Home-theater-designers
Microsoft Word е де факто стандартната програма за документи на Microsoft Office, от научни до професионални доклади . Но понякога имате данни в друга програма, към които трябва да се позовавате; може да е в Microsoft Excel, може да е PDF, може дори да е друг документ на Word. Знанието как да импортирате тези данни може да ви спести много време.
В тази статия ще разгледаме осем различни начина, по които можете да импортирате информация във вашите документи на Microsoft Word; някои ще бъдат полезни за неща като доклади, други ще бъдат добри за формуляри и подобни проекти, а трети просто ще спестят време в няколко конкретни ситуации, когато имате нужда от нещо необичаен .
Windows 7 aero тема за windows 10
Тъй като Microsoft Excel е най -универсалният ресурс за импортиране на данни, ще започнем оттам.
Импортирайте таблица от Microsoft Excel
Форматиране на таблици в Microsoft Word е ужасно. Ето защо Microsoft Excel съществува, нали? За щастие Microsoft имаше предвидливостта да ви позволи да включите таблици директно от Excel във вашия документ на Word, за да можете да правите цялото форматиране в Excel, където е много по -лесно.
За да започнете, изберете клетките, които искате да копирате в Microsoft Excel, натиснете Редактиране> Копиране и се върнете към Microsoft Word.
Отидете на Редактиране> Специално поставяне ... (или щракнете с десния бутон и изберете Специално поставяне ... ) и изберете Поставяне на връзка в лявата странична лента. В Като... меню, изберете Обект на работен лист на Microsoft Excel , след това удари Добре .
Сега ще видите клетките, които сте избрали направо в документа на Microsoft Word. И понеже сте избрали Поставяне на връзка вместо Поставете , тези клетки ще се актуализират всеки път, когато направите промени в електронната си таблица на Microsoft Excel.
Ако изберете Поставете вместо Поставяне на връзка , клетките ви няма да се актуализират, когато направите промени в електронната таблица. Той обаче има предимството да работи независимо дали листът на Excel присъства или не. Така че, ако няма да се нуждаете от актуализации - ако печатате или ще изпратите файла по имейл на някой друг и той трябва да покаже правилните данни, например - може да искате да използвате Поставете .
Импортирайте единична клетка от Microsoft Excel
Можете също да използвате същия метод, както по -горе за отделни клетки:
В този случай, вместо да изберете Обект на работен лист на Microsoft Excel , Избрах Неформатиран текст ; затова номерът идва със същото форматиране като останалата част от документа на Microsoft Word. Той все още се актуализира по същия начин, но не е нужно да се занимавате с опитите да поставите текстовото поле на правилното място.
Можете да използвате същата стратегия с цяла таблица, ако искате да запазите форматирането в съответствие и с вашия документ на Word. Ако това не работи или се нуждаете от по -сложно поведение от вашата единична клетка, можете да опитате да използвате Visual Basic, за да интегрирате данните на Excel във вашия документ на Word.
Импортирайте графика или диаграма от Microsoft Excel
Подобно на импортирането на таблица, може да бъде много удобно да импортирате графика или диаграма от Microsoft Excel в Word, така че да се актуализира автоматично, когато правите промени в електронната таблица на Excel. Това може да бъде особено полезно, ако трябва да създавате редовни отчети, които включват графики. За щастие Microsoft направи този процес изключително лесен: просто копирайте и поставете графиката от Microsoft Excel в Word.
Можете също да щракнете и плъзнете графиката от Microsoft Excel в Word, за да я вградите във файла. Така или иначе, диаграмата вече автоматично ще се актуализира, когато правите промени в оригиналната електронна таблица.
Обединяване на поща от Microsoft Excel
Сливането на поща ви позволява да създавате голям брой букви, етикети, пликове или почти всичко друго в Microsoft Word, използвайки данни от Excel. Статията на Брад за как да се слее по пощата с Microsoft Excel и Word обхваща темата по -подробно от всякога, но кратката версия е, че ще използвате Инструменти> Мениджър за обединяване на поща за да изберете източника на данни и да създадете шаблона в Microsoft Word.
Ако използвате по -стара версия на Microsoft Office, този урок за обединяване на поща с помощта на Office 2007 може да е от полза и дори можете да използвате сливане на поща за масови имейли в Outlook . Може да отнеме известно време, за да се справите с обединяването на поща, но след като го получите, това ще бъде един от най -полезните инструменти във вашия арсенал на Office.
Импортиране на PDF файлове
Кратко предупреждение: когато импортирате PDF в Microsoft Word, той по същество идва като файл с изображение, а не като текст. Ако искате да можете да избирате или променяте текст, ще трябва да го копирате и поставите от PDF файла. Ако обаче просто искате да вградите PDF във вашия документ на Microsoft Word, натиснете Вмъкване> Обект , след което изберете От файл ... и изберете вашия PDF.
Ще завършите с PDF, вграден по следния начин:
Това не е чудесно за текстово базирани PDF файлове, но ако във файла има изображения, това е по-лесно от копиране и поставяне или намиране на начин да превърнете PDF файла в графичен файл, за да го вмъкнете във вашия документ на Microsoft Word.
