволява да конфигурирате вашия ръчен архив на имейли.
Най -отгоре имате две възможности, които ви позволяват да решите какво да включите в архива си. Изберете този, който искате да използвате.
Изберете папките, които искате да добавите към архива си.
Изберете възрастта на вашите елементи, като използвате опцията календар.
Щракнете Преглед и изберете папката, в която искате да запазите вашия архивен файл на Outlook.
Удари Добре в долната част, за да започнете да създавате имейл архив в Outlook.

След като архивът е създаден, можете да преместите получения PST файл навсякъде, където искате.

Как да преглеждате архивирани имейли в Outlook

Достъпът до архивираните ви имейли в Outlook за настолни компютри е толкова лесен, колкото и в Outlook за уеб. Просто трябва да заредите архивния си файл в Outlook и ще видите всичките си архивирани имейли.

Ето как да импортирате PST архивен файл с имейл в Outlook на вашия компютър:

Стартиране Outlook .
Щракнете върху Файл меню в горната част.
Изберете Отваряне и експортиране в лявата странична лента.
В десния панел щракнете Отворете файла с данни на Outlook докато импортирате PST файл с данни в програмата.
Придвижете се до папката, където се намира вашият архивен файл, щракнете върху файла и натиснете Отворено на дъното.
Вашият файл трябва да се зареди в програмата и след това трябва да можете да видите всичките си архивирани имейли.

Можеш обединете вашите Outlook PST файлове ако имате няколко файла.

Премахване на Outlook чрез архивиране на имейли

Ако се чувствате претоварени, просто гледайки броя на имейлите във входящата си поща, време е да се отървете от някои от тези имейли, като ги архивирате. Използвайте горните методи, за да преместите по -малко важните имейли в архив, за да можете да работите върху тези, които се нуждаят от незабавното ви внимание.

Работата с имейлите е, че управлението им не е лесно, дори и за професионалистите. Има обаче някои съвети и трикове, които можете да научите да правите управлението на имейлите много по -малко завладяващо.

Дял Дял Туит електронна поща Как да завладеете входящата си поща: 60+ съвета за производителност и сигурност на имейлите

Не се претоварвайте от входящата си поща! Ето всичко, което трябва да знаете, за да завладеете имейла си веднъж завинаги.

Прочетете Напред Свързани теми

Производителност
Съвети по имейл
Microsoft Outlook
Съвети за Microsoft Office
Имейл приложения

За автора Махеш Маквана(307 статии са публикувани)

Махеш е технологичен писател в MakeUseOf. Той пише технически ръководства с инструкции от около 8 години и е обхванал много теми. Той обича да учи хората как да извлекат максимума от устройствата си.

Още от Махеш Маквана

Абонирайте се за нашия бюлетин

Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!

Щракнете тук, за да се абонирате