Автоматично импортиране на текст от други документи на Word
Ако трябва да въвеждате едно и също нещо редовно, може да спестите време, като го поставите в документ на Microsoft Word и просто го препратите към друг документ.
Да приемем, че имате куп формуляри, които трябва да изпратите, като всички те трябва да включват вашето име и компанията, в която работите, но работодателят ви се променя редовно. Не искате да променяте всяка буква, когато получавате нов договор, така че можете просто да съхранявате подписа си в един документ и всички останали да се актуализират, когато правите промяна.
Прегледът на пример ще помогне да стане това по -ясно. Ето един документ, който може да се актуализира, който съм запазил:
Искам да включа всяко от тях - отписване, информация за контакт и цитат - във всяко от буквите. За да направя това, ще създам отметка за всеки от тях. За да създадете отметка, маркирайте текста, който искате да свържете в други документи, след което щракнете върху Вмъкване> Отметка .
Въведете името на отметката си и щракнете Добавяне .
Сега запишете файла и отбележете пълния път до мястото, където е записан. За да вмъкнете записания текст, отидете в друг документ на Microsoft Word и натиснете Вмъкване> Поле . Изберете IncludeText от Имена на полета меню.
Сега в текстовото поле под менюто въведете „INCLUDETEXT“ [път към файла] „[име на отметката]“. Когато го написах, изглеждаше така:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Потребители: dralbright: Документи: updateable-text.docx' signoff
(Ако използвате Windows, ще трябва да използвате стандартната нотация за пътеки, която започва с 'C: \'. Имайте предвид, че трябва да включите две обратни наклонени черти между всяка секция вместо една.) Сега натиснете Добре , и ще видите текста, вмъкнат във вашия документ.
изпълнете 16 бита на 64 бита
От време на време ще напишете нещо грешно и ще получите грешка, като тази:
За да го поправите, щракнете с десния бутон върху грешката и изберете Превключване на кодове на полета - това ще ви позволи да видите и редактирате кодовете вътре в документа. Можете също да използвате това в полета, които работят правилно, ако трябва да направите промяна.
От тук можете да поправите всички необходими корекции. В този пример има допълнителен знак за равенство в началото на кода.
След премахване на знака за равенство, полето работи правилно.
За да направите промяна във всички документи, които сте свързали с отметката си, върнете се към общия си текстов файл и просто направете промените. Тук замених цитата на Гручо Маркс с един от Оскар Уайлд.
В другите си документи щракнете с десния бутон върху актуализираното поле и изберете Поле за актуализация .
И ето го, полето се актуализира с новата информация.
Това може да изглежда като много работа, но ако трябва да въвеждате едни и същи неща редовно, това може да ви спести огромно количество време в дългосрочен план. Отнема известно време за настройка на предния край, но веднага ще видите удобството на тази система. Не забравяйте да проверите и други полезни автоматизации на Office с IFTTT, за да спестите време.
Импортирайте текст от текстов файл или документ на Microsoft Word
Ако искате да получите текст от текстов файл или документ на Word, но не искате да го отворите, изберете всичко, копирайте го, върнете се към документа си и го поставете (това може да отнеме много време, ако имате стотици страници текст), можете да импортирате директно. Просто удари Вмъкване> Файл и изберете текстовия файл или документ на Word, от който искате да импортирате текст.
След като сте избрали файла (може да се наложи да промените Активиране падащо меню до Всички документи за четене ), ще видите пълния текст в документа на Microsoft Word.
Импортиране на текст от уеб страница
Ако искате да запазите актуализирано копие на уеб страница в документ на Microsoft Word, можете да направите и това! Да речем, че искам онлайн текстов файл, съдържащ Приказка за два града в моя документ. Ще използвам същото поле INCLUDETEXT, но вместо да използвам локален път, ще използвам URL адреса:
Актуализирането на полето въвежда цялата книга в моя документ.
Ще получите най-добри резултати с уеб сайт с много текст. Можете да видите какво се случва, когато се опитам да използвам INCLUDETEXT, за да въведа началната страница на MakeUseof:
Ако имате нужда от импортиране на актуализирания текст от уебсайт във вашия документ, определено си струва да си поиграете. Може да се наложи да експериментирате малко, но потенциално може да бъде много полезен инструмент.
Какво да правя Вие Импортиране в Microsoft Word?
Разгледахме осем различни неща, които можете да импортирате в Microsoft Word тук - но вероятно има повече възможности. Какво сте импортирали в Microsoft Word? Споделете най -полезните неща, които сте успели да импортирате, за да можем всички да си помогнем да спестим известно време, като станем майстори на Word!
Дял Дял Туит електронна поща 5 съвета за зареждане на вашите VirtualBox Linux машиниУморени ли сте от лошото представяне на виртуалните машини? Ето какво трябва да направите, за да увеличите производителността на VirtualBox.
Прочетете Напред Свързани теми- Производителност
- Майкрософт Уърд
- Съвети за Microsoft Office
Дан е консултант по стратегия за съдържание и маркетинг, който помага на компаниите да генерират търсене и потенциални клиенти. Той също така блогове за стратегия и маркетинг на съдържанието на dannalbright.com.
Още от Дан ОлбрайтАбонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате